7 Schritte zur erfolgreichen Prozessautomatisierung

Abläufe in Unternehmen zu optimieren ist seit jeher eines der Kernziele von Geschäftsprozessen und Prozessautomatisierung ist darin ein wesentliches Instrument. Auch im Themenfeld der Digitalen Transformation stellt Prozessautomatisierung eines der wichtigsten Werkzeuge dar, und verspricht durch Einsatz verschiedener Automatisierungsarten Effizienzen zu erhöhen und Kapazitäten zu schaffen. Klar also, dass das Thema viel Aufmerksamkeit erhält.

Business Analysts oder Fachbereichsleiter sollten dabei aber nicht auf billige Marketingphrasen hereinfallen. Denn die Bandbreite an möglichen Umsetzungsvarianten für Prozessautomatisierung ist breit. Allein, man muss genau wissen, wann man zu welchem Automatisierungskonzept greifen sollte. Denn nur dann können die von der Automatisierung erwarteten Ergebnisse auch tatsächlich erreicht werden.

Interessieren Sie sich für ein praktisches Beispiel einer erfolgreichen Initiative zur Prozessautomatisierung? Erfahren Sie, wie die HSLU ihre Prozesse mittels Workflows automatisiert hat und welche Erfolge und Herausforderungen die Automatisierungs-Initiative brachte – lesen Sie diese Fallstudie!

Dieser Artikel wagt eine Abgrenzung der gängigsten Begriffe um Prozessautomatisierung und liefert zudem ein Step-by-Step Vorgehen, um Prozessautomatisierung wahrwerden zu lassen.

Die letzten Jahre haben der Thematik Prozessautomatisierung einen regelrechten Hype beschert. Vor allem der Begriff Robotic Process Automation (RPA) ist dabei in aller Munde. Bei RPA werden einzelne Aufgaben in Prozessen oder auch kurze Sequenzen von Aufgaben von Robotern, konkret: von Makros oder Software-Bots übernommen. Diese simulieren oft das Verhalten eines Menschen in einem Computer-gestützten Prozess, und führen hochgradig wiederholbare, hochfrequente und oft kleinteilige Tätigkeiten aus. Dies erlaubt auf „unterster“ Ebene der Prozessarchitektur zu optimieren. Das Delegieren einzelner Prozessschritte an Bots schafft dabei freie Kapazitäten, hat aber Grenzen in der Automatisierung.

Schon deutlich länger und sehr breit etabliert sind natürlich ERP-Systeme. Sie bilden seit vielen Jahren und Jahrzehnten einen wesentlichen Teil der IT-Landschaft vieler Unternehmen und unterstützen die Ausführung von Prozessen in Bereichen wie Rechnungswesen, Materialwirtschaft, Beschaffungswesen etc. Trotz des hohen Nutzens, den sie oftmals stiften, sind ERP-Systeme nicht frei von Kritik. Hohe Beschaffungs- und Implementierungskosten, eine steile Lernkurve für Nutzer:innen und hohe Kosten für die laufenden Anpassungen von ERP-Systemen, v.a. bei Prozessänderungen, nehmen ERP-Systemen den Glanz, den sie anfangs oft verbreiten.

Zwischen diesen beiden Enden dieses Spektrums hat sich nunmehr in den vergangenen Jahren eine immer größer werdende Lücke aufgetan, die durch formularbasierte Low Code/No Code-Prozessautomatisierung geschlossen werden könnte. Zahlreiche Hersteller haben in den letzten Jahren Lösungen auf den Markt gebracht, die die Fachabteilungen dazu befähigen, Prozesse eigenständig zu automatisieren, oftmals ohne (oder mit nur geringer) Einbeziehung der IT.

Zu automatisierende Tätigkeiten in Unternehmen

V.a. Unterstützungsprozesse, die sich in praktisch jeder Branche finden und das jeweilige Kerngeschäft des Unternehmens optimal unterstützen sollen, werden oft mit Spreadsheets, Checklisten bzw. unzähligen E-Mails abgewickelt und bringen daher oft eine Vielzahl an Problemen mit sich. Nicht bzw. mangelhaft dokumentierte, intransparente und fehleranfällige Unterstützungsprozesse, in denen oftmals die Verantwortlichkeiten unklar sind und somit einzelne Aufgaben gut und gerne liegen gelassen werden, führen zu hohen Wartezeiten, Rückflüssen und Prozessschleifen, und münden in endlosen Durchlaufzeiten und Frustration aller Beteiligter. Zu alledem sind sie folglich auch nicht nachvollziehbar, was in manchen Bereichen Probleme beim Nachweis der Compliance mit bestimmten Vorgaben mit sich bringt.

Es handelt sich dabei oftmals um Prozesse in den Bereichen Marketing, HR, Reporting, IT, Legal bzw. Compliance oder auch einfach um bestimmte Typen von Prozessen wie z.B. Antragsprozesse, die – aus diversen Gründen – nicht ihren Weg in ein allfällig vorhandenes ERP-System gefunden haben, und dennoch von den Vorzügen von Prozessautomatisierung profitieren könnten. Formularbasierte bzw. No Code/Low Code-Überlegungen „beflügeln“ die Überlegungen zur Automatisierung solcher Prozesse, da deren Umsetzung oft ähnlich RPA ohne bzw. mit nur geringer Involvierung der IT erfolgen kann, und dennoch bessere Erfolge erzielt werden können.

Doch wie sollten Unternehmen vorgehen, um diese Art der Prozesse zu automatisieren, und wie können mit beschränkten Ressourcen maximale Ergebnisse aus der Prozessautomatisierung erzielt werden?

Prozessautomatisierung lässt sich typischerweise sehr gut in bestehende Management-Kreisläufe und -methoden einbetten, sei es Plan-Do-Check-Act (PDCA), der Process Management Life Cycle (PMLC) oder vergleichbare. Nachhaltige Prozessautomatisierung umfasst – wie ebendiese Methoden – Planung/Identifikation, Design, Analyse und Optimierung sowie Umsetzung, Ausführung und laufendes Monitoring/Controlling.

7 Schritte zur erfolgreichen Prozessautomatisierung

Am besten beschreiben lässt sich das Vorgehensmodell zur Prozessautomatisierung anhand der nachfolgenden 7 Schritte:

Analysieren Sie Ihr Prozessportfolio auf Potenziale zur Automatisierung, z.B. auf Basis der Art der Prozesse und nach definierten Prozesseigenschaften wie Komplexität, Häufigkeit der Durchführung, Standardisierungsgrad etc. Viele Unternehmen profitieren hierbei von einer vorhandenen, gut auswertbaren Prozessdokumentation. Je detaillierter diese ausgestaltet ist, desto besser können weitere Parameter in die Auswahl zu automatisierender Prozesse einbezogen werden, wie bspw. involvierte Systeme, Risiken sowie Abhängigkeiten bzw. Impact auf vor- bzw. nachgelagerte Prozesse.

Bevor Sie voller Tatendrang in die Automatisierung starten, nehmen Sie sich ausreichend Zeit den oder die ausgewählten Prozesse zu optimieren. Automatisieren Sie einen ineffizienten, fehlerhaften Prozess, so wird dieser auch nach der Automatisierung fehlerhaft bzw. ineffizient bleiben, ggf. werden diese Effekte dann sogar verstärkt. Führen Sie mit dem optimierten Prozess eine grobe Kosten-Nutzen-Analyse zwischen automatisiertem SOLL-Prozesses und aktuellem IST-Prozess durch. Eine Prozesssimulation im Hinblick auf Zeiten und Kosten kann hier sehr hilfreich sein, um Einsparungspotenziale zu ermitteln, den Kosten des Automatisierungsprojekts gegenüberzustellen und somit einen ROI für die Prozessautomatisierung zu ermitteln.

Überführen Sie den fachlich optimierten Prozess in einen Workflow-Graphen, der die Ausführungslogik widerspiegelt. Dieser ist zumeist um rein manuelle Aktivitäten oder Entscheidungen bereinigt und um neue Aufgaben bzw. Events zur Ausführung erweitert. In weiterer Folge reichern Sie diesen Workflow-Graphen mit technischen Informationen zur Ausführung der einzelnen Schritte an und erzeugen so den letztlich ausführbaren Execution-Graph. Die notwendigen Anreicherungen unterscheiden sich hier je nach gewählter Automatisierungsplattform und notwendiger Integration mit umliegenden Systemen. Einfache Aufgaben können in der Regel ohne Programmierkenntnisse direkt umgesetzt werden.

Parallel zur Erstellung des ausführbaren Prozesses kann mit dem Formular-Design begonnen werden. Früh mit dem Design der Formulare zu beginnen ist oft sogar empfehlenswert, um in Manier eines Rapid Prototypings wechselseitige Verbesserungen an Workflow-Graph und Formularen vornehmen zu können. Darüber hinaus erlaubt das frühe Erstellen der Formulare auch erste Validierungen mit End-Usern, was sowohl die Prozessqualität als auch dessen Akzeptanz üblicherweise stark steigert.

Holen Sie im Rahmen des Rollouts bzw. vorbereitend darauf die fachlichen Freigaben für den neuen Prozess ein, informieren Sie die Mitarbeiter:innen über den neuen Prozess und schulen Sie diese ein, und stellen Sie sicher, dass alle technischen Aufgaben für ein erfolgreiches Change Management und Go-Live umgesetzt sind.

Geschafft! Der neue Prozess ist für die Mitarbeiter:innen verfügbar und wird workflow-unterstützt ausgeführt. Entscheiden Sie, ob Sie den automatisierten Prozess gleich allen Betroffenen zur Verfügung stellen, oder ob dieser in einer ersten Phase in einem kleineren Rahmen produktiv „verprobt“ wird, um erste praktische Erkenntnisse zu gewinnen.

Überwachen Sie KPIs, die im Rahmen der Ziele des Projekts und der Kosten-Nutzen-Überlegung eine Rolle gespielt haben. Beachten Sie vor allem gerade in der Frühphase des neu automatisierten Prozesses die Qualität der Prozessdurchführung, im Speziellen wie oft ad-hoc Tätigkeiten ergänzt oder alternative Prozesspfade eingeschlagen werden. Durch diese Beobachtungen kann das Design des Prozesses verifiziert werden, um im Bedarfsfall Anpassungen vorzunehmen. Grundsätzlich dienen alle Monitoring-Erkenntnisse als Basis für Rückschlüsse für zukünftige Prozessverbesserungen.

Prozessautomatisierung wird bestimmt auch in den kommenden Jahren starken Zulauf erfahren. Der Automatisierungsgrad liegt bei nahezu allen Unternehmen noch im unteren zweistelligen Prozentbereich. Sie als Entscheider:in und / oder Betroffene:r brauchen daher nicht nur das Wissen über unterschiedliche Handlungsoptionen, sondern auch die richtige Herangehensweise und unterstützende Hilfsmittel, um der Herausforderung gewachsen zu sein. BOC Group stellt ein All-in-one Prozessautomatisierungs-Tool zur Verfügung, das Sie nahtlos durch die wesentlichen Vorgehensschritte zur Prozessautomatisierung begleitet. Sie stellen mit dem integrierten Toolset in ADONIS nicht nur sicher, dass Sie die Dinge richtig tun (Prozessautomatisierung), sondern auch, dass Sie die  richtigen Dinge tun (Prozessmanagement), und dass Sie es nicht beim einmaligen Projekterfolg belassen, sondern die Ergebnisse in den laufenden Verbesserungsprozess im Unternehmen integrieren.

In den weiterführenden Ressourcen finden Sie konkrete Beispiele für klassische, workflow-gestützte LowCode-/No Code-Prozesse sowie ein Poster mit Tipps & Tricks für Ihre Prozessautomatisierungs-Initiative. Werfen Sie einen Blick in die Unterlagen, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf und starten Sie noch heute mit Ihrer Initiative durch!