Business Process Automation (BPA) vs. Robotic Process Automation (RPA): Unterschiede und Einsatzmöglichkeiten

In der heutigen Unternehmenslandschaft hat sich das Thema Automatisierung zu einem entscheidenden Faktor für Effizienz und Innovation entwickelt. Unternehmen, die operative Spitzenleistungen und Wettbewerbsvorteile anstreben, setzen zunehmend auf Automatisierungstechnologien, um ihre Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken.

Zu den bekanntesten Technologien dieser Art zählen die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) und die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA). Obwohl beide darauf abzielen, die Effizienz durch Automatisierung zu verbessern, unterscheiden sie sich in Umfang, Anwendung und Technologie erheblich. Für Unternehmen ist es wichtig, diese Unterschiede zu verstehen, um beide Ansätze effektiv nutzen zu können.

Business Process Automation (BPA) ist ein umfassender Ansatz zur Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse und zur Transformation von Unternehmensabläufen. BPA geht über die reine Aufgabenautomatisierung hinaus und umfasst die Umstrukturierung und Optimierung von Arbeitsabläufen in verschiedenen Abteilungen und Systemen, um eine durchgängige Prozesseffizienz zu erreichen. Dabei ist das oberste strategische Ziel von BPA die Rationalisierung von Abläufen, das Vermeiden von Überschneidungen und die Sicherstellung einer nahtlosen Integration aller Unternehmensfunktionen.

Im Mittelpunkt der BPA stehen verschiedene Tools und Technologien wie Workflow-Management-Systeme und Geschäftsprozessmanagement (GPM)-Software wie ADONIS. Diese Tools ermöglichen die Automatisierung komplexer, mehrstufiger Prozesse und sorgen für eine reibungslose Integration der Abläufe.

In einem Order-to-Cash-Prozess kann BPA beispielsweise Aufgaben von der Auftragserfassung über die Bestandsverwaltung bis hin zur Rechnungsstellung und Kundenkommunikation automatisieren. Auf diese Weise steigert BPA nicht nur die Effizienz, sondern gewährleistet auch für Einheitlichkeit und höchste Qualitätsstandards über den gesamten Prozess hinweg.

Zu den größten Stärken von BPA zählt die strategische Ausrichtung auf die Unternehmensziele. Durch die Automatisierung von Prozessen, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind, hilft BPA Unternehmen, ihre strategischen Ziele effizienter zu realisieren. Darüber hinaus ist bei BPA in bestimmten Abschnitten oft ein menschliches Mitwirken erforderlich, um Entscheidungen und Genehmigungen zu ermöglichen, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Diese Mischung aus Automatisierung und menschlicher Überwachung gewährleistet, dass die Prozesse sowohl effizient als auch flexibel an sich ändernde Geschäftsanforderungen angepasst werden können.

Im Gegensatz zum breiten Anwendungsbereich von BPA ist die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA ) ein spezifischerer Ansatz, der sich auf die Automatisierung bestimmter, sich wiederholender Aufgaben konzentriert. RPA verwendet Software-Roboter oder „Bots“, um menschliche Handlungen auf der Ebene der Benutzeroberfläche zu imitieren. Diese Bots greifen auf Anwendungen und Systeme zu, wie es auch ein Mensch tun würde, wobei keine tiefe Einbindung in die dahinter liegende Technologie erforderlich ist. Dies macht RPA zu einer äußerst vielseitigen und schnell einsatzbereiten Lösung für die Automatisierung von Routineaufgaben.

RPA eignet sich insbesondere für die Automatisierung von regelbasierten Aufgaben, die zeitaufwändig und fehleranfällig sind. Beispiele hierfür sind die Dateneingabe, das Ausfüllen von Formularen, die Bearbeitung von Rechnungen und das Extrahieren von Daten aus E-Mails oder Tabellenkalkulationen. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben reduziert RPA den Bedarf an menschlichen Eingriffen erheblich, sodass sich die Mitarbeitenden auf strategisch wichtigere und wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.

Ein weiterer großer Vorteil der RPA ist die Möglichkeit, mit der bestehenden IT-Infrastruktur zu arbeiten, ohne dass wesentliche Änderungen oder Integrationen erforderlich sind. RPA-Bots arbeiten direkt auf der Ebene der Benutzeroberfläche und interagieren sowohl mit bestehenden Systemen als auch mit externen Anwendungen. Dies macht RPA zu einer idealen Lösung für Unternehmen, die Aufgaben schnell und kostengünstig automatisieren möchten, ohne ihre aktuellen Systeme zu verändern.

Darüber hinaus bietet RPA ein hohes Maß an Genauigkeit und Einheitlichkeit, da Bots vordefinierte Regeln und Workflows ohne Abweichungen befolgen. Dies führt zu einer verbesserten Datenqualität und geringeren Fehlerquoten, die für die Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz und der Compliance entscheidend sind.

Obwohl sowohl BPA als auch RPA darauf abzielen, die Betriebseffizienz durch Automatisierung zu verbessern, gibt es deutliche und Unterschiede zwischen ihnen.

1. Umfang und Komplexität:

   • BPA: Umfasst ganze Geschäftsprozesse und konzentriert sich auf eine ganzheitliche Automatisierung und Optimierung. Geeignet für komplexe, mehrstufige Arbeitsabläufe, an denen mehrere Abteilungen und Systeme beteiligt sind.
   • RPA: Für spezifische, sich wiederholende Aufgaben. Am besten geeignet für einfache, regelbasierte Aktivitäten, die ohne umfangreiche Integration schnell automatisiert werden können.

2. Technologie und Integration:

   • BPA: Verwendet Workflow-Management-Systeme, GPM-Software und Integrationsplattformen. Erfordert die Integration mit verschiedenen Systemen und Anwendungen, um einen nahtlosen Prozessablauf zu gewährleisten.
   • RPA: Verwendet Software-Bots, um menschliche Interaktionen auf der Ebene der Benutzeroberfläche zu imitieren. Funktioniert unabhängig von den zugrundeliegenden Systemen und ist daher ohne größere Änderungen an der bestehenden Infrastruktur leicht zu implementieren.

3. Menschliches Eingreifen:

   • BPA: Beinhaltet oft Schritte, die menschliche Entscheidungen oder Genehmigungen erfordern, und integriert automatisierte Aufgaben mit menschlichen Tätigkeiten, um Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu gewährleisten.
   • RPA: Minimiert den Bedarf menschlicher Eingriffe, indem repetitive und alltägliche Aufgaben automatisiert werden, sodass sich Mitarbeitende auf strategische Tätigkeiten konzentrieren können.

4. Strategische Ausrichtung:

   • BPA: Stimmt in hohem Maße mit den strategischen Zielen des Unternehmens überein und dient der Verbesserung der allgemeinen Prozesseffizienz und -effektivität zur Unterstützung langfristiger Ziele.
   • RPA: Bietet wichtige Vorteile durch die Automatisierung von Routineaufgaben, was zu unmittelbaren Verbesserungen der betrieblichen Effizienz und Kostensenkungen führt.

Sowohl die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) als auch die Robotic Process Automation (RPA) spielen in modernen Unternehmen eine wichtige Rolle, wobei beide unterschiedliche Zwecke erfüllen und jeweils spezifische Vorteile mit sich bringen. BPA bietet einen umfassenden Ansatz zur Prozessoptimierung, der ganze Arbeitsabläufe umgestaltet, um strategische Ziele zu erreichen. RPA hingegen ist eine flexible und kosteneffiziente Lösung zur Automatisierung spezieller Aufgaben, die die betriebliche Effizienz gezielt steigert.

Für Unternehmen, die die Vorteile der Automatisierung maximieren wollen, kann ein kombinierter Ansatz, der sowohl BPA als auch RPA einsetzt, besonders effektiv sein. Durch die strategische Implementierung von BPA zur Rationalisierung von Kernprozessen und den Einsatz von RPA zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können Unternehmen eine ausgewogene und zuverlässige Automatisierungsstrategie verfolgen, die sowohl Effizienz als auch Innovation fördert.