Was ist ein Geschäftsprozessmanagementsystem (GPMS)?

Die Basis der heutigen Geschäftsoptimierung bildet ein leistungsstarkes Toolset, das unter dem Begriff Geschäftsprozessmanagementsystem (GPMS) zusammengefasst werden kann. Es handelt sich dabei um eine dynamische Verschmelzung von Technologien, mit denen Unternehmen ihre betrieblichen Abläufe optimieren können. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie ein GPMS durch Process Mining, Automatisierung, Analyse, Simulation und mehr, Innovationen und Effizienz vorantreibt.

Tipp: Falls Sie neu auf dem Gebiet des Geschäftsprozessmanagements sind, empfehlen wir Ihnen, zunächst einen Blick in unseren Blog zu dem Thema „Prozessmanagement“ zu werfen.

Ein Geschäftsprozessmanagementsystem (GPMS) ist eine umfassende Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse zu modellieren, zu automatisieren und zu optimieren. Es nutzt BGPMN (Geschäftsprozessmodelle und Notation), um eine visuelle Darstellung von Arbeitsabläufen zu liefern, die eine effiziente Verwaltung, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsabläufen ermöglicht.

Ein GPMS liefert Unternehmen umsetzbare Erkenntnisse und konkrete Tools. Die Vorteile gehen weit über reine Effizienzsteigerungen hinaus. Ein Geschäftsprozessmanagementsystem hilft Unternehmen, den üblichen Prozessmanagement-Lebenszyklus zu durchlaufen: Strategische GPM-Planung, Gestaltung und Dokumentation von Prozessen, Analyse und Optimierung vor der Implementierung und Ausführung. Mit einem GPMS sind Unternehmen in der Lage, Prozesse schneller, genauer und effizienter zu gestalten. Mit seinem ganzheitlichen Ansatz ermöglicht ein GPMS den Unternehmen, das Potenzial neuer Technologien zu nutzen, um ihr Geschäft zu optimieren. Hier sind einige Technologien, die in einem modernen GPMS eingesetzt werden:

Process Mining ermöglicht einen Blick auf die Betriebsrealität. Dabei werden Rohdaten aus Systemen verwendet, um den Weg eines jeden Prozesses aufzuzeigen. Mithilfe der Process Mining-Technologie können Unternehmen Prozesse aus den vorhandenen Betriebsdaten ermitteln und schnell mit der Gestaltung und Dokumentation von Prozessen beginnen. Process Mining ermöglicht es zudem festgelegte Standards zu vergleichen, d.h. die gestalteten Prozesse werden mit dem verglichen, was tatsächlich in der Organisation geschieht. Es geht darum, Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen aufzuspüren und zu verstehen, wie Prozesse tatsächlich ablaufen.

Die Mindestanforderung an jedes GPMS ist die Fähigkeit, Prozesse zu dokumentieren und Informationen über sie zu speichern. Natürlich ist es möglich, eine Organisation ohne ein solches System zu führen und Prozesse in Excel oder in Textdateien, vielleicht sogar in Papierform, zu dokumentieren. In puncto Effizienz kann diese Art der Dokumentation jedoch bei weitem nicht mithalten. Mit einem richtigen BPMS, wie z.B. unserem State-of-the-Art GPM-Tool ADONIS, können Sie Prozesse entwerfen und verschiedene Informationen über die Prozesse speichern, sie miteinander in Beziehung setzen, Ihre komplexen Geschäftsprozesse miteinander verbinden und eine „Single Source of Truth“ über die Abläufe in Ihrem Unternehmen erstellen.

Tipp: In unserem Leitfaden zur Prozessdokumentation, erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse in 9 einfachen Schritten dokumentieren können.

Wenn Sie alle Ihre Prozesse dokumentiert und Schnittstellen für die Einspeisung von Daten in Ihr BPMS eingerichtet haben, kommen die Analysefunktionen der Systeme zum Tragen. Analysieren Sie einzelne Prozesse oder aggregierte Daten und identifizieren Sie Optimierungsmöglichkeiten. GPMS-Analysen ermöglichen einen detaillierten Einblick in die Durchlaufzeiten, die Ressourcennutzung und die erzielten Ergebnisse. Im Vordergrund stehen dabei nicht die Daten an sich, sondern umsetzbare Erkenntnisse. Es geht um die Fähigkeit, Trends zu erkennen, Engpässe aufzudecken, Abläufe intelligent zu steuern und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Tipp: Erfahren Sie mehr über die Rolle der Prozessanalyse und -optimierung in unserem Blog.

Ein GPMS setzt Simulationen ein, mit denen „Was-wäre-wenn“-Szenarien durchgespielt werden können. Sie ermöglichen die Anpassung von Variablen, die Vorhersage von Ergebnissen und das Testen von Strategien in einer kontrollierten Umgebung. In diesem dynamischen Raum können Unternehmen experimentieren, Prozesse verfeinern und verbessern, ohne das Risiko einer realen Betriebsunterbrechung einzugehen. Durch die Nutzung dokumentierter Prozessdaten ermöglicht die Prozesssimulation den Unternehmen, unbekanntes Terrain zu erkunden und Innovationen auf der Grundlage praktischer Erfahrungen und Vorhersagen zu fördern.

Automatisierungssysteme ersetzen nicht einfach nur manuelle Eingriffe, sie verändern die Art und Weise, wie Prozesse ablaufen. Ein BPMS identifiziert Prozesse, die sich ständig wiederholen und manuelle Interventionen erfordern. Dadurch kann es Prozesse vorschlagen, die für die Automatisierung geeignet sind. Mit diesen Erkenntnissen können Sie und Ihre Designer:innen diese Prozesse neu gestalten und in automatisierte Workflows verwandeln.

Tipp: Erfahren Sie mehr in unserem Blogbeitrag über die 7 Schritte zur erfolgreichen Prozessautomatisierung.

Rationalisierung von Prozessen zur Steigerung der Produktivität und Verringerung von betrieblichen Engpässen.

Nutzung von GPMS zur Ermittlung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und zur Verbesserung der finanziellen Gesamtleistung.

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Automatisierung, um manuelle Aufgaben zu eliminieren und Genauigkeit und Geschwindigkeit zu gewährleisten.

Ermöglicht Unternehmen die Überwachung von Prozessen in Echtzeit und fördert datengestützte Entscheidungen.

Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Standards und Minimierung des Risikos der Nichteinhaltung.

Anpassung an sich ändernde Geschäftsumgebungen mit flexiblen und anpassbaren Prozessrahmen.

Im Zuge des technologischen Fortschritts wird sich GPMS weiterentwickeln und KI, maschinelles Lernen und fortschrittliche Analysen einbeziehen. Die Zukunft verspricht noch intelligentere, anpassungsfähigere und benutzerfreundlichere GPMS-Lösungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass GPMS ein wichtiger Bestandteil für Unternehmen ist, die operative Exzellenz anstreben. Durch die Leistungsfähigkeit von Geschäftsprozessmanagementsystemen können Unternehmen die Komplexität der modernen Unternehmenslandschaft mit Leichtigkeit meistern.

Wenn sich Unternehmen für den Einsatz eines GPMS entscheiden, haben sie bereits erkannt, dass Agilität, Einfachheit, Transparenz, Innovation und Anpassung nicht nur Schlagworte sind, sondern vielmehr eine große Bedeutung für den Erfolgs in der heutigen Geschäftswelt darstellen.

GPMS-Technologien ermöglichen es Unternehmen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, Prozesse zu rationalisieren, Innovationen voranzutreiben, Ergebnisse zu überwachen und Veränderungen aus erster Hand zu erfahren.

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