Entwicklung einer kollaborativen GPM-Kultur

Beim Geschäftsprozessmanagement (GPM) geht es nicht nur um die Rationalisierung von Arbeitsabläufen, es geht vielmehr darum, Prozesse zu schaffen, die sich über die Zeit anpassen und weiterentwickeln können. Die Zusammenarbeit ist das Herzstück dieser Anpassungsfähigkeit. Als Prozessmanager:in hat man allerdings oft das Gefühl, dass man diese Initiativen alleine vorantreibt, was den Aufbau einer kollaborativen Unternehmenskultur erschwert. Entscheidend ist, diesen Wandel schrittweise anzugehen, die Beteiligung zu fördern und eine Kultur aufzubauen, in der die Zusammenarbeit ein natürlicher Bestandteil des Prozesses wird, was zu stärkeren und effektiveren Ergebnissen führt.

In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie sich von einer gefühlten Einzelkämpferrolle bei Ihren GPM-Bemühungen hin zu einer dynamischen, teamorientierten Umgebung entwickeln können. Entdecken Sie praktische Strategien, um Ihr Team einzubinden und die Zusammenarbeit zu einem nahtlosen Bestandteil Ihrer Prozesse zu machen.

GPM befasst sich im Kern mit der Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation. Sie können zwar Prozesse allein entwerfen und verwalten, die besten Ergebnisse erzielen Sie jedoch, wenn Sie sich das kollektive Wissen und die Erfahrung des gesamten Unternehmens zunutze machen. Wenn sich Teams aus verschiedenen Abteilungen gemeinsam mit Prozessmanagement auseinandersetzen, bringen sie unterschiedliche Perspektiven ein, erkennen potenzielle Probleme frühzeitig und tragen Ideen bei, die zu robusteren und widerstandsfähigeren Prozessen führen.

Eine kollaborative Kultur sorgt auch dafür, dass GPM-Initiativen mit größerer Wahrscheinlichkeit im gesamten Unternehmen akzeptiert und unterstützt werden. Wenn sich Mitarbeiter:innen an der Gestaltung ihrer Arbeitsprozesse beteiligt fühlen, sind sie eher bereit, sich auf Änderungen einzulassen und ihre Rolle innerhalb dieser Prozesse zu übernehmen. Um das Geschäftsprozessmanagement wahrhaftig zu demokratisieren, ist es entscheidend, alle Interessengruppen in den Prozess einzubeziehen und sicherzustellen, dass ihre Stimmen gehört und geschätzt werden.

Wenn Sie der Einzige sind, der sich aktiv mit GPM beschäftigt, sollten Sie zunächst klein anfangen und nach und nach etwas Fahrt aufnehmen. So können Sie beginnen:

1. Finden Sie Vorreiter: Suchen Sie nach Kolleg:innen, die offen für neue Ideen sind und sich bereitwillig mit GPM beschäftigen. Diese Personen können Ihre Verbündeten werden, wenn es um die Vermittlung der Vorzüge des Prozessmanagements geht. Beginnen Sie damit, sie in Gespräche über Prozesse mit einzubeziehen, die ihre Arbeit direkt betreffen.
2. Kommunizieren Sie die Vorteile: Legen Sie klar dar, wie GPM nicht nur dem Unternehmen, sondern auch einzelnen Teams und Mitarbeiter:innen zugute kommen kann. Rationalisierte Prozesse können beispielsweise repetitive Aufgaben reduzieren, so dass mehr Zeit für sinnvollere Aufgaben zur Verfügung steht. Indem Sie aufzeigen, wie GPM spezifische Problemstellungen lösen kann, werden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit auf Akzeptanz stoßen.
3. Beginnen Sie mit Quick Wins: Identifizieren Sie einen kleinen, überschaubaren Prozess, der von einer Optimierung profitieren könnte. Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Vorreitern die notwendigen Verbesserungen und teilen Sie die Ergebnisse dann mit der gesamten Organisation. Quick Wins helfen, den Wert der Zusammenarbeit zu demonstrieren und geben Rückenwind für umfangreichere Initiativen.
4. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran: Als GPM-Manager:in geben Sie mit Ihrem Handeln den Ton für den Rest des Unternehmens an. Zeigen Sie Ihr Engagement für die Zusammenarbeit, indem Sie sich aktiv um Beiträge bemühen, Erfolge mit anderen teilen und Ihre Prozessmanagement-Aktivitäten transparent darstellen. Auf diese Weise schaffen Sie das nötige Vertrauen und ermutigen andere, sich zu beteiligen.

Eine der häufigsten Herausforderungen bei GPM ist, dass es leicht in Bürokratie versinken kann. Um einen agileren und dynamischeren Ansatz zu verfolgen, sollten Sie diese Strategien in Betracht ziehen:

• Vereinfachen Sie die Prozesse: Rationalisieren Sie, soweit dies möglich ist, die Prozesse für Feedback und Änderungen. Vermeiden Sie zu viele Genehmigungsstufen, die die Entscheidungsfindung verlangsamen können. Fördern Sie einen agileren Ansatz, bei dem Ideen schnell getestet und verfeinert werden können.
• Ermutigen Sie zu informellen Diskussionen: Nicht jede Zusammenarbeit muss in formellen Sitzungen oder strukturierten Workshops stattfinden. Fördern Sie informelle Gespräche über Prozesse bei einem Kaffee oder in zwangloser Umgebung. Diese Diskussionen können oft zu wertvollen Erkenntnissen führen, die in einer formelleren Umgebung vielleicht nicht zutage treten.
• Geben Sie den Teams mehr Verantwortung: Geben Sie den Teams die Autonomie, ihre eigenen Prozesse zu verwalten und zu verbessern. Dies entlastet nicht nur Sie als GPM-Manager:in, sondern fördert auch das Verantwortungsgefühl der Teammitglieder. Wenn Teams das Gefühl haben, selbst Entscheidungen treffen zu können, ist die Wahrscheinlichkeit einer effektiven Zusammenarbeit größer.
• Verwenden Sie einfache Methoden: Vermeiden Sie es, Ihr Team mit komplexen GPM-Methoden zu überfordern, die umfangreiche Schulungen erfordern. Mit zunehmender GPM-Reife Ihres Unternehmens können Sie schrittweise fortgeschrittenere Tools und Techniken einführen.

Der Aufbau einer kollaborativen Kultur ist keine einmalige Angelegenheit. Sie erfordert ständiges Engagement und Verstärkung. Um diese Kultur aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, die Zusammenarbeit anzuerkennen und zu belohnen, indem die Leistungen derjenigen, die aktiv an GPM-Initiativen teilnehmen, anerkannt und gewürdigt werden. Darüber hinaus ist die Förderung des kontinuierlichen Lernens von entscheidender Bedeutung. Unterstützen Sie die Einstellung zur kontinuierlichen Verbesserung, indem Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, mehr über GPM zu erfahren, sei es durch Workshops, Schulungen oder informelle „Lunch-and-Learn“-Veranstaltungen. Je mehr die Mitarbeiter über GPM wissen, desto eher können sie einen effektiven Beitrag leisten. Nicht zuletzt ist es wichtig, die Feedbackschleife offen zu halten. Machen Sie deutlich, dass GPM ein fortlaufender Prozess und kein einmaliges Projekt ist. Ermutigen Sie zu laufendem Feedback und seien Sie bereit, Prozesse bei Bedarf zu überarbeiten und zu verfeinern, um sicherzustellen, dass sie bei der stetigen Weiterentwicklung des Unternehmens relevant und effektiv bleiben.

Während sich der Aufbau einer kollaborativen Kultur im Wesentlichen auf die Menschen und Einstellungen bezieht, kann das richtige GPM-Tool, wie ADONIS, einen erheblichen Unterschied bei der Unterstützung und Aufrechterhaltung dieser Kultur machen. ADONIS ist mit seinen benutzerfreundlichen Funktionen darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu erleichtern.

• Einfache Bedienung und Nutzung: ADONIS ist intuitiv und macht es Anwendern aller technischen Ebenen leicht, mit GPM zu arbeiten. Egal, ob es darum geht, einen Prozess zu kommentieren, Kollegen für Input zu markieren oder Diagramme zu teilen, ADONIS beseitigt Barrieren für die Beteiligung an einem Prozess.
• Integrierte Zusammenarbeit: Durch die Integration in Kollaborationstools wie beispielsweise SharePoint  oder Confluence fügt sich ADONIS nahtlos in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe ein und macht die Zusammenarbeit zu einem natürlichen Bestandteil des Arbeitsalltags anstatt einer zusätzlichen Belastung.
• Transparenz und Kommunikation: Die Funktionen zum Austausch von Prozessmodellen, Berichten und Feedback sorgen für Transparenz und stellen sicher, dass alle Beteiligten über die Informationen verfügen, die sie für eine effektive Beteiligung benötigen.

Durch den Einsatz von ADONIS können Sie eine Umgebung schaffen, in der Zusammenarbeit nicht nur gefördert, sondern auch durch die richtigen Werkzeuge unterstützt wird, wodurch es einfacher wird, eine kollaborative Kultur im GPM aufzubauen und zu erhalten.

Die Förderung der Zusammenarbeit im Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist der Schlüssel zu mehr Effizienz und Anpassungsfähigkeit. Indem Sie Ihr Team einbinden und den Prozess der Zusammenarbeit vereinfachen, schaffen Sie die Grundlage für robuste und sich stetig weiterentwickelnde Arbeitsabläufe. Bewahren Sie den Geist der Zusammenarbeit durch kontinuierliche Anerkennung und offene Kommunikation. Mit den richtigen Strategien und Tools verwandeln Sie GPM-Herausforderungen in Chancen für den gemeinsamen Erfolg.