Wie Sie den richtigen Dokumentationsansatz für Ihr GPM-Portfolio wählen

Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist ein systematischer Ansatz zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Er umfasst das Identifizieren, Dokumentieren und Analysieren von Geschäftsprozessen, um deren Effizienz, Effektivität und Einhaltung zu verbessern. Einer der wichtigsten Schritte im GPM ist die Prozessdokumentation. Dabei geht es darum, die Details eines Geschäftsprozesses so zu erfassen, dass sie von allen Beteiligten verstanden werden können.

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zeigen, welchen Ansatzpunkt Sie bei der Dokumentation Ihrer Prozesse wählen sollten, um Ihre Anforderungen bestmöglich zu erfüllen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Prozesse zu dokumentieren, d.h. wie Sie sie aufschreiben und für die Verwendung speichern. Werfen wir einen Blick auf einige von ihnen:

• Geschäftsprozessdiagramme mit Bahnen sind eine grafische Form der Darstellung eines Geschäftsprozesses. Sie zeigen die verschiedenen Rollen, die an dem Prozess beteiligt sind, und den Arbeitsablauf zwischen ihnen.
• Flussdiagramme sind eine weitere grafische Methode zur Darstellung eines Geschäftsprozesses. Sie zeigen die Schritte des Prozesses und die Arbeitsabläufe.
• Textuelle Beschreibungen sind eine einfache Möglichkeit, einen Geschäftsprozess zu dokumentieren. Sie können verwendet werden, um eine detaillierte Erklärung des Prozesses zu geben.
• Videos können ebenfalls zur Dokumentation eines Geschäftsprozesses verwendet werden. Sie eignen sich gut, um den Arbeitsfluss und die Interaktionen zwischen den Personen zu dokumentieren.

Tipp: Wenn Sie mehr über die Methoden zur Prozessdokumentation erfahren möchten, lesen Sie unseren Blogbeitrag zur Business Process Model and Notation. BPMN 2.0, der neueste Standard, hat sich in der Praxis mehrfach als die beste Methodologie bewährt, um Geschäftsprozesse einem breiten Publikum verständlich zu vermitteln.

Die Entscheidung für eine bestimmte Methode spielt eine zentrale Rolle in Ihrer Strategie zur Prozessdokumentation, aber in erster Linie ist es wichtig zu entscheiden, wie Sie mit der Dokumentation Ihres Prozessportfolios beginnen wollen. Und dies kann unabhängig von der gewählten Methode geschehen. Befassen wir uns also nun mit den verschiedenen Dokumentationsstrategien und untersuchen ihre Vorteile und Nachteile.

Welcher Dokumentationsansatz sich für Ihr Unternehmen am besten eignet, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, z. B. vom Reifegrad Ihrer Prozesse, der Komplexität der Prozesse und dem beabsichtigten Verwendungszweck der Dokumentation. Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die wichtigsten Dokumentationsstrategien und ihre Vorteile werfen, bevor wir uns einige Beispiele ansehen.

Dieser Dokumentationsansatz beginnt mit einer High-Level-Ansicht der Geschäftsprozesslandschaft. So können Sie erkennen, wie sich die Prozesse in die Gesamtorganisation einfügen und wie sie zur Erreichung der Geschäftsziele beitragen.  Highl-Level-Perspektiven sind z. B. Prozesslandschaften, die einen Überblick über die miteinander verknüpften Prozesse und ihre Ausrichtung auf die Ziele geben. Die Top-Down-Dokumentation wird häufig verwendet, um verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und um sicherzustellen, dass die Prozesse auf die strategischen Ziele abgestimmt sind.

Die Bottom-up-Dokumentation beginnt mit den detaillierten Schritten eines Geschäftsprozesses. Dies ermöglicht es Ihnen zu verstehen, wie der Prozess auf granularer Ebene funktioniert. Die Bottom-up-Dokumentation wird häufig verwendet, um spezifische Probleme mit dem Prozess zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln.

Der hybride Ansatz kombiniert Elemente der Top-down- und Bottom-up-Dokumentation. Dies kann eine gute Wahl sein, wenn Sie von den Vorteilen beider Ansätze profitieren wollen.

Nachdem Sie nun mehr über die wichtigsten Strategien der Prozessdokumentation wissen, lassen Sie uns nun einige Beispiele betrachten, die Ihnen helfen werden, die Situation des eigenen Unternehmens besser zu verstehen und herauszufinden, welcher Ansatz für Sie der beste sein könnte:

• Ein neues Unternehmen, das gerade erst anfängt, sollte bei der Dokumentation einen Top-Down-Ansatz wählen. Auf diese Weise können sie sich ein umfassendes Bild von ihren Prozessen und deren Zusammenspiel machen. Anhand dieses Verständnisses können sie dann Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln und einen Plan für eine detailliertere Dokumentation ihrer Prozesse entwickeln.
• Ein Unternehmen mit ausgereiften Prozessen, das diese noch nie dokumentiert hat, sollte einen hybriden Ansatz wählen. Sie können damit beginnen, einen Überblick über ihre Prozesse auf hoher Ebene zu erstellen, und dann die Details der wichtigsten oder komplexesten Prozesse aufschlüsseln.
• Ein Unternehmen mit stark verflochtenen Prozessen, das diese noch nie dokumentiert hat, sollte einen Bottom-up-Ansatz wählen. Auf diese Weise erhalten sie ein detailliertes Verständnis der einzelnen Prozesse und können feststellen, wie die Prozesse zusammenhängen. Dieses Verständnis kann dann genutzt werden, um eine ganzheitlichere Sicht auf die Geschäftsprozesse zu erhalten.

Bei der Wahl des Ansatzes sollte auch der beabsichtigte Verwendungszweck der Dokumentation berücksichtigt werden. Wenn die Dokumentation zum Beispiel für die Schulung neuer Mitarbeiter:innen verwendet werden soll, kann ein detaillierterer Ansatz erforderlich sein. Wenn die Dokumentation für die Prozessverbesserung verwendet werden soll, kann ein eher allgemeiner Ansatz ausreichend sein. Letztendlich hängt die beste Art der Dokumentation von Geschäftsprozessen von den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Durch eine sorgfältige Abwägung der oben genannten Faktoren können Unternehmen den Ansatz wählen, der für sie am effektivsten ist.

Nachfolgend finden Sie einige zusätzliche Tipps für die Wahl des richtigen Dokumentationsansatzes:

• Berücksichtigen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen. Die Prozessdokumentation kann zeitaufwändig und ressourcenintensiv sein. Wenn Sie nur über begrenzte Ressourcen verfügen, sollten Sie einen weniger komplexen Ansatz wählen.
• Beziehen Sie die an den Prozessen beteiligten Personen mit ein. Die Mitarbeitenden, die an den Prozessen beteiligt sind, kennen diese am besten. Wenn Sie sie in den Dokumentationsprozess einbeziehen, können Sie sicherstellen, dass die Dokumentation korrekt und vollständig ist.
• Verwenden Sie eine Vielzahl von Methoden. Keine einzelne Dokumentationsmethode ist perfekt. Durch den Einsatz verschiedener Methoden können Sie sich ein vollständigeres Bild von Ihren Prozessen machen.
• Halten Sie die Dokumentation auf dem neuesten Stand. Prozesse ändern sich mit der Zeit. Es ist wichtig, die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten, um sicherzustellen, dass die Angaben korrekt und nützlich sind.

In diesem Blogbeitrag haben wir die verschiedenen Ansätze zur Geschäftsprozessdokumentation und die zu berücksichtigenden Faktoren bei der Auswahl eines Ansatzes näher erläutert. Durch eine sorgfältige Abwägung der genannten Faktoren können Unternehmen den für sie effektivsten Ansatz wählen. Unser State-of-the-Art GPM Tool ADONIS kann alle Ihre Bedürfnisse und Strategien für die Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse erfüllen und so letztendlich einen digitalen Zwilling Ihrer Organisation erstellen.