Prozessmanagement
Einleitung
Ob Sie es glauben oder nicht, gut dokumentierte Prozesse bilden das Fundament Ihrer Unternehmens-Performance. Wie in vielen anderen Bereichen des Lebens auch, ist Beständigkeit das A und O. Eine übersichtliche Dokumentation Ihrer zentralen Geschäftsaktivitäten hilft Ihnen, die gewünschten Resultate jeden Tag aufs Neue zu erzielen – unabhängig davon, wer die Aufgaben ausführt. Anders ausgedrückt: Prozessdokumentation ist das Erfolgsrezept für Ihren langfristigen Unternehmenserfolg.
In diesem Leitfaden führen wir Sie durch das Was, Warum und Wie der Prozessdokumentation und zeigen Ihnen, wie Sie eine solche Dokumentation effektiv erstellen können. Außerdem helfen wir Ihnen dabei, Ihr Unternehmen mit dem notwendigen Wissen und den richtigen Tools auszustatten, damit es seine Arbeit bestmöglich erledigen kann – immer und immer wieder!
Was ist eine Prozessdokumentation?
Die Prozessdokumentation ist eine ganzheitliche Beschreibung der Abläufe in Ihrem Unternehmen, vom Anfang bis zum Ende. Sie ist eine Sammlung aller relevanten Aktivitäten, die nacheinander dargestellt werden – mit den erforderlichen Schritten, verantwortlichen Rollen, Entscheidungspunkten, alternativen Prozesspfaden und verschiedenen Prozessergebnissen.
Der Detaillierungsgrad hängt vom Zweck Ihrer Prozessdokumentation ab (mehr dazu in unserem Blogbeitrag über den optimalen Detaillierungsgrad für Ihre Prozessmodellierung). In vielen Fällen enthält sie auch Details zu verwendeten Tools (wie Softwareanwendungen oder physischen Artefakten), die für die Ausführung einer Tätigkeit erforderlich sind, oder andere relevante Informationen für einen bestimmten Prozess wie detaillierte Arbeitsanweisungen, Richtlinien oder Handbücher.
Die Prozessdokumentation als solche ermöglicht es Teams, wiederkehrende Aufgaben auf konsistente Weise auszuführen, sodass kein Rätselraten mehr nötig ist, Zeit gespart wird und letztlich immer wieder eine optimale Qualität und Leistung gewährleistet wird. Die Prozessdokumentation ist die wichtigste Informationsquelle, wenn es darum geht, Aufgaben zu erledigen, und somit ein unverzichtbarer operativer Leitfaden für jedes Unternehmen.
Warum ist Prozessdokumentation in einem Unternehmen wichtig?
Die Prozessdokumentation ist eine unverzichtbare Voraussetzung für die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens. Sie dient als informatives Rückgrat, das die Feinheiten von Arbeitsabläufen, Verfahren und wichtigen Erkenntnissen festhält. Am bedeutsamsten ist dabei die Förderung von Klarheit und Standardisierung im gesamten Betrieb, wodurch sichergestellt wird, dass jedes Teammitglied einheitliche Praktiken anwendet. Dies verbessert nicht nur die Qualität und Konsistenz der Ergebnisse, sondern erleichtert auch die nahtlose Einarbeitung und den Wissenstransfer. Darüber hinaus fungiert die Dokumentation als strategisches Instrument zur Risikominderung, insbesondere angesichts der Fluktuation von Mitarbeitenden, da sie eine Aufzeichnung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und historischen Erkenntnissen bietet. Als Reservoir für institutionelles Wissen ermöglicht sie es Unternehmen, Veränderungen reibungslos zu bewältigen, Fehler zu reduzieren und die betriebliche Kontinuität aufrechtzuerhalten. Das macht sie zu einem wesentlichen Faktor für die Förderung der Widerstandsfähigkeit und des Erfolgs von Unternehmen.
Vorteile der Prozessdokumentation
1. Schaffen Sie Transparenz
Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über Ihre Geschäftsprozesse, zeigen Sie auf, wie diese funktionieren – wer macht was, warum und wie – und sorgen Sie so für mehr Transparenz im gesamten Unternehmen und eine effizientere Zusammenarbeit Ihrer Teams.
2. Rationalisieren Sie Prozesse und verbessern Sie deren Effizienz
Nutzen Sie Ihren strukturierten Prozessüberblick, um Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken (lesen Sie dazu unseren Blogbeitrag über zum Thema „Prozesse optimieren)“, und entwickeln Sie so neue Strategien, um die Unternehmensleistung zu maximieren.
3. Gewährleisten Sie Konsistenz und Qualität
Vermeiden Sie operative Unklarheiten und reduzieren Sie Fehler mithilfe eines bewährten Prozessmodells, verringern Sie Leistungsschwankungen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterden denselben hohen Standard erfüllen.
4. Steigern Sie die Produktivität
Stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitsabläufe effizient durchgeführt werden – sei es durch Mitarbeitende oder durch Prozessautomation – ein klar definiertes Prozesslayout hilft, die Tätigkeiten aller Beteiligten zu steuern.
5. Fördern Sie das Engagement für Prozesse
Bringen Sie mehr Klarheit in Ihre Geschäftsprozesse, halten Sie alle Beteiligten auf dem neuesten Stand und fördern Sie das Verantwortungsbewusstsein einzelner Teammitglieder.
6. Gewährleisten Sie die effektive Einhaltung von Vorschriften
Machen Sie für den Prozess wichtige Protokolle klar ersichtlich und fördern Sie die Einhaltung notwendiger Regeln und Vorschriften, um die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
7. Erleichtern Sie das Onboarding neuer Mitarbeitenden
Führen Sie neue Mitarbeitende mühelos in etablierte Geschäftsprozesse ein und erleichtern Sie ihnen den Einstieg in die Arbeitskultur Ihres Unternehmens.
8. Bewahren Sie Prozesswissen
Bewahren Sie wertvolle Informationen und stellen Sie sicher, dass wichtiges Prozesswissen in Ihrem Unternehmen erhalten bleibt, auch wenn Mitarbeitende aus dem Unternehmen ausscheiden. Wer macht was, warum und wie? Diese Informationen sorgen für mehr Transparenz im gesamten Unternehmen und helfen Ihren Teams, effektiver zusammenzuarbeiten.
Neben den verschiedenen unmittelbaren Vorteilen, die die Erstellung einer Prozessdokumentation mit sich bringt, ist es auch wichtig zu erwähnen, dass eine Dokumentation nie wirklich abgeschlossen ist. Sie ist eine dynamische Ressource Ihres Unternehmens, die sich zusammen mit Ihren Arbeitspraktiken ständig weiterentwickelt und daher aktuelle Änderungen widerspiegeln sollte. Ihr Unternehmen sollte seine Prozesse regelmäßig überprüfen, um deren Richtigkeit zu gewährleisten und iterative Verbesserungen zu erzielen.
Ein zyklisches Vorgehensmodell – wie der Prozessmanagement-Lebenszyklus (PMLC) – hilft Ihnen dabei, den Wandel voranzutreiben und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern. Sehen Sie sich unser kostenloses Webinar zu diesem Thema an, erfahren Sie mehr über unseren bewährten PMLC-Ansatz und entdecken Sie, wie Sie damit die Prozessqualität in Ihrer Organisation fördern können!
Tipp: Vermeiden Sie die häufigsten Fehler bei der Prozessdokumentation mit unseren Tipps und Tricks.
Beispiel für den Prozessmanagement-Lebenszyklus (PMLC) der BOC Group
Wer sollte an der Prozessdokumentation beteiligt sein?
An der Prozessdokumentation können verschiedene Interessengruppen Ihres Unternehmens beteiligt sein. Diese 4 zentralen Rollen sollten dabei auf keinen Fall vergessen werden:
1. Designer:in/Prozessmodellierer:in
Wie der Name schon sagt, tragen Designer:innen die Verantwortung für die Gestaltung und Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse. Es wird sichergestellt, dass alle Prozessschritte ordnungsgemäß aufgezeichnet wurden und dass der Entwurf stets korrekt und auf dem neuesten Stand ist. Die Person trägt direkt zur organisatorischen Transparenz und zu den Prozessstandards bei und ist damit eine:r der wichtigsten Beteiligten an der Prozessdokumentation.
2. Fachexpert:in
Sobald Ihr Prozessentwurf definiert ist, wird er oft an einen/eine Fachexpert:in weitergegeben, um die Dokumentation zu validieren und dem/der Prozessdesigner:in Feedback zu geben.
3. Prozessanalytiker:in/Berater:in
Der/die Prozessanalytiker:in oder -berater:in ist für die Verbesserung Ihrer Prozessdokumentation in methodischer Hinsicht verantwortlich. Neben der Sicherstellung der methodischen Qualität Ihrer Prozessmodelle wird typischerweise auch bei der Planung und Moderation von Prozessmanagement-Workshops in der Organisation und bei der Förderung der gesetzten Qualitätsstandards unterstützt.
4. Reviewer:in
Der/die Prozessreviewer:in bewertet schließlich Ihre Prozesse sowohl aus methodischer als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Es wird sichergestellt, dass Ihre Prozessdokumentation in der gesamten Organisation konsistent ist und den definierten Modellierungsrichtlinien und Best-Practices entspricht.
Von Syntaxfehlern bis hin zu Modell-Layouts, Namenskonventionen und vielem mehr: Der/die Prozess-Reviewer:in (oft der/die Eigentümer:in des Prozesses) genehmigt die Prozessdokumentation und ihren Inhalt, bevor diese den Benutzer:innen zur Verfügung gestellt wird.
Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Prozessdokumentation
Es gibt verschiedene Ansätze, doch bevor wir diese näher betrachten, ist es wichtig, die Hauptziele zu definieren, die Sie mit Ihrer Prozessdokumentation erreichen möchten. Anhand dieser Zielsetzungen können Sie den Umfang Ihrer Initiative besser einschätzen, d. h. welche Prozesse zuerst abgedeckt werden müssen, welche Probleme möglicherweise gelöst werden müssen oder welche Informationen dokumentiert werden sollten, usw.
Schritt 1: Wählen Sie Ihre Dokumentationsstrategie
Sobald Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sind, können Sie entscheiden, ob ein TOP-DOWN-Ansatz (dieser wird in der Regel zur Schaffung von Transparenz und operativer Exzellenz im Unternehmen genutzt) oder ein BOTTOM-UP-Ansatz (dieser wird empfohlen, wenn Sie zunächst ein konkretes Prozessproblem lösen möchten) für Ihren speziellen Anwendungsfall besser geeignet ist.
Beim TOP-DOWN-Ansatz konzentrieren Sie sich zunächst auf eine Metaebene (Vogelperspektive) und lassen voerst die schrittweisen Details Ihrer Prozessmodelle weg. Mit dem BOTTOM-UP-Ansatz hingegen beginnen Sie mit der detaillierten Beschreibung Ihrer Prozesse und arbeiten sich langsam zu einer Prozesslandschaft voran. Weitere Informationen zu Prozesslandkarten und wie Sie diese am besten nutzen können, finden Sie in unserem Webinar. “Prozesslandkarten – Vom “Papiertiger” zum Managementinstrument in der Prozessoptimierung & Digitalisierung“.
Schritt 2: Definieren Sie Verantwortlichkeiten
Nachdem Sie den gewünschten Ansatz und die zu dokumentierenden Prozesse ausgewählt haben, müssen Sie nun festlegen, welche Akteur:innen einzubeziehen sind und welche Verantwortlichkeiten diese übernehmen sollen. Sie sollten zumindest einen/eine Prozessverantwortliche:n für jeden Ihrer Prozesse sowie eine verantwortliche Person für die Modellpflege (Prozessdesigner:in oder Analytiker:in) festlegen.
Schritt 3: Bestimmen Sie den Umfang und die Grenzen der Dokumentation
Beschreiben Sie den notwendigen Input, den Ihr Team benötigt, um die Prozesse in gewünschter Weise zu dokumentieren. Welchen Granularitätsgrad soll die Dokumentation haben? Sollen alle Modelle die gleiche Modellierungstiefe haben? Welche Schlüsselinformationen sollen in jedem Prozessmodell enthalten sein? Auf diese Weise können Sie Erwartungen festlegen und die Ergebnisse Ihrer Initiative besser einschätzen.
Schritt 4: Sammeln Sie Prozessinformationen
Nachdem Sie die ersten notwendigen Informationen gesammelt haben, ist es an der Zeit, Ihre Prozesse vom Anfang bis zum Ende zu durchleuchten. Dies kann entweder unabhängig voneinander geschegen, oder – was häufiger der Fall ist – in einer gemeinsamen Brainstorming-Sitzung mit den Fachleuten für den jeweiligen Prozess. Das Ziel dieser Übung ist es, die wichtigsten Prozessmerkmale zu verstehen:
- Was ist das Ziel des Prozesses?
- Was ist der Auslöser für den Beginn des Prozesses?
- Was sollte das Endergebnis oder das Resultat sein?
- Welche Schritte umfasst der Prozess?
- Wer ist beteiligt und in welcher Funktion (nach dem RACI-Prinzip)?
- Welche Ressourcen sind für die Durchführung des Prozesses erforderlich?
- Was Sind die wichtigsten Qualitätsmerkmale?
Auf dieser Grundlage können Sie die Prozessschritte in der richtigen Reihenfolge anordnen und den normalen Prozessablauf oder den so genannten „Happy Path“ bestimmen, der den idealen Ablauf des Prozesses beschreibt. Bedenken Sie jedoch, dass die meisten Geschäftsprozesse aus verschiedenen Gründen nicht immer denselben Weg nehmen. Deshalb ist es auch wichtig, die wichtigsten Ausnahmen zu notieren und entsprechende Schritte festzulegen, um diese zu adressieren.
Schritt 5: Visualisieren Sie Ihre Prozesse
Sie müssen Ihre Prozessabläufe zwar nicht zwingend grafisch darstellen, jedoch erleichtert es Ihnen den Überblick über den Prozess und alle notwendigen Details. Ein Tool für die Prozessdokumentation und das Prozessmanagement, wie z. B. das GPM-Tool ADONIS, ist für diesen Zweck sehr empfehlenswert. Eine Visualisierung von Prozessen verbessert die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit Ihrer Dokumentation und erleichtert so die Nutzung und spätere Akzeptanz durch die Anwender:innen!
Beispiel für die Prozessdokumentation mit ADONIS
Um die Konsistenz Ihrer Prozesskommunikation für alle relevanten Stakeholder:innen sicherzustellen, kann ein Modellierungsstandard wie die Business Process Model and Notation (BPMN) eine große Hilfe sein. Holen Sie sich unser kostenloses BPMN-Poster und machen Sie sich mit den Grundlagen der weltweit führenden Modellierungsnotation vertraut!
Schritt 6: Definieren Sie die wichtigsten verknüpften Assets
Sobald Ihre Hauptprozessdokumentation abgeschlossen ist, sollten Sie den vorhandenen Input ergänzen, indem Sie die wichtigsten Assets des Unternehmens, die im Zusammenhang mit Ihren Prozessen stehen, aufschreiben. Solche Assets können sein: RACI-Rollen, Organisationseinheiten, Dokumente, IT-Anwendungen und mehr. Die Erfassung solcher Abhängigkeiten hilft Ihnen, ein ganzheitlicheres Verständnis Ihrer Prozessarchitektur zu gewinnen und Ihre Prozessdokumentation zu vervollständigen. Auch hier ist ein Prozessmodellierungstool wie ADONIS sehr hilfreich – denn damit können Sie diese Asset-Beziehungen nahtlos abbilden, verantwortliche Personen für die Prozesse zuweisen und eine höhere Transparenz und Genauigkeit Ihrer Dokumentation gewährleisten.
Schritt 7: Überprüfen Sie die Syntax und validieren Sie die Modellierungsrichtlinien
In diesem Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihre dokumentierten Prozesse anhand der Modellierungsrichtlinien zu überprüfen und mögliche Fehler und/oder fehlende Informationen zu ermitteln. Das ist der letzte Meilenstein, den der/die Prozessdesigner:in abschließen muss, bevor er einen/eine der Prozessprüfer:innen um Genehmigung bittet.
Schritt 8: Holen Sie Feedback ein und finalisieren Sie die Abläufe
Der letzte Schritt im Lebenszyklus Ihrer Prozessdokumentation ist das Einholen von Feedback und die Freigabe durch die relevanten Interessengruppen und Prozessspezialist:innen. Das ist der entscheidende letzte Schritt, der es Ihnen ermöglicht, Lücken oder Korrekturbedarf zu ermitteln, indem Sie die Perspektive einer außenstehenden Person auf Ihre Prozessentwürfe nutzen. Wenn Ihre Prozesse die festgelegten Qualitätskriterien für die Freigabe (methodische und geschäftliche Überprüfung) erfüllen, können Sie Ihre Dokumentation veröffentlichen und allen Benutzer:innen zur Verfügung stellen.
Schritt 9: Veröffentlichen Sie Ihre Prozesse
Auf die Plätze, fertig – veröffentlichen! Stellen Sie die Dokumentation allen relevanten Mitarbeiter:innen und Interessengruppen im Unternehmen zur Verfügung. Tragen Sie Sorge dafür, dass die neuen Verfahren ordnungsgemäß angekündigt und kommuniziert werden, und helfen Sie den Nutzer:innen, sich an die gewünschte Arbeitsweise zu gewöhnen. Um sie dabei zu unterstützen, können Sie eine Schulung organisieren, eine Kontaktperson für den Support festlegen oder ein spezielles Hilfeforum einrichten.
Fazit
Eine Prozessdokumentation kann zwar mitunter herausfordernd sein, ist aber eine der wirkungsvollsten Methoden, um die Prozessqualität in Ihrem Unternehmen zu verbessern und Ihre Teams dazu zu befähigen, ihr Bestes zu geben. In diesem Leitfaden haben wir Ihnen gezeigt, was es braucht, um eine qualitativ hochwertige Prozessdokumentation zu erstellen, und wie Sie diese nutzen können, um Ihre Arbeitsabläufe auf ein neues Produktivitätsniveau zu heben.
Wenn Sie noch tiefer in die Prozessdokumentation eintauchen möchten, sollten Sie sich die untenstehenden weiterführenden Ressourcen ansehen. Und denken Sie daran: Die richtigen Tools können den entscheidenden Unterschied ausmachen, wenn es um die Prozessdokumentation und ihre Freigabe in Ihrem Unternehmen geht. Mit einem Tool für die Prozessmodellierung und das Prozessmanagement, wie unserem Gartner customers’ choice ADONIS, haben Sie einen idealen Begleiter, der Sie während des gesamten Lebenszyklus Ihrer Prozessdokumentation unterstützt. Entdecken Sie jetzt unser Angebot und schaffen Sie noch heute eine Kultur voller Transparenz und Agilität in Ihrem Unternehmen!
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