Wie Sie das richtige GPM-Tool für Ihre Bedürfnisse auswählen

Die Suche nach dem perfekten Tool für das Prozessmanagement kann eine Herausforderung sein. Kein Unternehmen gleicht dem anderen, und seine individuellen Bedürfnisse erfordern maßgeschneiderte Lösungen. Auch wenn GPM-Tool-Anbieter oft eine Einheitslösung versprechen, ist es wichtig zu erkennen, dass der Weg Ihres Unternehmens zum Erfolg einzigartig ist. In diesem Blogbeitrag möchten wir unser Fachwissen mit Ihnen teilen und Ihnen dabei helfen, wie Sie das richtige GPM-Tool auswählen und dabei Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen berücksichtigen können. Lesen Sie weiter und erfahren Sie welche Kriterien Ihnen bei der Auswahl eines GPM-Tools helfen.

Zunächst müssen Sie sich folgende Fragen stellen: Wozu möchten Sie ein GPM-Tool einsetzen? Welche spezifischen Vorteile und Ergebnisse streben Sie an, und wie könnten diese Ihr Unternehmen voranbringen? Geht es Ihnen in erster Linie um die Überwachung und Optimierung bestimmter Schlüsselprozesse oder streben Sie eine umfassendere Analyse und Optimierung Ihrer unternehmensweiten Prozesse an?

Welche weiteren Ziele möchten Sie mit Ihrem Prozessmanagement erreichen? Möchten Sie Ihre Prozesse automatisieren, sie unternehmensweit einsetzen und GPM nahtlos in Ihre Kerntätigkeiten integrieren?

Diese Fragen mögen zwar zahlreich erscheinen, jedoch bilden sie den fundamentalen Baustein für Ihre langfristige GPM-Strategie.

Aus den obigen Fragen lässt sich bereits ableiten, dass es verschiedene Arten von GPM-Tools auf dem Markt gibt. Erlauben Sie uns, Ihnen einige Akronyme vorzustellen: GPM-Tools können grob in BPA-, EBPA- oder BPMS-Tools eingeteilt werden.

• BPA (Business Process Analysis) ist wie ein detailliertes Vergrößerungsglas für Ihre Geschäftsprozesse. Mit BPA können Sie verstehen, wie die Prozesse derzeit funktionieren und genau die Bereiche ermitteln, die verbessert werden müssen. Das ist in etwa vergleichbar mit dem Auffinden und Beheben von Engpässen in einem Verkehrsstau, um den Verkehr flüssig zu halten.
• EBPA (Enterprise Business Process Analysis) ist eine Art Rückblick auf das gesamte Verkehrssystem. Es geht darum, zu analysieren, wie die verschiedenen Teile des Unternehmens zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Abteilungen und Teams aufeinander abgestimmt sind, um das gesamte Unternehmen voranzubringen. Als ob man einen Überblick darüber hätte, wie alle Straßen in einer Stadt miteinander verbunden sind, damit der Verkehr reibungslos fließen kann.
• BPMS (Business Process Management Suite) ist schließlich Ihre All-in-One-Kommandozentrale. Mit diesem Werkzeug können Sie nicht nur Ihre Prozesse gestalten und verwalten, sondern sie auch genau im Auge behalten, um sicherzustellen, dass alles so effizient wie möglich abläuft. Es ist wie ein zentraler Kontrollraum, der Aufgaben automatisiert, alles organisiert und sicherstellt, dass der Betrieb reibungslos abläuft.

Jetzt, wo Sie diese verschiedenen Ansätze kennen, können Sie das richtige GPM-Tool auswählen, das auf Ihre spezifischen Ziele abgestimmt ist. Egal ob Sie ein detailliertes Vergrößerungsglas, eine breitere Perspektive auf Ihre gesamten Prozesse oder ein umfassendes Kontrollzentrum benötigen, um Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen.

Bei der Auswahl des richtigen GPM-Tools für Ihr Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Notation und Standards wählen, die Ihren spezifischen Anforderungen am besten entsprechen. Das kann die Effektivität Ihrer GPM-Initiativen erheblich beeinflussen. Wenn Sie sich zum Beispiel für allgemein anerkannte Notationen wie BPMN (Business Process Model and Notation) entscheiden, kann das die klare Visualisierung und das Verständnis komplexer Prozesse erleichtern und die nahtlose Kommunikation zwischen den Teams fördern. BPEL (Business Process Execution Language) wiederum ist auf die Orchestrierung organisationsübergreifender Arbeitsabläufe spezialisiert und ermöglicht eine präzise Ausführung von Aufgaben sowie eine reibungslose Koordination zwischen verschiedenen Web-Services.

Daneben gibt es weitere wichtige Notationen wie DMN (Decision Model and Notation), die bei der Darstellung und Verwaltung der Entscheidungslogik innerhalb von Geschäftsprozessen helfen, während CMMN (Case Management Model and Notation) sich als unschätzbar wertvoll für die effektive Abwicklung fallspezifischer Prozesse erweist. Indem Sie die Kompatibilität, Skalierbarkeit und branchenübliche Best Practices der verschiedenen Notationen und Standards bewerten, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die die individuellen GPM-Ziele und -Ansprüche Ihres Unternehmens optimal unterstützt.

Die Verwendung von BPMN (Business Process Model and Notation) in Ihrem GPM-Tool, wie ADONIS, ermöglicht eine universelle Sprache für eine nahtlose Kommunikation und Prozessoptimierung. Mit ihrer standardisierten visuellen Sprache ermöglicht sie eine effektive Kommunikation und klare Dokumentation von Prozessen und fördert so die Transparenz und Abstimmung im gesamten Unternehmen.

Nachdem Sie nun den Bedarf Ihres Unternehmens und die Anforderungen an Ihr GPM-Tool ermittelt haben, können Sie mit der Auswahl eines Anbieters beginnen. Es gibt dabei mehrere Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten.

Bei der Auswahl eines GPM-Tools sollten Sie unbedingt auf den Erfahrungsschatz und die Zuverlässigkeit des Anbieters achten. Achten Sie auf einen seriösen Anbieter mit einer Vielzahl erfolgreicher Implementierungen und einem starken Kundensupport. Am besten werfen Sie einen Blick in gängige Marktführer und entscheiden sich für einen Anbieter, der regelmäßig von vielen Kund:innen als bevorzugter GPM-Anbieter gewählt wird.

Für eine reibungslose und erfolgreiche Integration ist es wichtig, dass Sie den Ruf des Anbieters in der Branche und sein Engagement für kontinuierlichen Support und Entwicklung kennen.

Bewerten Sie die Fähigkeit des GPM-Tools, verschiedene Anwendungsszenarien zu unterstützen. Vergewissern Sie sich, dass das Tool an unterschiedliche branchenspezifische Anforderungen angepasst werden kann und in der Lage ist, verschiedene Anwendungsfälle effektiv zu bearbeiten und eine nahtlose Integration über Abteilungen und Funktionen innerhalb des Unternehmens hinweg zu ermöglichen. Einige GPM-Tools, wie z. B. ADONIS, überschreiten den traditionellen Rahmen von GPM und integrieren nahtlos zusätzliche Funktionen wie Risikomanagement, Strategie- und Performance-Management, indem sie Elemente des IT-Portfolios der Organisation einführen und sie mit der Prozessdokumentation und dem umfassenden Dokumentenmanagement verbinden. Auf diese Weise wird ein ganzheitlicher Ansatz zur Steigerung der organisatorischen Effizienz und des reibungslosen Betriebs gefördert.

• Prozessmodellierung: Bewerten Sie die Fähigkeiten der Prozessmodellierung des Tools und stellen Sie sicher, dass es eine benutzerfreundliche Schnittstelle für die Erstellung und Anpassung von Prozessmodellen bietet, die eine effiziente Darstellung komplexer Arbeitsabläufe und Geschäftslogik ermöglicht.
• Prozessdokumentation: Achten Sie auf Funktionen, die eine umfassende Prozessdokumentation erleichtern, einschließlich der Möglichkeit, detaillierte Prozessinformationen zu erfassen, sowie Versionskontrollen und automatische Dokumentationserstellung für eine einfache Referenz und den Wissensaustausch.
• Freigabe-Workflows: Achten Sie auf Funktionen zur Unterstützung effizienter Freigabe-Workflows, die reibungslose Übergänge zwischen Prozessversionen ermöglichen und ein ordnungsgemäßes Change Management innerhalb des Unternehmens sicherstellen.
• Analyse: Bewerten Sie die Analysefähigkeiten des Tools, wie z. B. erweiterte Berichts- und Datenvisualisierungsfunktionen, die eine eingehende Analyse der Prozessleistung, die Ermittlung von Engpässen und Möglichkeiten zur Prozessoptimierung ermöglichen.
• Lesezugriff: Vergewissern Sie sich, dass das Tool einen sicheren und kontrollierten Lesezugriff bietet, der es bestimmten Beteiligten ermöglicht, Prozesse einzusehen und zu verstehen, ohne sensible Informationen oder kritische Daten zu gefährden.
• Simulation: Achten Sie auf Funktionen für die Prozesssimulation, die das Testen von Prozessmodellen unter verschiedenen Szenarien ermöglichen und so die Identifikation potenzieller Probleme und die Validierung des Prozessdesigns vor der Implementierung erleichtern.

Berücksichtigen Sie die Administrationsfunktionen des GPM-Tools, einschließlich Benutzerverwaltung, Zugriffskontrolle und Konfigurationsoptionen. Eine benutzerfreundliche Verwaltungsoberfläche mit robusten Sicherheitsmaßnahmen ist entscheidend für die Wahrung der Datenintegrität und die Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs innerhalb des Unternehmens.

Beurteilen Sie die Verfügbarkeit von Einführungshilfen, Schulungsmaterial und Support-Dokumentation, die der Anbieter zur Verfügung stellt. Berücksichtigen Sie die vom Tool unterstützten Technologien und stellen Sie die Kompatibilität mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur sicher. Prüfen Sie außerdem sorgfältig die Preismodelle und Lizenzierungsmöglichkeiten, um die kosteneffektivste Lösung zu finden, die mit dem Budget und den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt. Geben Sie Anbietern den Vorzug, die umfassende Schulungsprogramme und einen reaktionsschnellen Kundensupport anbieten, um einen nahtlosen Einführungsprozess und bei Bedarf kontinuierliche Unterstützung zu gewährleisten.

Mit diesem Leitfaden schaffen wir Klarheit in der komplexen Landschaft der GPM-Tools. Wir zeigen auf, wie einzigartig der Weg eines jeden Unternehmens zum Erfolg ist. Von Strategien und Ansätzen bis hin zu kritischen Kriterien bietet dieser Blogbeitrag Einblicke, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen GPM-Tools helfen.

Für einen einfachen Anbietervergleich bei Ihrer Suche nach dem richtigen GPM-Tool steht Ihnen unser ausführlicher Fragenkatalog mit einer hilfreichen Checkliste für die wichtigsten Kriterien zur Verfügung. Mit unserem Leitfaden und unserer RFI-Vorlage sind Sie bestens gerüstet, um das richtige GPM-Tool auszuwählen und dabei Ihre Unternehmensziele und -anforderungen zu berücksichtigen.