Gestaltung von Operating Models für strategischen Erfolg

Viele Unternehmen sind in der heutigen dynamischen Unternehmenslandschaft organisch gewachsen und haben nach und nach Prozesse und Strukturen hinzugefügt. Dies führt oft zu einem komplexen und ungeplanten Legacy-Betriebsmodell. Solche Modelle können zwar den Erfolg unterstützen, doch fehlt es ihnen häufig an der strategischen Ausrichtung und Effizienz, die für ein nachhaltiges Wachstum erforderlich sind. Der Übergang von diesem Ad-hoc-Vorgehen zu einer bewussten Gestaltung ermöglicht es Unternehmen, Betriebsmodelle zu entwickeln, die strategisch ausgerichtet, effizient und kohärent sind.

In diesem Blogbeitrag gehen wir der Frage nach, wie der Wechsel zu einem gezielten Design Unternehmen bei der Entwicklung zweckmäßiger Betriebsmodelle helfen kann. Wir werden erörtern, was Operating Models sind, warum sie so wichtig sind und wie sie effektiv gestaltet werden können. Am Ende werden Sie verstehen, wie ein gut durchdachtes Operating Model die Gesamteffektivität verbessern und die strategischen Ziele unterstützen kann, um den Weg für zukünftigen Erfolg zu ebnen.

Bevor wir uns mit der Entwicklung von Betriebsmodellen befassen, ist es wichtig zu verstehen, was ein Betriebsmodell ist und warum es für jedes Unternehmen wichtig ist. Ein erfolgreiches Unternehmen stützt sich auf mehrere Schlüsselfähigkeiten, die seine Kernfunktionen darstellen. Diese Fähigkeiten (Capabilities) umfassen verschiedene Prozesse, an denen zahlreiche Geschäftsbeteiligte, Datenobjekte, Anwendungen, Geräte und vieles mehr mitwirken. Inmitten dieser Komplexität kann man leicht den Überblick über die Komponenten verlieren, die zur Erfüllung der Wertversprechen des Unternehmens erforderlich sind. An dieser Stelle sind Operating Models von unschätzbarem Wert. Sie bieten einen umfassenden Überblick über die Hauptfunktionen der Organisation und stellen sicher, dass alle Beteiligten verstehen, wie die Organisation funktioniert und interagiert.

Betriebsmodelle können auf verschiedenen Ebenen existieren. In einigen Fällen kann ein 1-seitiges Betriebsmodell für die gesamte Organisation ausreichen. In anderen Fällen liefern detaillierte Betriebsmodelle mit Standardarbeitsanweisungen Schritt-für-Schritt-Anweisungen für Routinevorgänge. Die Meinungen über den besten Ansatz gehen weit auseinander, aber der Schlüssel liegt in der Wahl des Detaillierungsgrades, der den Bedürfnissen Ihrer Organisation am besten entspricht.

Operating Models werden in der Regel auf verschiedenen Ebenen definiert, je nach Zweck und Zielgruppe  

Für unsere Initiativen zur Geschäftstransformation wählen wir einen ausgewogenen Ansatz. In unserem Blog „Die Rolle von Operating Models in der Business Transformation“ diskutieren wir die Verwendung von Capability Maps zur Strukturierung der Organisation. Wir erwähnen auch Wertschöpfungsketten oder High-Level-Prozesskarten als Alternativen, aber hier konzentrieren wir uns auf Capabilities. Capability Maps bieten eine solide Grundlage für den Aufbau von Soll-Betriebsmodellen, indem sie eine Gesamtstruktur bieten und als Navigationspunkt dienen.

In der Regel gibt es ein Operating Model für jede wichtige Fähigkeit. In einigen Fällen können mehrere Fähigkeiten in einem Betriebsmodell zusammengefasst werden oder eine einzelne Fähigkeit kann mehrere Betriebsmodelle haben. Als allgemeine Regel gilt jedoch, dass Sie ein Betriebsmodell pro Fähigkeit einsetzen.

Für jede Fähigkeit müssen wir das Innenleben entwerfen – das Operating Model 

Fähigkeiten definieren das „Was“ der Funktionen einer Organisation. Wenn wir uns jedoch eingehender mit jeder Fähigkeit befassen, entdecken wir das „Wie“ – das Wesen eines Betriebsmodells. Dieses umfasst:

• die Aufgaben, die erforderlich sind, um das Wertversprechen der Fähigkeit zu erfüllen,
• die Personen oder Teams, die für die Ausführung dieser Aufgaben verantwortlich sind,
• die Orte, an denen diese Aufgaben ausgeführt werden,
• die für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Informationen,
• die Software und Technologien, die im Prozess eingesetzt werden.

TIPP: Zwar können Sie den Detaillierungsgrad Ihres Betriebsmodells flexibel festlegen, doch ist es ratsam, es auf einer einzigen Seite zusammenzufassen, um Verwirrung zu vermeiden. Auf diese Weise können Sie sich auf die wichtigsten Elemente und deren Zusammenhänge konzentrieren, was letztlich zu mehr Klarheit und Effektivität führt.

So könnte das Operating Model für die Passagierabfertigung eines Flughafens aussehen.

Es ist in Ebenen unterteilt, die den BDAT-Stack darstellen:

• Business
• Daten
• Anwendung und
• Technologie

Das Beispiel veranschaulicht den Passagierabfertigungsprozess eines Flughafens, wobei die Interaktionen zwischen Geschäftsakteur:innen, Prozessen, Anwendungskomponenten und Geräten in vier Hauptgeschäftsprozessen detailliert dargestellt werden: Check-In, Sicherheitskontrolle, Einwanderung und Zoll sowie Boarding.

• Check-In: Die Check-In-Mitarbeiter:innen leiten den Check-In-Prozess ein, der von der Check-In- Applikation unterstützt wird. Diese validiert die Passagierinformationen und weist die Sitzplätze zu. Bei diesem Prozess werden Selbstbedienungskioske und Check-in-Schalter eingesetzt. Das Fluggastdatenobjekt ist zentral und interagiert sowohl mit der Sitzplatzkarte für die Sitzplatzzuweisung als auch mit den Diensten der Check-In- Applikation.
• Sicherheitskontrolle: Das Sicherheitspersonal führt die Sicherheitskontrolle durch, unterstützt von der Anwendung für die Sicherheitskontrolle und dem Röntgengerät, das die Kontrollergebnisse erzeugt. Der Prozess stellt sicher, dass alle Passagiere und ihr Gepäck auf Sicherheitsbedrohungen untersucht werden.
• Einwanderung und Zoll: Beamte der Einwanderungsbehörde wickeln den Prozess der Einwanderung und des Zolls ab. Sie verwenden die Einwanderungs- und Zollanwendung und Pass-Scanner, um Passinformationen und Kundenerklärungsformulare zu verarbeiten.
• Boarding: Das Boarding-Personal wickelt den Boarding-Prozess ab, unterstützt von der Boarding- Applikation und den Boarding-Pass-Scannern, und stellt sicher, dass die Passagiere überprüft werden und Anspruch auf vorrangiges Boarding haben. Das Passagierdatenobjekt fließt durch diese Prozesse und gewährleistet nahtlose Übergänge und Datenintegrität während der gesamten Reise des Passagiers.

Natürlich können Sie weitere Ebenen hinzufügen oder andere Elemente verwenden. ArchiMate zum Beispiel bietet über 60 Elemente, die Ihnen dabei helfen können.

TIPP: Achten Sie aber darauf, dass Sie nicht zu sehr ins Detail gehen. Schließlich soll es auch für Nicht-Architekt:innen verständlich sein. Deshalb sollten Sie die Vielfalt der Elemente auf maximal 10 Elementtypen beschränken. Es gibt auch noch andere Ergebnisse im EAM: Strategy Maps, Roadmaps, Prozessarchitekturen, Anwendungs- und Technologiearchitekturen … es ist also nicht notwendig, alles in Ihre Operating Models zu packen.

• Mithilfe von Betriebsmodellen können Sie die Funktionsweise einer oder mehrerer Fähigkeiten effektiv erklären. Sie können dies mit einem einzigen Diagramm tun.
• Sie können den Kontext für geplante Änderungen erläutern. Die Beteiligten werden leichter verstehen, was auf dem Spiel steht und welche Teile der Organisation betroffen sind.
• Sie können es zur Modellierung architektonischer Bedrohungen verwenden. Risiken lassen sich leichter identifizieren und ihre Auswirkungen leichter bestimmen.
• Für die capability-basierte Planung müssen Sie eine Roadmap mit Anforderungen für Ihre strategischen Fähigkeiten definieren. Das Betriebsmodell hilft Ihnen, Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu identifizieren und strategische Anforderungen abzuleiten.
• Mit ihm können Sie Soll-Betriebsmodelle beschreiben. So können Sie definieren, diskutieren und kommunizieren, wie Sie in Zukunft arbeiten wollen.

TIPP: Natürlich ist es mühsam, Betriebsmodelle zu erstellen und sie auf dem neuesten Stand zu halten. Finden Sie so viele interessierte Parteien wie möglich: CxOs, Risikomanager:innen, strategische Planer:innen … die Anzahl der interessierten Stakeholder wird über Ihren Erfolg entscheiden.

Das Beste ist, dass Sie vielleicht schon vieles von dem, was dafür notwendig ist, definiert haben. Zum Beispiel im Applikationsportfolio-Management, wo Sie den Katalog Ihrer Applikationen definiert haben, oder im strategischen Management, wo Sie Ihre Capability Maps definiert haben. Das spart eine Menge Zeit und sorgt dafür, dass alle Informationen aufeinander abgestimmt sind.

Ganz gleich, wie groß oder klein Ihre Organisation ist – sie funktioniert auf eine bestimmte Weise. Diese Arbeitsweise kann in Form eines Modells dargestellt werden. Unabhängig davon, ob Sie von Ihren Fähigkeiten ausgehen oder einen anderen Weg finden, das Gesamtbild zu erstellen, ist es immer eine gute Idee, alle in Ihrer Organisation auf die gleiche Seite zu bringen, was in Ihrer Organisation geschieht. Aber bleiben Sie nicht bei dem „Was“ stehen! Sobald Sie das Gesamtbild haben, können Sie es auf jede beliebige Detailstufe herunterbrechen. Auf diese Weise weiß jeder, wie die Dinge laufen. Außerdem wird Ihre Organisation dadurch effizienter, da Sie fundiertere Entscheidungen treffen können, und es hilft Ihnen bei der strategischen Planung und bringt zahlreiche weitere Vorteile mit sich!