Wie ADOIT die Stadt Biel zukunftssicher macht: Einblicke in die Enterprise Architecture

Die zunehmende Digitalisierung betrifft auch die öffentliche Verwaltung. Vielfältige Anspruchsgruppen und weitreichende Datensammlungen über Bürgerinnen und Bürger erfordern Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Struktur. Die Stadt Biel hat den Schlüssel zum Erfolg in der EAM-Suite ADOIT gefunden.

Die Einführung einer Unternehmensarchitektur war für die Stadt Biel oberste Priorität. Bevor der Aufbau einer digitalen Architektur beginnen konnte, mussten die rechtlichen Rahmenbedingungen für die IT-Governance geschaffen werden. Die Verwaltung strukturierte ihr digitales Portfolio in vier Hauptbereiche: Bevölkerung und Wirtschaft, Verwaltung, Stadtraum und IT-Produkte. Jede dieser Kategorien umfasst verschiedene Produkte, die von Product Ownern betreut werden und für die Unternehmensarchitektur essenziell sind.

Ein externes EA-Tool sollte den TOGAF-Framework und ArchiMate als Modellierungssprache unterstützen. Aufgrund der Zweisprachigkeit in Biel musste das Tool mehrsprachig sein und Schnittstellen zu Active Directory sowie Microsoft Power BI bieten. „Da kostenlose Tools nicht all unseren Anforderungen entsprachen, führten wir ein Ausschreibungsverfahren im Einladungsmodus durch“, erklärt Mourgue d’Algue. Nach gründlicher Evaluierung erhielt die EAM-Suite ADOIT der BOC Group den Zuschlag.

• Durchgängige Mehrsprachigkeit (Deutsch, Französisch)
• Modellierungssprache ArchiMate als methodische Grundlage
• Basierend auf dem TOGAF-Framework
• Schnittstellen zu Active Directory, Microsoft Power BI, K2help, etc.
• Sicherheit von SaaS-Dienstleistungen
• Effizienter Support und langfristige Wartung

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Ende 2021 begann die Stadt Biel mit der Beschaffung eines EAM-Tools. 2022 startete die Modellierung des Informationssystems, wobei die Product Owner für die Erfassung und Modellierung ihrer Produkte und Dienstleistungen verantwortlich waren. Ein zentraler Aspekt war die Vermeidung einer unübersichtlichen Architektur, die nur noch hochspezialisierte Architekten verstehen würden. Daher entschied sich die Stadt Biel für das Prinzip „Just enough architecture“.

Ende 2022 wurde das „Archiboard“ gegründet, bestehend aus verschiedenen C-Level-Personen wie dem Chief Application Officer, Chief Business Officer, Chief Information Officer, Chief Data Officer, Chief Technology Officer und Chief Security Officer. Diese Taskforce trifft sich regelmäßig, um den aktuellen Stand und die Weiterentwicklung der Unternehmensarchitektur zu besprechen, Änderungen und neue Lösungen zu diskutieren sowie die neue IT-Struktur zu evaluieren.

Anfang 2023 konnte die Verwaltung bereits operativ und umfassend mit ADOIT arbeiten und mit dem Feintuning beginnen. Zudem startete die Stadt Biel die Erstellung einer Technologieroadmap.

„Wir konnten die Unternehmensarchitektur auf der Grundlage unserer Produktorganisation strukturieren“, erläutert Mourgue d’Algue. Das gesamte digitale Portfolio wurde in ADOIT abgebildet. Die Stadt Biel kann nun mit ADOIT eine einheitliche und transparente Architektur für alle Rollen führen – einfach und verständlich. Dadurch können verschiedene Perspektiven auf die IT-Architektur eingenommen werden: Manager, Berichterstatter, Daten- und Sicherheitsbeauftragte sowie Projektverantwortliche können die für sie wichtigen Informationen zusammengeführt und visuell aufbereitet betrachten.

Diese unterschiedlichen Betrachtungsweisen haben Transparenz und Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung nachhaltig verbessert. „Mit ADOIT stellen wir die Daten in den Mittelpunkt und verknüpfen Geschäftsobjekte direkt mit den Dienstleistungen der Stadt. Dadurch werden wir unabhängiger von spezifischen Softwarelösungen“, erklärt Chief Data Officer Marco Savini.

Für die Stadt Biel hat sich ADOIT zudem als Single Source of Truth bewährt, das der Verwaltung zur Beantwortung von Fragestellungen rund um EA-Themen zur Verfügung steht. Beispiele für solche Fragen sind:

• Welche Technologien sind erforderlich, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen?
• Wie können neue Technologien nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert werden?
• Wie werden Daten in der Organisation genutzt und verwaltet?
• Welche Datenquellen sind kritisch für das Geschäft und wie werden sie geschützt?
• Wie können IT-Kosten optimiert und gesenkt werden?
• Welche Sicherheitsrisiken bestehen und wie können sie minimiert werden?
• Welche Auswirkungen haben Änderungen auf die Geschäftsprozesse und -strukturen?