Prozesskontrollen: Der Schlüssel zum operativen Erfolg

Kennen Sie das: Als Prozessverantwortliche(r) ist Ihre Kernaufgabe die Sicherstellung eines geregelten Ablaufs Ihrer Prozesse. Damit das gelingt, haben Sie gewissen Prozessschritten Kontrollen zugewiesen. Diese sind auch fein säuberlich in Ihrem System dokumentiert. Irgendwann (oder zumindest spätestens jetzt) sind Sie jedoch sicherlich auf folgenden Gedanken gestoßen: „Wie kann ich sichergehen, dass meine Kontrolle auch wirklich durchgeführt wird? Zeigt sie überhaupt Wirkung?“ Wenn Ihnen diese Überlegungen bekannt vorkommen, dann sind Sie hier genau richtig! Wir haben für Sie die passende Lösung parat!

Zentrale Aufgabe eines Unternehmens ist bekanntlich die Erfüllung bestimmter Unternehmensziele. Zu diesem Zweck ist die Identifikation sowie die Implementierung von Geschäftsprozessen notwendig. Prozesse sind also ein elementarer Bestandteil von Organisationen und tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Voraussetzung dafür ist ein durchgehend hoher Qualitätsstandard und reibungsloser Prozessablauf. Nur so können Zeit und Kosten eingespart sowie potentiell auftretende negative Auswirkungen aufgrund von Prozessabweichungen vermieden werden.

Kommen Prozesse ins Stocken, können zusammenhängende Aufgaben nicht erledigt werden, überflüssige Kommunikationswege entstehen und Nachforschungen sind erforderlich. Im schlimmsten Fall sind Ihre KundInnen davon betroffen. Sowohl die Funktionsfähigkeit als auch die Qualität von Prozessen hat daher höchste Priorität in jedem Unternehmen.

Jeder Prozess besteht aus mehreren zusammenhängenden Prozessschritten (auch: Aktivitäten oder Aufgaben), deren Ausführung unterschiedlichen Personen obliegt. Ein Prozess verfolgt stets ein bestimmtes Prozessziel, dessen Erfüllungsverantwortung in der Regel der/die sogenannte ProzesseignerIn (auch: Prozessverantwortliche(r), ProzessmanagerIn) trägt.

Prozessverantwortliche sind folglich mit vielen Aufgaben betraut – beginnend bei der Planung und Einführung eines Prozesses, über die Führung der im Prozess verantwortlichen Mitarbeiter bis hin zur erfolgreichen Durchführung und Überwachung der Prozesse. Schlussendlich steht die kontinuierliche Prozessverbesserung im Vordergrund.

Damit die/der Prozessverantwortliche einen reibungslosen Prozessablauf sowie einen dauerhaft hohen Qualitätsstandard garantieren kann, kommen Kontrollen zum Einsatz – sogenannte Prozesskontrollen. Sie sind fester Bestandteil eines Prozesses und werden in der Regel bei jedem Durchlauf des Prozesses ausgeführt. Hauptaufgabe ist die Überwachung und Sicherstellung der einzelnen Prozessschritte.

Eine häufig eingesetzte operative Kontrolle bei dem Prozess einer Angebotslegung wäre beispielsweise die 4-Augen-Freigabe. Durch sie wird bei dem Prozessschritt der Erfassung des Angebots sichergestellt, dass keine relevanten Fehler beinhaltet sind und sich der Prozess insgesamt durch seine Qualität auszeichnet.

Oftmals ist es bei Unternehmen leider Standard, dass Prozesskontrollen lediglich zu Dokumentationszwecken innerhalb von Prozessen oder deren Prozessschritten abgebildet werden. Folglich ergibt sich die Frage der Sinnhaftigkeit, denn Sie als Prozessverantwortliche(r) können so nur mühsam zwei essentielle Fragestellungen beantworten:

1. „Wurden meine Prozesskontrollen durchgeführt?“
2. „Ist die eingesetzte Prozesskontrolle überhaupt wirksam?“

Es wäre daher von Vorteil jeder/jedem Prozessverantwortlichen ein proaktives Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen. Erfreulicherweise gibt es dieses Instrument auch. Es handelt sich um eine Workflow-gestützte Prozesskontrolle. Konkret bedeutet das, dass eine Prozesskontrolle näher bestimmt wird – durch Beifügen von Weisungen, Ausführungserklärungen oder Referenzierungen. Darauf aufbauend werden Kontrolldurchführungsbestätigungen und Kontrolltests hinterlegt.

Mithilfe der Einholung von Kontrolldurchführungsbestätigungen sehen Prozessverantwortliche auf einem Blick, dass die Prozesskontrolle ordnungsgemäß erfolgt ist. Der Einsatz zusätzlicher Kontrolltests dient zur Überwachung der operativen Kontrollen. Es handelt sich sozusagen um „Kontrollen der Kontrollen“. Sie geben Auskunft, ob eine Kontrolle auch ihren Sinn und Zweck erfüllt und demnach durch Wirksamkeit überzeugt. Oftmals werden mehrere Kontrollen in einem Kontrolltest zusammengefasst.

So sind Workflow-gestützte Prozesskontrollen also ein nützliches Werkzeug, mit dem die Funktionalität sowie auch die Qualität eines Prozesses sichergestellt werden kann. Prozessverantwortliche profitieren von ihnen, da sie unmittelbar zur Prozessoptimierung beitragen und folglich auch für den Unternehmenserfolg von Relevanz sind.

Wenn Sie sich für nähere Details hinsichtlich dem Einsatz von Kontrolldurchführungsbestätigungen und Kontrolltests interessieren, schauen Sie sich unser Webinar zu „Kontrollen steuern, verankern und automatisieren“ an. In diesem zeigen wir, wie diese beiden Werkzeuge direkt in einen Prozess implementiert werden können, um Sie so im Prozessmanagement zu unterstützen.