Was ist Compliance Monitoring? – Plan und Definition

Compliance betrifft jedes Unternehmen. Denn in immer kürzeren Abständen treten neue und weitreichende regulatorische Vorgaben und Gesetze in Kraft, die Unternehmen einhalten müssen. Daher ist ein Verständnis für Compliance Monitoring unerlässlich, um den langfristigen Geschäftserfolg zu sichern. Ein Compliance Monitoring Plan hilft dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Risiken proaktiv zu steuern. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen mit klaren Schritten eine strukturierten Herangehensweise, wie Sie auch zukünftig die regulatorischen Anforderungen erfüllen und eine nachhaltige Compliance-Kultur fördern können.

Compliance Monitoring, auf Deutsch Compliance-Überwachung, ist ein fortlaufender Prozess, bei dem Unternehmen sicherstellen, dass ihre betrieblichen Abläufe, Richtlinien und Verfahren den internen und externen regulatorischen Anforderungen entsprechen. Es geht darum, die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien kontinuierlich zu überwachen und Verstöße frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Ein effektives Compliance Monitoring ist ein zentraler Bestandteil eines umfassenden Compliance Managements und trägt maßgeblich zur Risikominderung bei.

Immer mehr Vorgaben und Gesetze wie der Digital Services Act (DSA), NIST-Standards oder der Digital Operational Resilience Act (DORA) treten in Kraft, und mit der Zunahme dieser regulatorischen Anforderungen wächst auch die Bedeutung eines effektiven Compliance Monitoring.

Compliance-Verstöße können nicht nur hohe Geldstrafen zur Folge haben, sondern auch schwerwiegende Reputationsschäden verursachen – wie prominente Fälle wie der Wirecard-Finanzskandal oder der VW-Dieselskandal verdeutlichen. Eine aktive Compliance-Überwachung stärkt die Unternehmens-Governance und schafft Vertrauen bei Investierenden, Partner:innen, Kund:innen sowie Politik und Gesellschaft.

Das Ziel von Compliance Monitoring ist es, Unternehmen zu befähigen, Vorschriften nicht nur zu erfüllen, sondern Verstöße proaktiv zu verhindern und die Qualität kontinuierlich zu verbessern.

Besonders wirkungsvoll dafür ist der kontinuierliche Überwachungs-Zyklus, bestehend aus den drei Bereichen Überprüfen, Anpassen und Verhindern.

Abbildung: Compliance Monitoring-Zyklus; Compliance Überprüfen, Anpassen und Verhindern

Der Fokus verschiebt sich dabei von der bloßen Aufdeckung von Verstößen hin zur präventiven Vermeidung – und das ohne zusätzlichen Aufwand für die Aufsichtsbehörden. Ein effektives Compliance Monitoring verfolgt innerhalb dieses Zyklus mehrere zentrale Ziele:

• Compliance Überprüfen: Regelmäßige und systematische Überprüfung der Prozesse stellt sicher, dass alle Bereiche des Unternehmens den aktuellen Vorschriften entsprechen. Diese Phase ist der Ausgangspunkt, um eventuelle Schwachstellen zu erkennen und Optimierungsbedarf zu identifizieren.
• Anpassen und Verbessern: Die Erkenntnisse aus der Überprüfung werden in Maßnahmen zur Anpassung und Verbesserung der bestehenden Prozesse umgesetzt. Dadurch wird eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung gefördert und die Grundlage für eine nachhaltige Compliance geschaffen.
• Verhindern: Durch diesen präventiven Ansatz wird die Wahrscheinlichkeit künftiger Verstöße erheblich reduziert. Compliance Monitoring sorgt dafür, dass Prozesse und Kontrollen rechtzeitig angepasst werden und so Verstöße gar nicht erst entstehen.

Im Wesentlichen unterstützt dieser Zyklus die Verantwortlichkeit zu erhöhen, die Kosten durch präventive Maßnahmen zu senken und die betriebliche Effizienz zu steigern. Unternehmen minimieren so den direkten Prüfungsaufwand durch Aufsichtsbehörden und stärken die Zusammenarbeit in öffentlich-privaten Partnerschaften.

Compliance Monitoring steht vor zwei großen Herausforderungen: Erstens, mit der wachsenden und sich rasch verändernden Gesetzgebung Schritt zu halten, und zweitens, die Komplexität der Vielzahl an Regulierungen zu bewältigen. Regulatorische Anforderungen variieren je nach Branche, Standort, Zulieferern und Märkten erheblich. Unternehmen müssen daher flexibel genug sein, um neue Vorgaben zügig umzusetzen und auf Veränderungen zu reagieren.

Ohne den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen ergeben sich im Compliance Monitoring insbesondere die folgenden Schwierigkeiten:

• Manuelle Datenerfassung und -analyse: Ohne technische Unterstützung ist die Sammlung und Auswertung von Compliance-Daten zeitaufwendig und fehleranfällig, was die Genauigkeit und Aktualität der Compliance-Bewertung beeinträchtigen kann.
• Konsistenz in der Compliance-Prüfung: Die Qualität der Prüfungsergebnisse variiert stark, da sie von den individuellen Fähigkeiten der Prüfenden abhängt. Dies erschwert die Etablierung einheitlicher Standards und schafft Inkonsistenzen.
• Hoher personeller Aufwand: Ohne Automatisierung erfordern Überwachungsprozesse erhebliche Personalressourcen. Vor allem in Unternehmen mit komplexen Anforderungen steigen der Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich, was die Effizienz reduziert.
• Mangelnde Transparenz und Dokumentation: Im Gegensatz zu einer GRC-Lösung (Governance, Risk & Compliance) ist die manuelle Dokumentation häufig unvollständig, was die Berichterstattung und die Nachweispflicht gegenüber Aufsichtsbehörden erschwert.

Diese Herausforderungen verdeutlichen, dass ein effizientes und konsistentes Compliance Monitoring ohne technische Unterstützung oft nur schwierig zu realisieren ist.

Ein effektiver Compliance Monitoring Plan, auch als Compliance Monitoring System bezeichnet, umfasst zentrale Schritte, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen, Risiken zu minimieren und eine nachhaltige Compliance-Kultur im Unternehmen zu fördern. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung beschreibt die wichtigsten Elemente dieses Plans:

Abbildung: Die 6 Schritte des Compliance Monitoring Plans

Bevor ein Compliance Monitoring Plan erstellt wird, ist es entscheidend, das rechtliche Umfeld umfassend zu analysieren, in dem das Unternehmen tätig ist. Dies umfasst die Identifikation aller relevanten Vorschriften, Gesetze und Richtlinien, die eingehalten werden müssen. Ebenso sollten bestehende interne Compliance-Regelwerke, Protokolle und bereits erfasste Risiken sorgfältig geprüft werden. Ein detailliertes internes Audit erleichtert es, spezifische Compliance-Anforderungen präzise zu erkennen und gezielt im Überwachungsplan zu berücksichtigen.

Ein klar formulierter Compliance Monitoring Plan enthält Richtlinien und Standards, die als Referenzrahmen für die Überwachung dienen. Diese Richtlinien beschreiben die regulatorischen Anforderungen, die in den Abläufen des Unternehmens integriert sind. Klare und präzise Standards erhöhen die Mitarbeiterbeteiligung und sorgen für ein einheitliches Verständnis der Compliance-Vorgaben.

Beispiel: Ein Pharmaunternehmen entwickelt Richtlinien zur Einhaltung von Good Manufacturing Practices (GMP), um sicherzustellen, dass alle Produktionsprozesse den behördlichen Anforderungen entsprechen. Diese Standards werden allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt und in regelmäßigen internen Audits überprüft.

Dies ist ein entscheidender Schritt zur Identifizierung und Bewertung spezifischer Compliance-Risiken, die durch Nichteinhaltung entstehen könnten. Hier wird festgelegt, welche regulatorischen Anforderungen kritisch sind und welche Geschäftsbereiche besonderen Schutz benötigen. Die identifizierten Risiken werden anhand ihrer Wahrscheinlichkeit und potenziellen Auswirkung bewertet und nach ihrer Priorität geordnet, um gezielt Schutzmaßnahmen zu definieren und umzusetzen.

Beispiel: Ein Finanzdienstleistungsunternehmen analysiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und identifiziert Kundendaten als besonders schützenswert. Es priorisiert die Sicherheit dieser Daten, um DSGVO-Vorgaben zu erfüllen und kostspielige Bußgelder zu vermeiden.

Tipp: Entdecken Sie hier Tipps für den Aufbau eines Risikomanagements und lernen Sie dessen Rolle im GRC-System kennen.

Tipp: Erfahren Sie, warum eine Compliance-Risikonanalyse unerlässlich ist und mit welchen Schritten Sie die Compliance-Risiken bewältigen können.

Ein Compliance-Monitoring-Plan integriert gezielte Kontrollen in das interne Kontrollsystem sowie in bestehende Richtlinien und Prozesse. Dadurch wird sichergestellt, dass die Compliance ordnungsgemäß umgesetzt und regelmäßig überwacht wird. Die Wirksamkeit dieser Kontrollen sollte kontinuierlich überprüft und angepasst werden, um die Einhaltung langfristig zu gewährleisten.

Beispiel: Ein Produktionsbetrieb stellt fest, dass in einem Werk Sicherheitsvorschriften nicht eingehalten werden. Sofort werden Korrekturmaßnahmen eingeleitet: Die Mitarbeitenden erhalten Schulungen zu den Richtlinien, und die Sicherheitsprotokolle werden angepasst, um zukünftige Verstöße zu verhindern.

Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungen sind entscheidend, damit alle Mitarbeitenden ihre Rolle und Verantwortung im Compliance-Prozess verstehen. Der Plan sollte klare Schulungsprogramme umfassen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die Richtlinien, Strategien und Verfahren zur Einhaltung der Vorschriften kennen und befolgen.

Beispiel: Ein Unternehmen in der Lebensmittelbranche führt vierteljährliche Schulungen zu Hygienestandards durch. Dabei werden die neuesten Vorschriften vermittelt und die Mitarbeitenden zur Einhaltung der Standards angehalten, um potenzielle Verstöße und Kontaminationen zu vermeiden.

Ein funktionierender Compliance Monitoring Plan umfasst ein Nachverfolgungssystem und regelmäßige Audits, um die Einhaltung kontinuierlich zu prüfen. Ein schlanker und effizienter Prozess für die Dokumentation und Berichterstattung schafft Transparenz und dient als Nachweis für die Einhaltung der Vorschriften gegenüber internen und externen Stakeholder:innen. Audits, Stichproben und regelmäßige Kontrollen sind ebenfalls entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Prozesse den festgelegten Standards entsprechen.

Beispiel: Ein Energieunternehmen erstellt monatliche Compliance-Berichte, die Verstöße oder Sicherheitsvorfälle dokumentieren. Diese Berichte werden dem Compliance-Team und der Geschäftsleitung vorgelegt, um Maßnahmen zur Risikominimierung effizient zu planen. Da sich gesetzliche Anforderungen und Unternehmensstrukturen ständig verändern, sollte der Compliance Monitoring Plan regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. So bleibt der Plan relevant und wirksam.

Solch ein Compliance Monitoring Plan ermöglicht es Unternehmen, strukturiert und flexibel auf regulatorische Anforderungen zu reagieren und die Einhaltung langfristig sicherzustellen.

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Die Verantwortung für die Überwachung der Compliance liegt in der Regel bei der Compliance-Abteilung eines Unternehmens. Diese Abteilung arbeitet eng mit dem Risikomanagement und der Unternehmensleitung zusammen, um die Einhaltung aller regulatorischen Anforderungen sicherzustellen. In kleineren Unternehmen kann die Rolle des Compliance-Verantwortlichen auch in anderen Abteilungen, wie dem Rechts- oder Finanzbereich, angesiedelt sein.

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In kleinen Unternehmen oder Organisationen mit weniger komplexen Strukturen kann Compliance Monitoring manuell durchgeführt werden. Dabei werden Prozesse und Dokumente händisch überprüft, regelmäßige Audits durchgeführt und Checklisten abgearbeitet. Diese Methode ist jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig, insbesondere wenn es darum geht, große Datenmengen oder eine Vielzahl von regulatorischen Anforderungen zu überwachen.

Eine effektivere Methode zur Überwachung der Compliance ist die Nutzung von spezialisierter GRC-Software, wie ADOGRC. In modernen Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind oder eine Vielzahl von Compliance-Anforderungen erfüllen müssen, ist der Einsatz von Compliance Monitoring Software entscheidend. Solche Softwarelösungen bieten zahlreiche Vorteile, wie beispielsweise:

• Automatisierung: Viele Prozesse wie Berichterstellung, Überwachung von Änderungen der Vorschriften und Risikobewertung können automatisiert werden.
• Datenanalyse: Softwarelösungen können große Mengen an Daten in Echtzeit überwachen und analysieren, was eine schnellere Identifikation von Verstößen ermöglicht.
• Skalierbarkeit: Bei wachsendem Unternehmen oder sich verändernden Vorschriften lässt sich eine Software einfacher anpassen und erweitern.
• Transparenz: Durch zentrale Dashboards und Berichterstattungsfunktionen bleibt die Einhaltung von Vorschriften jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar.

ADOGRC ist eine umfassende Compliance Monitoring Software, die speziell entwickelt wurde, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Governance, Risk und Compliance (GRC)-Anforderungen effizient zu erfüllen.

Eine der größten Stärken von ADOGRC ist dabei die Automatisierung. Manuelle Datenerfassung und fehleranfällige Analysen werden durch automatisierte Workflows und Echtzeit-Datenverarbeitung ersetzt. Dies sorgt für eine verbesserte Genauigkeit und Aktualität der Compliance-Bewertungen.

Um Konsistenz in der Compliance-Prüfung zu gewährleisten, sind standardisierte Workflows und eine umfassende Compliance Library integriert. Diese Funktionen stellen sicher, dass alle Prüfungen einheitlich ablaufen und menschliche Fehler minimiert werden.

Zudem verbessert ADOGRC die Transparenz durch eine zentrale, automatisierte Dokumentation aller Compliance-Aktivitäten. Dashboards und Audit-Trails erleichtern die Berichterstattung und erfüllen die Nachweispflicht gegenüber Aufsichtsbehörden zuverlässig. Mit ADOGRC sind Unternehmen optimal gerüstet, um flexibel und strukturiert auf veränderte regulatorische Anforderungen zu reagieren und gleichzeitig eine nachhaltige, zukunftssichere Compliance-Kultur zu fördern.

Ein effektiver Compliance-Monitoring-Plan ist essenziell, um den stetig wachsenden regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden und Unternehmen vor finanziellen und reputativen Risiken zu schützen. Durch klare Schritte und den Einsatz geeigneter Tools wie ADOGRC können Unternehmen Vorschriften effizient überwachen, Verstöße frühzeitig erkennen und eine nachhaltige Compliance-Kultur etablieren. So wird Compliance Monitoring nicht nur zum Schutzinstrument, sondern stärkt auch die betriebliche Effizienz und das Vertrauen aller Stakeholder:innen.