7 étapes pour une automatisation réussie des processus

L’optimisation des processus organisationnels a toujours été l’un des objectifs fondamentaux des processus métier et l’automatisation des processus métier joue un rôle central à cet égard. L’automatisation des processus représente l’un des outils les plus importants dans le domaine de la transformation numérique et offre la possibilité d’augmenter l’efficacité et de créer des capacités grâce à l’utilisation de différents types d’automatisation. Il n’est donc pas surprenant que ce sujet fait l’objet de beaucoup d’attention dans le monde du marketing et, plus largement, celui des affaires.

Toutefois, les analystes métier ou les chefs de service ne devraient pas se laisser séduire par les slogans marketing bon marché. Après tout, les possibilités de mise en œuvre de l’automatisation des processus sont nombreuses. Mais il faut savoir exactement à quel moment il faut recourir à telle ou telle approche d’automatisation. Ce n’est qu’à cette condition que les résultats escomptés de l’automatisation se concrétiseront.

Cet article de blog aborde certains des termes les plus courants relatifs à l’automatisation des processus et fournit des conseils pratiques pour faire de vos objectifs en matière d’automatisation des processus une réalité.

L’automatisation des processus est à la mode depuis un certain temps déjà, et depuis que le terme « Robotic Process Automation (RPA) » a fait son apparition il y a quelques années, ce sujet fait fureur. Dans le cadre de la RPA, les différentes tâches du processus, ou même une courte série de tâches, sont prises en charge par des robots, plus précisément des macros ou des robots logiciels. Ces robots sont conçus pour simuler le comportement humain dans un processus assisté par ordinateur, ce qui leur permet d’exécuter des tâches répétitives, à haute fréquence et souvent à petite échelle. Cela permet d’optimiser le niveau le plus bas de l’architecture du processus. La délégation de certaines tâches à des robots permet de libérer des capacités supplémentaires, mais elle est également soumise à certaines restrictions en ce qui concerne le degré d’automatisation.

Les systèmes ERP, en revanche, existent depuis bien plus longtemps et sont très largement répandus. Ils font partie intégrante du paysage informatique de nombreuses organisations depuis des décennies et soutiennent l’exécution de processus dans des domaines tels que la comptabilité, la gestion des matériaux, l’approvisionnement, etc. Cependant, malgré les avantages considérables qu’ils peuvent apporter, les systèmes ERP ne sont pas non plus exempts de critiques. Les coûts élevés d’acquisition et de mise en œuvre, la courbe d’apprentissage abrupte pour les utilisateurs et les coûts supplémentaires substantiels pour les ajustements continus – en particulier dans le cas de changements de processus – enlèvent aux systèmes ERP une partie de l’éclat qu’ils dégagent souvent au départ.

Entre ces deux extrémités du spectre, un écart grandissant est apparu ces dernières années, qui peut désormais être réduit grâce à l’automatisation des processus basée sur des formulaires, avec ou sans code. Au cours des dernières années, de nombreux éditeurs ont mis sur le marché des solutions qui permettent aux départements commerciaux d’automatiser leurs processus de manière indépendante, souvent sans (ou avec une implication minimale) de l’IT.

Les processus d’assistance en particulier, que l’on retrouve dans pratiquement tous les secteurs d’activité (et qui sont destinés à faciliter de manière optimale les activités principales de l’entreprise) sont souvent traités à l’aide de feuilles de calcul, de listes de contrôle ou d’innombrables courriels – et entraînent donc souvent une multitude de problèmes. Les processus d’assistance non ou mal documentés, non transparents et sujets aux erreurs, dans lesquels les responsabilités ne sont souvent pas claires (et où les tâches individuelles sont donc facilement laissées de côté), entraînent de longs temps d’attente, des retards et des boucles de processus, ce qui se traduit en fin de compte par des cycles interminables et de la frustration pour toutes les personnes concernées. En outre, ces processus sont souvent impossibles à tracer, ce qui, dans certains cas, entraîne des difficultés pour prouver la conformité avec les exigences réglementaires.

Ces processus se retrouvent généralement dans des départements tels que le marketing, les ressources humaines, le reporting, l’informatique, le juridique ou la conformité, ou sont simplement certains types de processus tels que les processus d’application qui, pour diverses raisons, n’ont pas trouvé leur place dans un système ERP existant, mais qui pourraient néanmoins bénéficier des avantages de l’automatisation des processus. L’approche basée sur les formulaires ou no-code/low-code « inspire » des réflexions autour de l’automatisation de ces processus, car leur mise en œuvre peut souvent être effectuée avec peu ou pas d’implication informatique, comme pour la RPA – mais toujours avec de meilleurs résultats.

L’automatisation des processus s’intègre généralement très bien dans les cycles et méthodes de gestion existants, qu’il s’agisse de Planifier, Déployer, Contrôler, Agir (PDCA : Plan-Do-Check-Act), du Process Management Life Cycle (PMLC) ou d’autres méthodes similaires. Tout comme ces méthodes, l’automatisation durable des processus englobe la planification/l’identification, la conception, l’analyse et l’optimisation, ainsi que la mise en œuvre, l’exécution et le suivi/contrôle continu.

Par conséquent, la meilleure façon de décrire le modèle de procédure pour l’automatisation des processus est de suivre les 7 étapes ci-dessous :

Identifiez le potentiel d’automatisation

Évaluez le potentiel d’automatisation de votre portefeuille de processus, par exemple sur la base des types de processus ou des caractéristiques de processus définies telles que la complexité, la fréquence d’exécution, le degré de standardisation etc. Dans ce cas, de nombreuses entreprises bénéficient d’une documentation de processus existante et facile à interpréter. Plus cette documentation est détaillée, mieux les autres paramètres peuvent être pris en compte dans la sélection des processus, tels que les systèmes impliqués, les risques, et les dépendances ou les impacts sur les processus en amont et en aval.

Analysez et optimisez vos processus

Avant de vous précipiter dans l’automatisation, prenez le temps d’analyser et d’optimiser les processus en profondeur, et éliminez d’emblée les principales faiblesses. Si vous automatisez un processus inefficace ou défectueux, celui-ci continuera à l’être même après l’automatisation, et ces défauts peuvent même être amplifiés. Effectuez avec le processus optimisé une analyse globale coûts/bénéfices entre le processus cible (TO-BE) automatisé et le processus réel actuel (AS-IS). Dans ce contexte, l’exécution d’une simulation de processus peut être très utile pour déterminer les économies potentielles, les comparer aux coûts du projet d’automatisation et  évaluer ainsi le retour sur investissement de l’automatisation des processus.

La première règle de toute technologie utilisée dans une entreprise est que l’automatisation appliquée à une opération efficace amplifie l’efficacité. La seconde est que l’automatisation appliquée à une opération inefficace amplifiera l’inefficacité.

– Bill Gates

Définissez le processus exécutable

Transformez le processus optimisé en un graphique de flux de travail qui décrit la logique d’exécution. Ce graphique est généralement débarrassé des activités ou décisions purement manuelles et enrichi pour inclure de nouvelles tâches ou de nouveaux événements à exécuter. Ensuite, vous voudrez ajouter les informations techniques relatives à l’exécution des différentes étapes, générant ainsi le graphique d’exécution final. Les améliorations nécessaires peuvent varier en fonction de la plateforme d’automatisation choisie et de l’intégration nécessaire avec les systèmes environnants. Les tâches simples peuvent généralement être mises en œuvre directement sans nécessiter de compétences en programmation.

Créez les formulaires/masques de saisie nécessaires

Parallèlement à la création du processus exécutable, la conception des formulaires peut commencer. En fait, il est même souvent conseillé de commencer à concevoir les formulaires dès le début afin de pouvoir apporter des améliorations à la fois au graphique du flux de travail et aux formulaires, dans le cadre d’un prototypage rapide. En outre, la création anticipée des formulaires permet également une validation initiale par les utilisateurs finaux, ce qui améliore considérablement la qualité du processus et son acceptation.

Préparez le déploiement

Pendant la phase de déploiement ou en préparation de celle-ci, assurez-vous d’obtenir les approbations techniques pour le nouveau processus, informez et formez les membres du personnel à ce sujet et veillez à ce que toutes les tâches techniques pour une gestion du changement et une mise en service réussies aient été mises en œuvre.

Lancez l’automatisation du processus

C’est fait ! Le nouveau processus est maintenant disponible pour les employés et exécuté à l’aide d’un support de flux de travail. La décision qu’il vous reste à prendre est la suivante : voulez-vous que votre processus automatisé soit immédiatement disponible pour toutes les personnes concernées ou voulez-vous encore le « tester » de manière productive à plus petite échelle au début, afin d’obtenir des informations pratiques initiales.

Contrôlez les résultats

Surveillez les indicateurs clés de performance (ICP) en rapport avec les objectifs du projet et les considérations de coût-bénéfice. Accordez une attention particulière à la qualité de l’exécution du processus au cours des premières étapes du processus nouvellement automatisé, notamment à la fréquence à laquelle des activités ad hoc sont ajoutées ou à la fréquence à laquelle d’autres chemins de processus sont empruntées. Ces observations peuvent être utilisées pour vérifier la conception du processus, de sorte que des ajustements puissent être apportés si nécessaire. Essentiellement, tous les résultats de la surveillance peuvent servir de base à de futures améliorations du processus.

L’automatisation des processus va certainement continuer à croître régulièrement dans les années à venir. Dans presque toutes les organisations, le degré d’automatisation se situe encore dans une fourchette inférieure à deux chiffres. En tant que décideur et/ou partie concernée, vous devez non seulement connaître les différentes options d’automatisation, mais aussi adopter la bonne approche et disposer des outils nécessaires pour relever le défi.

Avec l’outil d’automatisation des processus ADONIS, BOC Group propose un outil d’automatisation des processus prêt à l’emploi qui vous accompagne de manière transparente à travers les étapes essentielles de l’automatisation des processus. Grâce aux outils intégrés dans ADONIS, vous vous assurez non seulement que les choses sont faites correctement (automatisation des processus), mais également que vous faites ce qu’il faut (gestion des processus) et, surtout, de ne pas vous contenter d’un projet ponctuel, mais d’intégrer vos résultats dans le processus d’amélioration continue de l’entreprise.

Dans les ressources supplémentaires, vous trouverez des exemples concrets de processus classiques, basés sur des flux de travail, sans ou avec code, ainsi que des conseils et des astuces pour votre initiative d’automatisation des processus. Explorez le contenu complémentaire et n’hésitez pas à nous contacter pour lancer vos initiatives dès aujourd’hui !