BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
Introduction
Dans le monde des affaires actuel, qui évolue rapidement, le changement est inévitable. Qu’il s’agisse de s’adapter à une nouvelle technologie, à l’évolution des tendances du marché ou à la mise à jour des processus opérationnels, Les organisations qui n’adoptent pas le changement risquent d’être devancées par leurs concurrents. La mise en œuvre de changements opérationnels peut toutefois représenter un défi, en particulier si le processus en question est mal géré ou si les collaborateurs font preuve de résistance face au changement.
Pour que votre organisation soit en mesure de mettre en œuvre avec succès de nouveaux processus, cet article de blog explore les points suivants en matière de stratégies clés permettant de gérer le changement, surmonter les résistances et assurer une transition en douceur pour faire de la transformation une expérience positive pour toutes les personnes concernées.
Qu’est-ce que la mise en œuvre des processus et la gestion du changement ?
La mise en œuvre du processus consiste à mettre en pratique les processus nouveaux ou modifiés et à s’assurer qu’ils ont été validés et testés afin d’obtenir le résultat souhaité. Il s’agit d’une activité permanente, bien entendu, puisqu’elle fait partie d’un processus d’amélioration continue. Ainsi, le niveau de détail des processus en question joue un rôle important dans la facilité de leur mise en œuvre.
Il s’agit d’une procédure systématique (généralement similaire à un projet) qui garantit que tous les acteurs concernés disposent des connaissances nécessaires pour assurer la réussite du processus. Elle prend en compte les données de chaque étape de la mise en œuvre pour s’assurer que le résultat final est réalisable et pratique.
Mise en œuvre des processus dans le cadre du cycle de vie de la gestion des processus (PMLC)
La mise en œuvre des processus est un élément central du cycle de vie de la gestion des processus (PMLC). Le PMLC est un cadre qui décrit les étapes du développement d’un processus – de la découverte initiale d’un besoin de changement à la mise en œuvre finale et au contrôle continu du processus. Il fait généralement suite à la publication des processus « to-be ». Par conséquent, la mise en œuvre du processus relève de la troisième phase du cycle de vie de la gestion des processus, l’implémentation & la phase de changement.
Pour en savoir plus sur le cadre PMLC, consultez notre article de blog sur la gestion des processus métier. Ou lisez notre article sur les deux premières phases de la documentation des processus et sur l’analyse des processus pour obtenir des informations plus détaillées.
Le cycle de vie de la gestion des processus (PMLC) de BOC Group
Pourquoi la mise en œuvre des processus est-elle importante ?
Voici quelques raisons pour lesquelles la mise en œuvre des processus est importante d’un point de vue organisationnel :
Normalisation et transparence
En mettant en place des processus, les organisations peuvent normaliser leurs opérations et s’assurer que toutes les personnes impliquées poursuivent les mêmes objectifs. Cela peut contribuer à réduire la confusion, les erreurs et les malentendus.
Efficacité
Des processus clairs et efficaces peuvent contribuer à rationaliser le travail et à réduire le temps et les efforts nécessaires à l’accomplissement des tâches. Cela peut contribuer à augmenter la productivité et à réduire les coûts.
Amélioration continue
Une mise en œuvre efficace des processus implique un suivi et une évaluation continus des processus afin d’identifier les domaines susceptibles d’être améliorés. Cela peut aider les organisations à améliorer continuellement leurs opérations et à rester compétitives.
Participation des collaborateurs
Lorsque les collaborateurs comprennent leur rôle et leurs responsabilités dans le cadre d’un processus clair et défini, ils sont plus susceptibles de se sentir concernés et investis dans leur travail. Cela peut conduire à une plus grande satisfaction au travail et à la fidélisation des collaborateurs.
Dans l’ensemble, la mise en œuvre des processus est importante pour les organisations car elle peut aider à créer un lieu de travail mieux organisé, plus efficace et plus productif, ce qui peut conduire à une rentabilité accrue et à un succès à long terme.
Comment mettre en œuvre de nouveaux processus et gérer le changement ?
Lorsqu’on se concentre sur la mise en œuvre d’un processus, les étapes les plus importantes dépendent du processus ou de la tâche spécifique qui doit être améliorée. Certaines étapes générales peuvent s’avérer utiles pour la mise en œuvre de n’importe quel processus:
1. Identifiez le processus
2. Analysez l’état actuel
Une fois le processus identifié, il est important d’en analyser l’état actuel. Il s’agit de documenter le processus actuel, d’identifier les goulets d’étranglement ou les inefficacités et de recueillir les réactions des collaborateurs impliqués dans le processus. Cette analyse constitue la base des améliorations futures.
3. Modélisez le nouveau processus
Sur la base de l’analyse de l’état actuel, vous pouvez modéliser un nouveau processus qui permettra d’éliminer les problèmes et les inefficacités identifiés. Il est important d’impliquer dans cette étape les personnes qui seront chargées de la mise en œuvre du nouveau processus, car elles peuvent apporter une contribution et un retour d’information précieux.
4. Communiquez le changement
Une fois le nouveau processus modélisé, il est important de communiquer le changement à toutes les parties prenantes. Il s’agit notamment des collaborateurs qui seront concernés par le changement et de tous les clients ou fournisseurs susceptibles d’être affectés. La communication doit être claire et cohérente et répondre à toutes les préoccupations ou questions des parties prenantes.
5. Mettez en œuvre le nouveau processus
Une fois le nouveau processus modélisé et communiqué, il est temps de le mettre en œuvre. Il s’agit notamment de former les collaborateurs au nouveau processus, de mettre à jour la documentation ou les systèmes requis et de s’assurer que chacun comprend son rôle et ses responsabilités. Il est important de suivre de près le processus de mise en œuvre afin d’identifier tout problème et de procéder aux ajustements nécessaires.
6. Évaluez et améliorez
Une fois le nouveau processus mis en œuvre, il est important d’évaluer son efficacité et d’identifier les domaines à améliorer. Il doit s’agir d’un processus continu, avec des contrôles réguliers pour évaluer le processus et recueillir les retours des collaborateurs et des autres parties prenantes.
Il convient de tenir compte du fait que certaines étapes peuvent devoir être répétées et que la mise en œuvre du processus n’est pas linéaire, mais plutôt itérative pour atteindre le résultat souhaité.
Quelles sont les conditions à prendre en compte ?
Comme nous l’avons souligné précédemment, la mise en œuvre d’un processus structuré et bien planifié a un impact important sur les conditions organisationnelles et sociales d’une organisation. Par conséquent, il est également de la responsabilité de la direction d’atteindre un niveau élevé d’acceptation de la part de toutes les parties prenantes.
Étant donné que la mise en œuvre d’un processus affecte souvent l’ensemble d’une organisation, la manière dont il est mis en œuvre est très importante. En règle générale, une distinction peut être faite entre une mise en œuvre abrupte, graduelle et parallèle. Pour choisir l’une de ces méthodes, voici quelques conditions à prendre en compte :
- Conditions économiques
Il s’agit du budget du projet disponible pour la mise en œuvre du processus.
- Conditions organisationnelles
Il est important de prêter attention à la structure organisationnelle, car elle a une grande influence sur le succès de la mise en œuvre des processus.
- Conditions techniques générales
Il s’agit ici de savoir quelles applications informatiques sont utilisées ou doivent être utilisées.
- Condition sociologiques/culturelles
La culture d’entreprise joue également un rôle important dans la manière d’aborder la mise en œuvre des processus.
- Conditions personnelles
L’accent est mis sur les expériences personnelles des participants et sur la manière dont elles peuvent être utilisées.
Quels sont les facteurs clés de succès de la mise en œuvre d’un processus ?
Compte tenu de toutes ces conditions, les facteurs de réussite suivants sont essentiels à la réussite de la mise en œuvre du processus :
Identification des destinataires
C’est l’un des points essentiels, car il faut savoir clairement qui doit être informé de la mise en œuvre du processus ou qui est impliqué. Tous les destinataires ont un besoin d’information différent, en fonction de la manière dont ils sont affectés. Une distinction peut être faite entre les responsables de tâches directement concernés, les responsables de tâches indirectement concernés, les parties déchargées et les fournisseurs et clients.
Le timing
Le timing est également un facteur particulièrement important. Il peut varier considérablement et dépend avant tout de la forme de mise en œuvre susmentionnée. Il est également important de vérifier continuellement le calendrier tout au long de la mise en œuvre et de l’adapter si nécessaire.
Organisation du personnel
La mise en œuvre d’un processus étant généralement gérée comme un projet, elle est habituellement composée d’un chef de projet et d’une équipe de projet. Des domaines de responsabilité précis doivent être définis afin que chacun puisse accomplir ses tâches et qu’un bon résultat global soit obtenu.
Formes de participation
En fonction des destinataires identifiés, il convient de déterminer qui doit participer à la mise en œuvre et dans quelle mesure. Les trois facteurs que sont l’information, la communication et la participation jouent un rôle important dans ce contexte. L’information décrit la compréhension du fait qu’un changement est en train de se produire et a ainsi pour objectif une prise de conscience générale. La communication désigne plutôt l’échange direct d’informations et la participation a pour objectif d’impliquer toutes les personnes concernées et de les faire participer au processus.
Supports spécifiques
Il s’agit du choix du support à utiliser pour la mise en œuvre du processus. Bien entendu, ce choix peut varier fortement en fonction de l’organisation et de la culture organisationnelle. L’important à cet égard est de choisir le support qui convient le mieux au moment considéré.
Interaction
L’interaction consiste à impliquer les destinataires respectifs et à les informer au moment opportun de la mise en œuvre. Il convient également d’obtenir un retour d’information et des suggestions d’amélioration, étant donné que les destinataires sont ceux qui, en fin de compte, sont quotidiennement en contact avec le changement dans l’organisation.
Comment la mise en œuvre de processus peut-elle soutenir votre organisation ?
La mise en œuvre de processus peut aider votre organisation de différentes manières en assurant une plus grande transparence et une meilleure qualité, et en veillant à ce que chaque collaborateurs sache comment effectuer certaines tâches :
Stratégie métier
En mettant en place des processus et des responsabilités clairs, vous pouvez soutenir le développement et l’exécution de la stratégie métier de votre organisation.
Contrôle de la qualité
La mise en œuvre des processus peut améliorer l’élaboration et l’exécution de procédures de contrôle de la qualité afin de garantir la cohérence des produits et des services.
Service client
En mettant en œuvre des processus axés sur la satisfaction des besoins des clients et en formant vos collaborateurs en conséquence, les organisations peuvent améliorer leur service client.
Gestion de la chaîne d’approvisionnement
La mise en œuvre des processus peut contribuer à l’optimisation et à la rationalisation des opérations de la chaîne d’approvisionnement.
Gestion des ressources humaines
La mise en œuvre des processus facilite l’élaboration et l’exécution des politiques et procédures en matière de ressources humaines.
Gestion financière
La mise en œuvre des processus peut contribuer au développement et à l’exécution des processus de gestion financière, tels que la budgétisation et l’établissement de rapports financiers.
Gestion des risques
La mise en œuvre des processus peut être très utile pour l’identification et la gestion des risques au sein de l’organisation.
Conformité
La mise en œuvre des processus peut favoriser le respect des lois et des réglementations en vigueur.
Qui doit être impliqué dans la mise en œuvre des processus ?
De nombreuses personnes différentes peuvent être impliquées dans la mise en œuvre des processus. En fonction de la taille et de la complexité de l’organisation, différents rôles peuvent avoir différentes responsabilités, et certains rôles peuvent également avoir des responsabilités multiples. L’implication de la direction générale est également essentielle, car elle doit justifier les raisons pour lesquelles des changements sont apportés à l’organisation.
Ces rôles sont généralement très importants:
- Le pilote du processus
Le pilote du processus est responsable de la réussite globale du processus et veille à ce que le processus soit conforme aux objectifs de l’organisation.
- L’équipe de gestion du changement
L’équipe de gestion du changement est chargée de communiquer les changements de processus aux parties prenantes concernées, d’assurer la formation et le soutien, et de gérer la résistance au changement.
- L’équipe IT/Technologie
L’équipe IT/Technologie est responsable de la mise en œuvre de toutes les solutions technologiques nécessaires pour soutenir le processus, telles que les logiciels ou les systèmes.
- L’équipe opérationnelle/d’exécution
L’équipe chargée des opérations ou de l’exécution est responsable de l’exécution du processus au quotidien et veille à ce qu’il fonctionne comme prévu.
Résumé
Une mise en œuvre efficace des processus est essentielle pour créer un lieu de travail productif et efficace. Une bonne gestion du changement, comprenant une communication claire, une planification adéquate et un accent mis sur l’amélioration continue, contribuera à garantir le succès souhaité de l’initiative de mise en œuvre des processus.
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