Automatisation des processus métier – La voie vers l’efficacité opérationnelle

Bien que les ordinateurs soient omniprésents de nos jours, un nombre important d’opérations manuelles sont encore effectuées quotidiennement dans les entreprises du monde entier. Cela peut affecter tous les domaines de l’entreprise, de la production aux ventes, en passant par le marketing et l’informatique.

Les tâches manuelles fastidieuses étant souvent sujettes à l’erreur humaine, il est conseillé de les réduire autant que possible. L’automatisation des processus métier peut être la solution ! Grâce à l’automatisation des processus, vous pouvez optimiser les flux de travail quotidiens exécutés dans vos services, rationaliser les opérations, minimiser les erreurs, réduire les risques de sécurité et augmenter la productivité, et tout cela en même temps.

Ce guide sur l’automatisation des processus métier vous permet de comprendre en profondeur le « quoi », le « pourquoi » et le « comment » de l’automatisation des processus. Nous fournissons également des liens vers des ressources importantes qui peuvent vous aider à mettre en œuvre l’automatisation des processus dans votre organisation. Que vous soyez novice en la matière ou un professionnel chevronné, ce guide contient tout ce que vous devez savoir sur les avantages de l’automatisation des processus métier.

L’automatisation des processus métier consiste à utiliser la technologie pour automatiser les tâches répétitives  de faible valeur afin que les employés puissent se concentrer sur des activités plus significatives et ayant plus d’impact.

Bien que l’automatisation soit un concept connu qui existe sous différentes formes depuis des lustres, ce n’est qu’il y a quelques années que la demande a commencé à augmenter de manière exponentielle et que c’est devenu la solution la plus courante pour alléger les ressources humaines et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Qu’il s’agisse de simples processus support ou d’activités plus complexes et interfonctionnelles, le principe de l’automatisation des processus métier reste le même : tirer parti des technologies logicielles avancées pour accomplir les tâches souhaitées avec une intervention humaine minimale, voire inexistante.

Il y a plusieurs raisons d’automatiser vos processus. Par exemple, l’automatisation des processus peut améliorer la satisfaction des clients et des employés en réduisant le temps et les efforts requis pour les tâches répétitives. Cela permet aux employés de se concentrer sur des activités plus significatives et à plus forte valeur ajoutée, et aux clients de recevoir leurs services et leurs produits plus rapidement.

L’automatisation peut également  contribuer à réduire les coûts  en éliminant la nécessité d’une intervention manuelle et en réduisant les erreurs humaines. Les processus automatisés sont souvent plus fiables et plus robustes, ce qui réduit le nombre d’erreurs et le gaspillage de ressources.

En outre, l’automatisation peut  accroître la transparence au sein de l’organisation en facilitant le suivi et l’analyse des processus. Les processus automatisés sont souvent plus cohérents et alignés, ce qui facilite l’identification et la résolution des problèmes et améliore l’efficacité globale.

Enfin, l’automatisation peut également être très bénéfique  pour la conformité en permettant la mise en œuvre de vérifications et de contrôles dans les processus automatisés. Ces contrôles sont importants pour les systèmes de contrôle interne et la conformité globale, car ils fournissent les preuves nécessaires aux régulateurs et aux clients. Les processus automatisés facilitent également la documentation de ces contrôles, ce qui garantit que toutes les exigences de conformité sont respectées et documentées avec précision. En utilisant l’automatisation pour la conformité, les organisations peuvent améliorer leurs processus, réduire les erreurs et, en fin de compte, améliorer leur position globale en matière de conformité.

L’automatisation des processus est souvent considérée comme une solution pour atteindre l’excellence opérationnelle. Cependant, il est important de se rappeler que tous les processus ne se prêtent pas à l’automatisation. Les entreprises doivent d’abord analyser leurs processus afin de déterminer les moyens d’automatisation les mieux adaptés et leur potentiel d’optimisation. Il s’agit d’une étape cruciale, car l’automatisation peut amplifier les inefficacités lorsqu’elle est appliquée à des processus inefficaces.

Les expériences passées ont montré que les bons candidats à l’automatisation sont souvent des processus hautement répétitifs, basés sur des règles, matures et stables, avec un potentiel de retour sur investissement élevé. Dans le contexte d’une organisation, les candidats habituels pour les initiatives d’automatisation se trouvent parmi les processus support, car ces processus rencontrent généralement de nombreux problèmes.

Si vous êtes intéressé, consultez notre article de blog sur la manière d’identifier les candidats à l’automatisation. 

Dans le cas de processus excessivement complexes, le process mining peut constituer une excellente approche pour découvrir l’état réel des processus métier de l’organisation, mettre en évidence les meilleurs candidats à l’optimisation et à l’automatisation des processus, et permettre la comparaison des processus avant et après les initiatives d’automatisation.

Différentes technologies peuvent être utilisées pour une automatisation réussie des processus, en fonction des objectifs et des ressources de l’organisation. Nous allons vous présenter les trois principales méthodes.

L’automatisation robotique des processus est une technologie relativement nouvelle qui est rapidement devenue très populaire. Elle permet de programmer des robots qui imitent les actions d’un humain, telles que la connexion à des applications, la saisie de données et le déplacement de fichiers. L’un des principaux avantages de la RPA est qu’elle permet d’accroître considérablement l’efficacité et la productivité en automatisant les tâches répétitives et fastidieuses.

Cependant, la RPA a aussi ses inconvénients. Tout d’abord, elle nécessite un investissement important en temps, en argent et en ressources lors de la mise en œuvre, ainsi qu’une maintenance continue et une expertise technique pour assurer le bon fonctionnement du système. En outre, une fois l’automatisation en place, il peut être difficile de la modifier ou de l’adapter. Cela peut poser problème si les exigences de l’entreprise ou les processus évoluent au fil du temps. Enfin, des erreurs ou des retards dans le processus peuvent se produire si le logiciel n’est pas configuré correctement.

Les ERP font partie intégrante du paysage informatique de nombreuses organisations depuis des décennies, jouant un rôle crucial dans l’automatisation des processus dans des domaines tels que la comptabilité, la gestion des matières premières, l’approvisionnement et bien d’autres encore. Cette approche présente de nombreux avantages, tels que la fourniture d’une plateforme centralisée pour la gestion et l’automatisation des fonctions de l’entreprise, ce qui permet de rationaliser les processus, de réduire les erreurs humaines et d’améliorer l’efficacité des processus. En revanche, les coûts excessifs d’acquisition et de mise en œuvre, la courbe d’apprentissage abrupte pour les utilisateurs et les coûts supplémentaires pour les ajustements continus, en particulier dans le cas de modifications de processus, peuvent nuire aux avantages perçus des systèmes ERP.

L’automatisation du flux de travail est l’utilisation de logiciels pour rationaliser le flux de tâches et d’informations entre différents systèmes et personnes. Il peut s’agir d’automatiser des tâches telles que l’approbation et l’acheminement des documents, l’attribution des tâches et le suivi de l’avancement des travaux. Elle offre divers avantages tels que la réduction des erreurs humaines, l’amélioration de la conformité et le renforcement de la transparence dans l’ensemble de l’organisation. En outre, l’automatisation des flux de travail permet de gagner du temps et de réduire les coûts en automatisant les tâches répétitives et fastidieuses. Toutefois, sa mise en œuvre peut s’avérer difficile, en particulier pour les processus complexes, et nécessite un investissement en termes de temps, d’argent et de ressources. En outre, à l’instar de la RPA, il peut s’avérer difficile d’ajuster le flux de travail si les besoins de l’entreprise ou les processus évoluent au fil du temps. L’automatisation des flux de travail peut être appliquée à différents types de flux de travail, y compris les processus de production et industriels, bureautiques, humains et centrés sur les documents.

Les inconvénients de l’automatisation du flux de travail peuvent être résolus grâce à l’automatisation low- ou no-code, une technologie qui ne nécessite pas de code écrit, mais qui utilise des interfaces de type « glisser-déposer » et des modèles préconstruits. Cette approche est conçue pour rendre l’automatisation accessible à un plus grand nombre d’utilisateurs, y compris ceux qui n’ont pas de compétences en programmation.

L’automatisation low-code/no-code  offre une mise en œuvre rapide et facile à utiliser, automatisant une variété de processus tels que la saisie de données, la gestion de documents, la planification, etc. Elle réduit le temps et les coûts de développement, permet une mise en œuvre et un retour sur investissement plus rapides, permet aux employés non techniques d’automatiser les processus pour améliorer l’efficacité et la productivité, et est facilement personnalisable en fonction des besoins spécifiques de l’organisation. Toutefois, l’automatisation low- ou no-code est actuellement limitée à la gestion de processus de base ou de parties de processus, ce qui conduit à la création d’applications plus petites.

Pour garantir le succès des initiatives d’automatisation des processus, un large éventail de parties prenantes de l’organisation doit être impliqué et travailler ensemble. Les rôles les plus importants à garder à l’esprit sont les suivants :

Un gestionnaire de projet, qui est chargé de diriger l’initiative d’automatisation des processus, de fixer les objectifs du projet et de créer une feuille de route pour les atteindre. Il est chargé de veiller à ce que le projet reste sur la bonne voie et à ce que toutes les parties prenantes soient informées et impliquées tout au long du processus.

L’analyste métier est chargé de comprendre les processus métier et d’identifier les possibilités d’automatisation. Il travaille en étroite collaboration avec les parties prenantes pour recueillir les besoins, analyser les données et identifier les domaines à améliorer. Il joue également un rôle crucial dans la conception et le test de la solution d’automatisation afin de s’assurer qu’elle répond aux besoins de l’entreprise.

Un responsable technique, qui est chargé des aspects techniques de l’initiative d’automatisation, y compris la conception, le développement et le déploiement de la solution d’automatisation. Il travaille en étroite collaboration avec l’analyste métier pour s’assurer que la solution d’automatisation réponde aux besoins de l’entreprise et qu’elle soit techniquement réalisable.

Les opérationnels, en charge du fonctionnement quotidien de l’entreprise. Ce sont souvent eux qui seront le plus touchés par la solution d’automatisation. Ils sont chargés de tester la solution d’automatisation, de fournir un retour d’expérience et de s’assurer qu’elle est adaptée à l’objectif visé.

L’équipe informatique est responsable de l’infrastructure technique et du soutien de la solution d’automatisation. Elle travaille en étroite collaboration avec le responsable technique pour s’assurer que la réponse est correctement intégrée aux systèmes existants, qu’elle est sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur.

Les architectes d’entreprise qui apportent une vision globale au projet, en veillant à ce que la solution d’automatisation des processus s’intègre aux autres systèmes et processus, et à ce que l’organisation soit prête à adopter et à utiliser efficacement la nouvelle technologie. En bref, les architectes d’entreprise jouent un rôle clé dans la réussite de la mise en œuvre et de l’adoption de l’automatisation des processus au sein d’une organisation.

Le service de conformité veille à ce que la solution d’automatisation soit conforme aux réglementations en vigueur et aux normes industrielles. Il travaille en étroite collaboration avec l’équipe de projet pour s’assurer que la solution réponde à toutes les exigences et qu’elle soit correctement documentée et auditée.

Enfin, la gestion du changement est responsable de la gestion de l’impact organisationnel de l’initiative d’automatisation. Elle travaille en étroite collaboration avec le chef de projet et l’analyste métier pour veiller à ce que les parties prenantes soient informées et impliquées tout au long du processus et à ce que les changements nécessaires aux processus et aux systèmes soient apportés sans accros.

En conclusion, l’automatisation des processus peut constituer un investissement précieux pour les organisations qui cherchent à améliorer leur efficacité, à réduire leurs coûts et à accroître leur productivité opérationnelle. En envisageant la bonne approche, en réunissant une équipe compétente et en sélectionnant soigneusement les bonnes cibles pour l’automatisation, les organisations peuvent garantir le succès de leurs initiatives d’automatisation des processus et récolter tous les avantages des technologies d’automatisation.

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