ZARZĄDZANIE PROCESAMI BIZNESOWYMI
Wprowadzenie
Możesz wierzyć lub nie, ale dobrze udokumentowane procesy są podstawą funkcjonowania Twojej firmy. Jak w przypadku większości rzeczy w życiu, najważniejsza jest konsekwencja. Posiadanie przejrzystej dokumentacji procesowej Twojej działalności biznesowej pomaga codziennie osiągać te same pożądane rezultaty — bez względu wykonawcę. Krótko mówiąc: dokumentacja procesowa to przepis na długoterminowy sukces operacyjny.
W tym artykule przeprowadzimy Cię przez wszystkie tajniki związane ze skutecznym tworzeniem dokumentacji procesowej oraz pomożemy wyposażyć Twoją organizację w kluczową wiedzę i narzędzia, do jak najlepszego wykonywania swojej pracy.
Czym jest dokumentacja procesowa?
Dokumentacja procesowa to całościowy opis tego, jak Twoja organizacja działa, od początku do końca. Jest to zbiór wszystkich istotnych działań ułożonych w sekwencję – przedstawiający zadania do wykonania, odpowiedzialne role, punkty decyzyjne, alternatywne ścieżki procesu i różne wyniki zakończenia procesu.
Jej poziom szczegółowości zmienia się w zależności od celu dokumentacji Twojego procesu (więcej na ten temat we wpisie na blogu o modelowaniu procesów) i często zawiera również szczegółowe informacje na temat narzędzi (takich jak aplikacje lub zasoby) wymaganych do wykonania zadań lub inne istotne informacje dotyczące określonego procesu, takie jak procedury, wytyczne lub manuale.
Dokumentacja procesowa umożliwia zespołom wykonywanie powtarzających się zadań w spójny sposób – eliminując domysły, oszczędzając czas i ostatecznie zapewniając za każdym razem optymalną jakość i wydajność. Dokumentacja procesowa stanowi główne źródło wiedzy o procesach w organizacji oraz niezbędny plan operacyjny dla każdej organizacji.
Dlaczego dokumentacja procesowa jest ważna?
Zasadniczo dokumentacja procesowa to jasna i klarowna instrukcja, jak samodzielnie przejść przez proces biznesowy.
Dobrze sporządzona dokumentacja procesowa zapewnia firmie wiele korzyści, od ustalenia odpowiedzialności za proces i poprawy wydajności, po gwarantowanie jakości operacyjnej i nie tylko!
Oto kilka takich przykładów poniżej:
Stwórz transparentność
Zapewnij szerszy kontekst swoim procesom biznesowym i rzuć światło na to, jak są wykonywane, zwiększając przejrzystość w całej organizacji i pomagając zespołom efektywniej współpracować.
Usprawnij procesy i popraw wydajność
Wykorzystaj architekturę procesów, aby odkryć słabe punkty i zidentyfikować obszary wymagające poprawy (zajrzyj do artykułu na naszym blogu, jak optymalizować procesy biznesowe), co pozwoli Ci opracować nowe sposoby maksymalizacji wydajności.
Zapewnij spójność i utrzymuj jakość
Ogranicz błędy i niejasności w wykonywaniu zadań dzięki sprawdzonemu i przetestowanemu planowi organizacyjnemu. Zredukuj różnice w wydajności zapewniając wszystkim ten sam wysoki standard działania.
Zwiększ produktywność
Upewnij się, że Twoje procesy działają wydajnie — czy to dzięki wykonywanym zadaniom, czy to dzięki automatyzacji procesów — jasno zdefiniowany przegląd procesów pomaga wszystkim zarządzać pracą.
Popraw zaangażowanie w proces
Wprowadź większą przejrzystość do swoich procesów biznesowych, zapewnij wszystkim łatwy dostęp do dokumentacji procesowej i pielęgnuj poczucie odpowiedzialności za każdego członka zespołu.
Zapewnij pełną zgodność
Dopilnuj, aby wszystkie procedury były jasne dla wszystkich, a także promuj stosowanie niezbędnych zasad i przepisów, aby spełnić wymagania dotyczące zgodności Twojej firmy.
Ułatwiaj wdrażanie nowych pracowników
Z łatwością wdrażaj nowych pracowników w wykonywane przez nich procesy biznesowe. Ułatwiaj im adaptację w nowym środowisku oraz dostosowanie do kultury organizacyjnej w Twojej firmie.
Zachowaj wiedzę o procesie
Zarządzaj najważniejszymi informacjami o swoim procesie, upewniając się, że kluczowa wiedza o procesach pozostaje w Twojej organizacji, także w warunkach zmian w zatrudnieniu Twojej organizacji.
Oprócz tworzenia dokumentacji procesowej w celu uzyskania różnych bezpośrednich korzyści, należy pamiętać, że procesy nie są niezmienne. Procesy to żywy zasób w Twojej organizacji, które ewoluują wraz wykonywaniem bieżących zadań, dlatego dokumentacja procesowa powinna odpowiednio odzwierciedlać najnowsze zmiany. Twoja organizacja powinna regularnie przeprowadzać przegląd swoich zdefiniowanych procesów, aby zachować ich dokładność i powtarzalność.
Model cyklicznego zarządzania procesami – taki jak Cykl Zarządzania Procesami Biznesowymi (PMLC) – pomaga wprowadzać zmiany i pielęgnować kulturę ciągłego doskonalenia, a zatem może być świetnym ułatwieniem w tym przedsięwzięciu. Sprawdź nasze bezpłatne seminarium internetowe na ten temat, dowiedz się więcej o naszych najlepszych praktykach w podejściu PMLC i odkryj, jak możesz je wykorzystać, aby napędzać doskonałość procesów w Twojej organizacji!
Cykl Życia Zarządzania Procesami (PMLC) BOC Group
Kto powinien być zaangażowany w tworzenie dokumentacji procesów?
Tworzenie dokumentacji procesowej może angażować szereg interesariuszy w Twojej organizacji, ale należy pamiętać o 4 głównych rolach:
Analityk procesów/Projektant procesów
Jak sama nazwa wskazuje, projektant odpowiada za projektowanie i dokumentowanie procesów biznesowych. Projektant upewnia się, że wszystkie etapy procesu zostały prawidłowo zarejestrowane, a model jest aktualny i dokładny w czasie. Projektant, bezpośrednio przyczyniając się do przejrzystości organizacyjnej i standardów procesów, jest jednym z najważniejszych interesariuszy w tworzeniu dokumentacji procesu.
Recenzent metodyczny
Po zdefiniowaniu modelu procesu jest on często przekazywany tak zwanemu ekspertowi merytorycznemu, który następnie sprawdza dokumentację i przekazuje informacje zwrotne projektantowi procesu.
Menadżer procesów
Menadżer procesu jest odpowiedzialny za doskonalenie dokumentacji procesu z metodycznego punktu widzenia. Poza dbaniem o metodyczną jakość modeli procesów, zazwyczaj wspiera również w planowaniu i moderowaniu warsztatów zarządzania procesami w organizacji oraz wspieraniu ustalonych standardów jakości.
Właściciel biznesowy
Wreszcie, właściciel biznesowy jest odpowiedzialny za ocenę twoich procesów zarówno z perspektywy metodycznej, jak i biznesowej. Dba o to, aby dokumentacja Twojego procesu była spójna w całej organizacji i zgodna ze zdefiniowanymi wytycznymi modelowania oraz najlepszymi praktykami.
Od sprawdzania błędów składni BPMN, przez sprawdzenie wyglądu modelu, ustalenie poprawnego nazewnictwa, osoba dokonująca akceptacji procesu (często właściciel procesu) zatwierdza dokumentację procesu i jego zawartość, zanim zostanie udostępniona czytelnikom.
Jak stworzyć dokumentację procesu?
Istnieje kilka różnych podejść do tego zagadnienia, ale zanim zagłębimy się w szczegóły, ważne jest zdefiniowanie kluczowych celów, które chcesz osiągnąć za pomocą dokumentacji procesu. Cele Twojej inicjatywy pomogą Ci lepiej zrozumieć jej zakres, tj. które procesy należy omówić w pierwszej kolejności, jakie problemy mogą wymagać rozwiązania lub jaki poziom informacji należy udokumentować itp.
Krok 1: Wybierz swoją strategię
Kiedy określisz już swoje cele, będziesz mógł zdecydować, czy podejście z góry na dół (zwykle stosowane do tworzenia przejrzystości i doskonałości operacyjnej w organizacji), czy podejście z dołu do góry (zalecane, gdy trzeba zająć się najpierw konkretnym problemem procesowym) będzie najlepiej dopasowane do Twojej strategii dokumentowania procesów.
Decydując się na podejście z góry na dół, najpierw koncentrujesz się na tworzeniu mapy architektury procesów organizacji (tzw. widok z loty ptaka), pomijając na razie wchodzenie w szczegółowe modelowanie diagramów. Z drugiej strony, stosując podejście z dołu do góry zaczniesz od szczegółowego opisywania swoich procesów, by z czasem przejść do tworzenia mapy architektury procesów. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, obejrzyj nasz webinar o tworzeniu map procesów.
Krok 2: Zdefiniuj odpowiedzialności
Teraz, gdy wiesz już, jakie podejście będzie dla Ciebie najbardziej odpowiednie i jakie procesy będziesz dokumentować, ważne jest, aby określić, którzy interesariusze zostaną zaangażowani i jakie będą ich obowiązki. Jako minimum powinieneś zdefiniować właściciela procesu za każdy z Twoich procesów oraz osobę odpowiedzialną za utrzymanie modelu procesu (projektant procesów lub analityk).
Krok 3: Określ zakres i granice procesu
Zdefiniuj niezbędne dane wejściowe do procesu, aby Twój zespół, mógł dokumentować procesy w pożądany sposób. Odpowiedz też na pytania – jaki poziom szczegółowości powinna mieć dokumentacja procesu? Z ilu poziomów powinien składać się Twój proces? Jakie kluczowe informacje powinny znaleźć się w każdym modelowanym procesie? Pomoże Ci to określić oczekiwania i lepiej oszacować spodziewane efekty Twojej inicjatywy procesowej.
Krok 4: Zbierz informacje o procesie
Po zebraniu wstępnych niezbędnych informacji nadszedł czas na wymodelowanie procesów od początku do końca. Można to zrobić indywidualnie lub częściej – w ramach warsztatów z ekspertami w dziedzinie danego procesu. Celem tego ćwiczenia będzie zrozumienie kluczowych cech procesu:
- jaki jest cel procesu?
- co rozpoczyna proces?
- jaki powinien być końcowy wynik lub rezultat procesu?
- z jakich kroków składa się proces?
- kto jest zaangażowany w proces i w jakim charakterze (zgodnie z zasadą RACI)?
- jakie zasoby są niezbędne do jego wykonania?
- jakie są kluczowe wytyczne dotyczące jakości?
Dzięki temu będziesz w stanie ustalić kroki procesu we właściwej kolejności i określić normalny przebieg procesu, czyli tak zwaną „szczęśliwą ścieżkę” procesu – opisującą idealny sposób, w jaki proces miałby przebiegać. Należy jednak pamiętać, że większość procesów biznesowych nie zawsze przebiega tą samą ścieżką z różnych powodów. Dlatego ważne jest również zanotowanie najistotniejszych wyjątków, a także kroków, które zostaną podjęte w celu ich rozwiązania.
Krok 5: Wizualizuj swoje procesy
Chociaż nie zawsze musisz tworzyć procesy w sposób graficzny, z pewnością znacznie ułatwia to uzyskanie właściwego przeglądu procesu i niezbędnych szczegółów wokół niego. W tym celu wysoce zalecane jest narzędzie do dokumentowania i zarządzania procesem, takie jak ADONIS. Starannie zwizualizowane procesy poprawiają przejrzystość i czytelność dokumentacji, ułatwiając w ten sposób jej czytelność i późniejsze zaangażowanie użytkownika!
Przykład dokumentacji procesowej w systemie ADONIS
Aby zapewnić spójność komunikacji procesowej dla wszystkich interesariuszy, bardzo pomocny może być standard modelowania procesów, taki jak Business Process Model and Notation (BPMN). Zapoznaj się z naszym bezpłatnym plakatem dotyczącym BPMN i poznaj podstawy najpopularniejszej notacji modelowania procesów na rynku!
Krok 6: Zdefiniuj kluczowe powiązane zasoby
Po zakończeniu tworzenia dokumentacji procesu należy uzupełnić istniejące dane wejściowe, zapisując najważniejsze aktywa i zasoby organizacji związane z procesami. Takie zasoby mogą obejmować: role RACI, jednostki organizacyjne, dokumenty, aplikacje IT i inne. Uchwycenie takich zależności pomoże Ci uzyskać bardziej holistyczne zrozumienie Twojej architektury procesów i sprawi, że Twoja dokumentacja procesu będzie dokładniejsza.
Również w tym przypadku narzędzie do modelowania procesów, takie jak ADONIS, będzie przydatne – dzięki narzędziu można bezproblemowo przedstawiać powiązania między zasobami, przydzielać osoby odpowiedzialne w ramach procesów oraz zachowywać większą przejrzystość i dokładność dokumentacji procesów.
Krok 7: Sprawdź składnię i zweryfikuj wytyczne dotyczące modelowania
Ten krok daje możliwość sprawdzenia Twoich procesów pod kątem wytycznych dotyczących modelowania i zidentyfikowania potencjalnych błędów i/lub pominiętych informacji. To ostatni kamień milowy, który projektant procesu musi wykonać, zanim poprosi jednego z recenzentów o akceptację procesu.
Krok 8: Uzyskaj informacje zwrotne i uzupełnij swój proces
Ostatnim krokiem w tworzeniu dokumentacji procesu jest uzyskanie informacji zwrotnej i zatwierdzenia przez odpowiednich interesariuszy i specjalistów ds. procesów. Jest to krytyczny krok, który pozwala spojrzeć na całą dokumentację i określić wszelkie ostatnie luki lub wymagane poprawki, przez osoby z zewnątrz. Jeśli Twoje procesy przejdą przez ustalone ramy jakości co do akceptacji (przegląd metodyczny i biznesowy), możesz opublikować swoją dokumentację i udostępnić ją wszystkim użytkownikom.
Krok 9: Publikacja Twoich procesów
Udostępnij dokumentację wszystkim odpowiednim pracownikom i interesariuszom w firmie. Zadbaj o odpowiednie ogłoszenie i zakomunikowanie nowych procedur oraz pomóż swoim użytkownikom przyzwyczaić się do docelowego sposobu pracy organizując szkolenie oraz określając osobę kontaktową do wsparcia, czy np. dedykowane forum wsparcia.
Zakończenie
Tworzenie dokumentacji procesów, choć jest czasami wymagające, jest jednym z najpotężniejszych sposobów na osiągnięcie doskonałości procesowej w Twojej firmie i umożliwienie zespołom wykonywania pracy z minimalnych wysiłkiem. W tym przewodniku pokazaliśmy, co jest potrzebne do skutecznego tworzenia wysokiej jakości dokumentacji procesowej i jak możesz tą wiedzę wykorzystać, aby przenieść swoje działania na nowy poziom produktywności.
Aby uzyskać dalsze szczegółowe informacje na temat dokumentacji procesu, zapoznaj się z naszymi powiązanymi materiałami poniżej i pamiętaj, posiadanie odpowiednich narzędzi do dyspozycji może mieć decydujące znaczenie, jeśli chodzi o dokumentację procesową i jej akceptację w Twojej organizacji.
Dzięki narzędziu do modelowania i zarządzania procesami ADONIS, wyróżnionym jako ,,customer’s choice” w ocenie firmy Gartner, masz idealnego towarzysza, który wesprze Cię na wszystkich etapach cyklu życia dokumentacji procesu. Odkryj naszą ofertę już teraz i stwórz kulturę przejrzystości i elastyczności w swojej firmie już dziś!
Zapisz się na cotygodniowe aktualności.
