Uwolnij potęgę BPMN 2.0: kompletny przewodnik po notacji modelowania procesów biznesowych

Znalezienie wspólnego języka do komunikacji w organizacji jest trudnym zadaniem, szczególnie w codziennej rzeczywistości biznesowej. Wystarczy pomyśleć o pracy różnych komórek organizacyjnych, z których każda realizuje na co dzień różne zadania. Przypomina to sytuację, w której każdy rozmawia innym językiem, co może prowadzić prowadzić do nieporozumień i nieefektywności. Jest to szczególnie problematyczne, gdy firmy chcą usprawniać i standaryzować sposób prowadzenia działalności. Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że organizacje często nie są jednolitym bytem, a złożonym organizmem, który musi współpracować zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie — na rynku wewnętrznym, jak i międzynarodowym. Rozwiązaniem, które zamyka luki w komunikacji i toruje drogę do usprawnionych procesów jest notacja BPMN. Obrazowo mówiąc, BPMN to pewien uniwersalny język, który opisuje sposób działania poszczególnych komórek, umożliwiając jednostkom biznesowym bezproblemową współpracę.

Niniejszy wpis na blogu to przewodnik, który pomoże Ci w pełni wykorzystać potencjał BPMN — standardu, który pomaga zmieniać wyzwania w możliwości. Dzięki graficznemu językowi opisywania procesów, BPMN wspiera organizacje w skutecznej komunikacji skomplikowanych procesów, a także pomaga zachować przejrzystość i zgodność. Z artykułu dowiesz się, jak modele BPMN nie tylko pomagają przełamywać bariery, ale także tworzą solidną podstawę do optymalizacji procesów.

BPMN (Business Process Model and Notation) to graficzna notacja służąca do modelowania procesów biznesowych. Jest to szeroko akceptowany i rozpoznawalny standard używany przez narzędzia klasy BPM do tworzenia wizualnych modeli procesów biznesowych. BPMN 2.0 to najnowsza wersja specyfikacji BPMN, oferująca szeroki zestaw symboli i zasad stosowanych w modelowaniu procesów.

Geneza BPMN sięga początku lat 2000, kiedy to coraz bardziej oczywista stała się potrzeba stworzenia znormalizowanej notacji graficznej do modelowania i komunikowania procesów biznesowych. Przed opracowaniem BPMN różne organizacje i branże używały własnych, autorskich notacji, co prowadziło do niespójności, trudności w zrozumieniu i barier we współpracy.

BPMN 2.0 to intuicyjna i wystandaryzowana notacja, która umożliwia jasną i szybką wymianę informacji o procesach między analitykami biznesowymi, właścicielami procesów i różnymi interesariuszami, ułatwiając efektywną współpracę i podejmowanie decyzji w całej organizacji. Dzięki bogatemu zestawowi obiektów modelowania, w tym aktywnościom, zdarzeniom, bramkom, konektorom i obiektom danych, BPMN 2.0 pozwala na uchwycenie wszystkich szczegółów w złożonych procesach biznesowych. Notacja pozwala na modelowanie procesów od początku do końca, jak również poszczególnych podprocesów występujących w ramach większego procesu.

W sercu składni BPMN 2.0 znajduje się metamodel, który definiuje obiekty modelowania i zasady ich wykorzystania, konieczne przy modelowaniu procesu biznesowego. Ten znormalizowany standard opisu procesu jest powszechnie uznanym i użytkowanym na rynku sposobem opisywania wielu różnych kategorii procesów biznesowych, w tym procesów wykonywanych przez ludzi, systemy informatyczne oraz procesów decyzyjnych.

BPMN jest potężnym narzędziem dla organizacji dążących do efektywnego zarządzania procesami. Wprowadzenie BPMN przynosi firmom szereg korzyści:

BPMN to ujednolicona i spójna notacja, która obejmuje różne aspekty procesów biznesowych, zapewniając jasność i zrozumienie w całej organizacji.

BPMN wykorzystuje jasny język graficzny, dzięki czemu jest łatwiejszy do przyswojenia w porównaniu do tradycyjnych opisów tekstowych, co sprzyja poprawie komunikacji i zrozumienia wewnątrz organizacji.

BPMN zawiera konstrukcje, które są łatwe do zrozumienia dla użytkowników biznesowych — np. „zdarzenia początkowe” i „zdarzenia końcowe”, co sprawia, że notacja jest dostępna dla szerszej grupy odbiorców, w tym również dla użytkowników nietechnicznych.

BPMN jako neutralna i powszechna notacja przyjęta przez wielu dostawców rozwiązań, pozwala organizacjom wybierać spośród wielu dostępnych narzędzi, co zapewnia elastyczność i możliwość adaptacji.

BPMN upraszcza mapowanie procesów biznesowych, czyniąc je bardziej dostępnymi dla szerszej grupy odbiorców, w tym dla interesariuszy nietechnicznych.

BPMN jest często preferowany przez osoby z doświadczeniem w modelowaniu procesów biznesowych oraz analizie biznesowej, przez co jest odpowiednim wyborem dla organizacji skoncentrowanych na tych obszarach.

Firmy czerpią korzyści ze standaryzacji procesów poprzez zastosowanie notacji BPMN, co prowadzi do zwiększenia wydajności, ograniczenia błędów i lepszego ogólnego zarządzania procesami.

BPMN pozwala na elastyczność w tworzeniu schematów, które mogą być proste lub złożone,  dostosowując się do wymagań i potrzeb  procesów w organizacji.

Używanie notacji BPMN zapewnia organizacjom wystandaryzowane, przyjazne dla biznesu podejście do modelowania procesów, wspierając przejrzystość i zwiększając ogólną efektywność operacyjną.

Standard BPMN obejmuje kilka typów diagramów, z których każdy służy określonemu celowi wizualizacji i dokumentacji procesów biznesowych. Oto kluczowe typy diagramów BPMN:

Diagramy procesów dostarczają szczegółowego obrazu przepływu działań w ramach pojedynczego procesu. Wykorzystują symbole takie jak zadania, bramki i zdarzenia do ilustracji przepływu procesu.

Diagramy współpracy pokazują, jak różni uczestnicy procesu wchodzą ze sobą w interakcje. Podkreślają przepływ komunikacji i zdarzeń wymienianych między różnymi podmiotami zaangażowanymi w wspólny proces biznesowy.

Diagramy choreografii koncentrują się na interakcjach między dwoma lub więcej uczestnikami, nie określając wewnętrznych szczegółów procesu każdego z uczestników. Ilustrują one sekwencję wiadomości i działań wymienianych między uczestnikami.

Diagramy konwersacji dostarczają informacji o tym, jak uczestnicy komunikują się i współpracują w procesie biznesowym. Prezentują relacje i interakcje między różnymi uczestnikami, nie zagłębiając się w szczegółowy przepływ procesu.

Diagramy danych koncentrują się na informacjach wymienianych w ramach procesu biznesowego. Reprezentują obiekty danych, artefakty oraz asocjacje danych, dostarczając informacji o przepływie i transformacji danych wewnątrz procesu.

Zrozumienie, jak wykorzystuje się różne typy diagramów notacji BPMN, pozwala organizacjom na kompleksowe modelowanie i analizowanie ich procesów biznesowych oraz jasną i szybką komunikację.

Poniżej opisujemy podstawowe elementy diagramu BPMN, które obejmują zadania, zdarzenia oraz bramki. Zadania reprezentują pracę do wykonania w procesie, zdarzenia reprezentują możliwe wyzwalacze lub wyniki procesu, bramki natomiast reprezentują punkty decyzyjne.

Są to podstawowe elementy diagramu BPMN i obejmują zadania, zdarzenia oraz bramki. Zadania reprezentują pracę do wykonania w procesie, zdarzenia reprezentują możliwe wyzwalacze procesu, zdarzenia, które dzieją w trakcie procesu oraz możliwe wyniki procesu. Bramki natomiast reprezentują punkty decyzyjne lub możliwe rozgałęzienia procesu na inne ścieżki w procesie.

Reprezentują przepływ informacji w procesie biznesowym, informacje zawarte w dokumentach, e-mailach, listach itp. Obiekty danych mogą być używane w procesie lub pojawić się jako wynik procesu.

Obejmują przepływy pracy, przepływy komunikatów oraz asocjacje (danych). Przepływy pracy definiują kolejność wykonywania działań, przepływy komunikatów reprezentują wymianę informacji, a asocjacje dostarczają dodatkowych informacji i adnotacji do diagramu.

Reprezentują uczestników procesu lub grupy zaangażowane w proces. Baseny i tory pomagają ustalić odpowiedzialności i role w procesie.

To dodatkowe elementy, które można wykorzystać do dostarczania dodatkowych informacji lub szczegółów o procesie. Artefakty mogą obejmować adnotacje, obiekty danych oraz grupy.

Podsumowując, metamodel BPMN 2.0 zapewnia zestaw obiektów i metod do modelowania i komunikowania procesów biznesowych w sposób jasny i spójny. Korzystając ze wspólnego standardu, różni interesariusze otrzymują narzędzie do łatwego zrozumienia i analizy procesów, co ułatwia identyfikację obszarów do poprawy i optymalizacji procesów.

BPMN koncentruje się na procesie, który jest zestawem połączonych i zorganizowanych działań służących realizacji celów organizacji. Proces biznesowy zaczyna się od zdarzenia początkowego i kończy na zdarzeniu końcowym. Między tymi zdarzeniami występują następujące po sobie zadania, które są połączone ze sobą konektorem (sequence flow). Punkty decyzyjne lub rozgałęzienia w procesie są oznaczane bramkami, które mogą służyć także do łączenia ścieżek w procesie. Procesy biznesowe zawsze wiążą się z koordynacją osób, zasobów i/lub technologii. Artefakty służą do definiowania dodatkowych informacji w procesie biznesowym, chociaż ilość i złożoność tych informacji może być zbyt duża w praktycznym modelowaniu procesów biznesowych.

Ostatecznym celem jest wykorzystanie notacji do jasnego komunikowania i dokumentowania procesów w sposób zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych interesariuszy. Dlatego kluczowe jest dostosowanie notacji do konkretnych potrzeb organizacji. Oznacza to, że firmy mogą potrzebować dostosować notację, dodając lub usuwając elementy, upraszczając niektóre reguły, aby notacja była bardziej praktyczna w codziennym użytkowaniu. Pozwala to organizacjom identyfikować obszary do poprawy i optymalizować swoje procesy, co prowadzi do poprawy efektywności i skuteczności.

System ADONIS rozszerza notację BPMN o nowoczesne wymagania biznesowe

Inne sposoby dostosowania BPMN do potrzeb biznesu mogą obejmować rozszerzenie metamodelu o koncepcje i atrybuty istotne przy mapowaniu profesjonalnych scenariuszy biznesowych. Ponadto organizacje mogą decydować się na dodanie innych języków modelowania dla konkretnych zastosowań, takich jak UML do projektowania aplikacji IT czy DMN do modelowania decyzji biznesowych. Kolejnym sposobem rozbudowy BPMN 2.0 jest włączenie dodatkowych modeli takich jak: modele dokumentów, modele architektury procesów, modele ryzyk oraz modele systemów informatycznych. Dzięki takiemu podejściu firmy mogą uzyskać bardziej kompleksowy obraz swoich procesów i powiązanych z nimi zasobów. Co więcej, aby ułatwić integrację zarządzania procesami (BPM) z architekturą korporacyjną (EA), BPMN 2.0 można dostosować do zgodności z notacją ArchiMate. Pozwala to na lepsze dopasowanie modelowania procesów biznesowych z modelowaniem architektury korporacyjnej. BPMN 2.0 może być również odpowiedzią na potrzeby zaspokojenia szerokiego zakresu przypadków użycia poprzez modelowanie procesów zarówno biznesowych, jak i technicznych. Wreszcie, umożliwiając także integrację z Automatyzacją procesów i Process Mining, firmy mogą znacznie zwiększyć wartość swoich modeli BPMN.

BPMN 2.0 służy jako uniwersalny język, który przekracza bariery w organizacji, promując płynną współpracę i usprawnione operacje. Notacja ta łączy różne obszary organizacji, oferując intuicyjny i wystandaryzowany sposób komunikacji w skomplikowanych procesach. Rozszerzenia metamodelu, takie jak np. ADONIS dopasowany do biznesu, mogą pomóc dostosować standard BPMN do specyficznych wymagań firmy, sprzyjając lepszej identyfikacji obszarów do poprawy i optymalizacji. Co więcej, BPMN można integrować z innymi językami modelowania, rozszerzając jego zastosowanie do wielu scenariuszy biznesowych. Podsumowując, graficzna notacja modelowania procesów BPMN jest potężnym narzędziem, usprawniającym komunikację, przejrzystość i napędzającym doskonalenie procesów w Twojej organizacji.