Sukces automatyzacji procesów w 7 krokach

Optymalizacja procesów organizacji zawsze była jednym z podstawowych celów Zarządzania Procesami Biznesowymi, a automatyzacja odgrywa w tym kluczową rolę. Stanowi jeden z najważniejszych elementów w ramach transformacji cyfrowej – dając gwarancję zwiększenia wydajności operacyjnej i stworzenia dodatkowych możliwości dzięki różnym jej formom. Nic więc dziwnego, że ten temat szturmem zdobywa świat biznesu.

Analitycy biznesowi lub kadra zarządzająca muszą jednak uważać, aby nie dać się nabrać na tanie slogany marketingowe, możliwy zakres scenariuszy wdrożenia automatyzacji procesów jest bowiem dość szeroki. Dlatego musisz dokładnie wiedzieć, jakie podejście do automatyzacji procesów będzie odpowiednie dla Ciebie. Tylko w taki sposób można faktycznie oczekiwać rezultatów z wdrożonej automatyzacji.

Ten artykuł zagłębia się w niektóre z najczęstszych terminów związanych z automatyzacją procesów i zawiera przewodnik krok po kroku, w jaki sposób można urzeczywistnić cele automatyzacji procesów.

Automatyzacja procesów od dłuższego czasu porusza się na fali trendów, a odkąd termin „Robotic Process Automation (RPA)” pojawił się kilka lat temu – temat ten stał się bardzo modny. W RPA poszczególne zadania w procesie, a nawet krótkie serie zadań, przejmują roboty, a dokładniej: makra lub boty programowe. Boty te zaprojektowane są do odtwarzania operacji realizowanych przez człowieka w systemach i narzędziach informatycznych., dzięki czemu są w stanie wykonywać powtarzalne zadania o wysokiej częstotliwości i o stosunkowo niskim poziomie złożoności. Pozwala to na optymalizację na „najniższym” poziomie architektury procesów. Delegowanie zadań pojedynczego procesu do botów uwalnia dodatkowe możliwości, ale z kolei napotyka pewne ograniczenia, jeśli chodzi o stopień automatyzacji.

Z drugiej strony systemy ERP istnieją znacznie dłużej i są bardzo szeroko rozpowszechnione. Od dziesięcioleci są integralną częścią środowiska IT wielu organizacji, wspierając realizację procesów w obszarach takich jak księgowość, gospodarka materiałowa, zaopatrzenie i tym podobne. Jednak pomimo ogromnych korzyści, jakie mogą zapewnić, systemy ERP również nie są całkowicie wolne od wad. Wysokie koszty zakupu i wdrożenia, długi czas nauki dla użytkowników i znaczne dodatkowe koszty bieżących dostosowań – zwłaszcza w przypadku zmian w procesach – odbierają część zalet, jakie na początku posiadają systemy ERP.

Pomiędzy tymi dwoma światami, w ostatnich latach, pojawiała się coraz większa luka, którą można teraz wypełnić poprzez automatyzację procesów opartą o rozwiązania low-code/no-code. W ciągu ostatnich kilku lat wielu producentów wprowadziło na rynek rozwiązania, które umożliwiają działom biznesowym samodzielną automatyzację procesów, często bez (lub przy minimalnym) zaangażowaniu IT.

W szczególności procesy wsparcia, które znajdują się praktycznie w każdej branży (a których celem jest optymalne ułatwienie podstawowej działalności firmy) są często obsługiwane za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, list kontrolnych lub niezliczonych e-maili i dlatego niejednokrotnie powodują wiele problemów. Nieudokumentowane lub słabo udokumentowane, nieprzejrzyste i podatne na błędy procesy wsparcia, w których odpowiedzialność jest w wielu przypadkach niejasna (przez co poszczególne zadania łatwo jest pominąć), prowadzą do długich czasów oczekiwania, opóźnień i zapętleń procesów, co ostatecznie powoduje frustrację wszystkich zaangażowanych. Co więcej, często błędy te są również niewykrywalne, co w niektórych przypadkach prowadzi do trudności w udowodnieniu zgodności z wymogami regulacyjnymi.

Procesy te zwykle znajdują się w obszarach takich jak marketing, HR, raportowanie, IT, dział prawny lub są po prostu pewnymi rodzajami procesów, takimi jak procesy zatrudniania, które z różnych powodów nie znalazły się w istniejącym systemie ERP, ale nadal mogą korzystać z zalet automatyzacji procesów. Podejście oparte na formularzach lub no-code/low-code „inspiruje” do refleksji nad automatyzacją tych procesów, ponieważ ich implementacja często może odbywać się przy niewielkim lub żadnym zaangażowaniu IT, podobnie jak RPA, ale z lepszymi wynikami.

Automatyzacja procesów może być  bardzo dobrze wdrożona w istniejących cyklach i metodach zarządzania, niezależnie od tego, czy jest to cykl Deminga (Plan-Do-Check-Act – PDCA), cykl życia zarządzania procesami (PMLC), czy temu podobne. Porównywalnie do tych metod, zrównoważona automatyzacja procesów obejmuje planowanie/identyfikację, projektowanie, analizę i optymalizację, a także wdrażanie, wykonanie i bieżące monitorowanie/kontrolowanie.

Najlepszym sposobem na opisanie podejścia do automatyzacji procesów jest wykonanie 7 poniższych kroków:

Zidentyfikuj potencjał automatyzacji:

Oceń swój portfel procesów pod kątem potencjału automatyzacji, na przykład na podstawie typów procesów lub zdefiniowanych cech procesu, takich jak złożoność, częstotliwość wykonywania, stopień standaryzacji i tym podobne. Tutaj wiele firm korzysta z istniejącej, łatwej do interpretacji dokumentacji procesu. Im bardziej szczegółowa jest ta dokumentacja, tym lepiej można uwzględnić inne parametry przy wyborze procesów: wykorzystywane systemy, zidentyfikowane ryzyka i zależności lub wpływ na procesy poprzedzające i następujące.

Analizuj i optymalizuj swoje procesy

Zanim przystąpisz do automatyzacji, poświęć trochę czasu na dokładną analizę wybranych procesów i natychmiastowe wyeliminowanie głównych niedoskonałości. Jeśli zautomatyzujesz nieefektywny, wadliwy proces, pozostanie on wadliwy lub nieefektywny nawet po zautomatyzowaniu, a wady te mogą się zwiększyć. Przeprowadź przybliżoną analizę kosztów i korzyści za pomocą usprawnionego procesu, porównując zautomatyzowany proces TO-BE z obecnym procesem AS-IS. W tym kontekście przeprowadzenie symulacji procesu może być bardzo pomocne w określeniu potencjalnych oszczędności, porównaniu ich z kosztami projektu automatyzacji, a tym samym ocenie zwrotu z inwestycji.

„Pierwszą zasadą każdej technologii używanej w biznesie jest to, że automatyzacja zastosowana do wydajnego działania zwiększy wydajność. Drugą, że automatyzacja zastosowana do nieefektywnej operacji zwiększy nieefektywność”.

– Bill Gates

Zdefiniuj wykonywalny proces

Przekształć zoptymalizowany proces w diagram typu workflow, który pokazuje logikę wykonywania. Ten diagram jest zwykle pozbawiony czynności lub decyzji czysto manualnych i wzbogacony o nowe zadania lub zdarzenia do wykonania. Następnie dodaj informacje techniczne o wykonaniu poszczególnych kroków, generując w ten sposób ostateczny schemat wykonania procesu. Niezbędne ulepszenia mogą się tutaj różnić w zależności od wybranej platformy do automatyzacji i niezbędnej integracji z otaczającymi systemami. Proste zadania można zazwyczaj realizować bezpośrednio, bez konieczności posiadania umiejętności programowania.

Utwórz wymagane formularze/wejścia

Równolegle do tworzenia procesu wykonywalnego można rozpocząć projektowanie formularzy. W rzeczywistości często jest nawet wskazane, aby rozpocząć projektowanie formularzy na wczesnym etapie, aby móc wprowadzać ulepszenia, zarówno na diagramie workflow, jak i formularzach na potrzeby stworzenia szybkiego prototypu. Ponadto wczesne tworzenie formularzy pozwala również na wstępną walidację przez użytkowników końcowych, co zwykle znacznie poprawia jakość procesu, a także jego akceptację.

Przygotuj się do wdrożenia

Podczas etapu wdrożenia lub w ramach przygotowań do niego upewnij się, że uzyskałeś potwierdzenia techniczne dla nowego procesu. Poinformuj i przeszkól pracowników oraz upewnij się, że wszystkie zadania techniczne dla skutecznego zarządzania zmianą i wdrożenia zostały wykonane.

Uruchom proces

Gotowe! Nowy proces jest teraz dostępny dla pracowników i realizowany z wykorzystaniem wsparcia narzędzi typu workflow. Decyzja, którą należy podjąć, brzmi: czy chcesz, aby Twój zautomatyzowany proces był dostępny od razu dla wszystkich, których to dotyczy, czy nadal chcesz go produktywnie „testować” – na początku na mniejszą skalę, – dla uzyskania cennych informacji.

Monitoruj wyniki

Monitoruj KPI odpowiednie dla celów projektu i uwag dotyczących kosztów i korzyści. Zwróć szczególną uwagę na jakość realizacji procesu na wczesnych etapach nowo zautomatyzowanego procesu, zwłaszcza na to, jak często dodawane są czynności ad hoc lub obierane są alternatywne ścieżki procesów. Obserwacje te można wykorzystać do weryfikacji projektu procesu, aby w razie potrzeby można było wprowadzić korekty. Zasadniczo wszystkie wyniki monitorowania mogą służyć jako podstawa dla przyszłych usprawnień procesów.

W nadchodzących latach automatyzacja procesów będzie z pewnością nadal się rozwijała. Stopień automatyzacji w niemal wszystkich organizacjach wciąż mieści się w dolnym dwucyfrowym przedziale procentowym. Jako decydent i/lub strona zainteresowana potrzebujesz nie tylko wiedzy na temat różnych opcji automatyzacji, ale także odpowiedniego podejścia, a także narzędzi wspierających, aby odpowiednio sprostać wyzwaniu.

W ramach automatyzacji procesów wspieranej systemem ADONIS, Grupa BOC zapewnia kompleksowy zestaw narzędzi, który bezproblemowo poprowadzi Cię przez niezbędne etapy automatyzacji procesów. Dzięki zintegrowanemu zestawowi narzędzi w ADONIS nie tylko zapewniasz, że robisz wszystko dobrze (automatyzacja procesów), ale także, że robisz właściwe rzeczy (zarządzanie procesami), a co najważniejsze – nie zadowalasz się jednorazowym sukcesem projektu, ale także integrujesz swoje wyniki z procesem ciągłego doskonalenia w firmie.

W dodatkowych materiałach znajdziesz konkretne przykłady klasycznych, opartych o workflow procesów low-code/no-code (WEBINAR), a także porady i wskazówki dotyczące Twojej inicjatywy automatyzacji procesów (PLAKAT).