ZARZĄDZANIE PROCESAMI BIZNESOWYMI
Wstęp
Wyobraź sobie, że wdrażasz nowy proces biznesowy i okazuje się, że efekty nie spełniają Twoich oczekiwań. Pojawiają się nieprzewidziane odchylenia, czasy wykonywania zadań przekraczają szacunki, a zadania się piętrzą czekając na wykonanie. Presja doprowadza do stosowania dróg na skróty oraz niezadowolenia klientów z powodu długiego czasu oczekiwania. Aby poradzić sobie z takimi problemami i, co więcej, zapobiegać im, kluczowe staje się zrozumienie rzeczywistych zdarzeń zachodzących podczas realizacji procesu. I w tym miejscu do gry wkracza monitorowanie procesów.
W poniższym wpisie przedstawiamy temat monitorowania procesów, badając jego cel i prezentując korzyści. Omawiamy także, w jaki sposób monitorowanie umożliwia organizacjom pozyskiwanie istotnych informacji, a także usprawnianie działań w celu zwiększenia wydajności i zadowolenia klientów.
Na czym polega monitorowanie procesów?
Monitorowanie procesów obejmuje szereg działań mających na celu poprawę wydajności operacyjnej poprzez śledzenie, analizę i ocenę kluczowych procesów w organizacji.
Zakres, w jakim monitoring procesów jest wykorzystywany, zależy od poziomu dojrzałości BPM w organizacji.
W organizacjach o niskiej dojrzałości BPM monitorowanie procesów może być ograniczone lub nawet nie istnieć. Jednakże, mimo że w organizacji może brakować ustandaryzowanych procesów, przejrzystej dokumentacji procesowej lub ustrukturyzowanego podejścia do doskonalenia procesów, monitorowanie procesów może być wciąż korzystne. Dzięki wychwytywaniu problemów w procesach można na przykład podjąć kroki naprawcze i zminimalizować negatywny wpływ tychże problemów na działalność operacyjną i zgodność z przepisami. Śledząc wydajność nawet na podstawowym poziomie firmy mogą nadal identyfikować luki w wydajności i podejmować ukierunkowane inicjatywy w celu ich wyeliminowania.
Wraz ze wzrostem dojrzałości BPM organizacji na przestrzeni czasu, poprawia się zdolność do skutecznego monitorowania procesów. Dobrze zdefiniowane procesy, ustalone wskaźniki wydajności i dokumentacja procesów pozwalają organizacjom na gromadzenie odpowiednich danych i dokładniejsze mierzenie kluczowych wskaźników wydajności. Mogą również wykorzystywać zaawansowane techniki i narzędzia monitorowania procesów, aby uzyskać głębszy wgląd w ich wydajność.
Wyższy poziom dojrzałości BPM umożliwia organizacjom płynną integrację monitorowania procesów z ich ogólnymi inicjatywami w zakresie doskonalenia procesów. Z czasem staje się to integralną częścią kultury organizacyjnej, a ciągłe monitorowanie i analiza są nieodłącznym elementem codziennych działań. Organizacja może proaktywnie identyfikować wąskie gardła procesów, nieefektywności i obszary wymagające poprawy, stymulując ciągłą optymalizację procesów i osiągając wyższy poziom doskonałości operacyjnej.
Monitorowanie procesów w kontekście cyklu życia zarządzania procesami (PMLC)
Monitorowanie procesów jest centralnym elementem cyklu życia zarządzania procesami (PMLC). PMLC to koncepcja, która opisuje etapy rozwoju procesu – od początkowego odkrycia potrzeby zmiany, do ostatecznego wdrożenia i ciągłego monitorowania procesu. Zazwyczaj jest stosowana do przyszłych procesów, po ich wdrożeniu. Dlatego też monitorowanie procesu zaliczamy do ostatniej fazy cyklu życia zarządzania procesami, czyli fazy monitorowania i ciągłego doskonalenia.
Aby dowiedzieć się więcej o strukturze PMLC, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu o zarządzaniu procesami biznesowymi. Szczegółowe informacje na temat poszczególnych faz PMLC znajdziesz w naszych publikacjach dotyczących dokumentacji procesów, analizy procesów lub wdrażania procesów.
Cykl życia zarządzania procesami (PMLC) BOC Group
Rola KPI w skutecznym monitorowaniu procesów
Monitorowanie procesów biznesowych opiera się na kluczowych wskaźnikach. Organizacje definiują i śledzą kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które są zgodne z ich celami strategicznymi i priorytetami operacyjnymi. KPI mogą się różnić w zależności od charakteru monitorowanych procesów i konkretnych celów organizacji. Na przykład firma produkcyjna może skupiać się na takich wskaźnikach, jak czas cyklu, wydajność produkcji, wskaźnik defektów i zużycie sprzętu, podczas gdy firma zorientowana na obsługę klienta może kłaść nacisk na wskaźniki, takie jak średni czas reakcji, wyniki satysfakcji klienta i wskaźnik rozwiązywania problemów podczas pierwszego kontaktu.
Dzięki ciągłemu monitorowaniu i mierzeniu tych wskaźników organizacje zyskują kompleksowe zrozumienie wydajności swoich procesów. Mogą identyfikować wzorce, trendy i anomalie w danych, co pozwala im podejmować decyzje oparte na danych i realizować odpowiednie działania. Na przykład, jeśli dany proces stale przekracza zdefiniowany czas cyklu, interesariusze mogą zbadać przyczyny, takie jak ograniczenia zasobów lub nieefektywne sekwencje zadań, a następnie wdrożyć środki naprawcze w celu optymalizacji przepływu procesu. Aby skutecznie i wydajnie monitorować KPI, rekomendujemy korzystanie ze wsparcia opartego na narzędziach takich jak ADONIS Strategy & Performance Management.
Dlaczego warto monitorować procesy biznesowe?
Monitorowanie procesów biznesowych przynosi organizacjom różne korzyści, które przyczyniają się do osiągania doskonałości operacyjnej i trwałego sukcesu.
Zwiększona wydajność
Monitorowanie procesów identyfikuje wąskie gardła, nieefektywności i obszary wymagające poprawy. Analiza danych w czasie rzeczywistym usprawnia przepływy pracy, optymalizuje alokację zasobów i eliminuje działania nieprzynoszące wartości dodanej. Zwiększa to wydajność procesów, skraca czasy cykli i zwiększa produktywność, maksymalizując wykorzystanie zasobów.
Wyższa jakość produktów lub usług
Poprzez śledzenie wskaźników wydajności i gromadzenie informacji zwrotnych od klientów, monitorowanie procesów przyczynia się do zapewnienia jakości. Umożliwia podejmowanie szybkich działań naprawczych, stosowanie środków kontroli jakości i konsekwentne dostarczanie wysokiej jakości produktów/usług, sprzyjając zadowoleniu i lojalności klientów.
Lepsze zarządzanie ryzykiem
Dzięki ciągłemu śledzeniu wyników i wskaźników, monitorowanie procesów umożliwia identyfikację i ograniczanie ryzyka. Wczesne wykrywanie zagrożeń pozwala na proaktywną interwencję, minimalizując wpływ na działalność, wizerunek i zgodność z przepisami. Poprawia to efektywność zarządzania ryzykiem, odporność organizacyjną i przestrzeganie regulacji.
Większa elastyczość
Monitorowanie procesów zapewnia wgląd w ich wydajność w czasie rzeczywistym, umożliwiając organizacjom realizację działań dostosowawczych, podejmowanie świadomych decyzji oraz szybkie reagowanie na zmieniające się warunki biznesowe. Wdrożenie monitorowania procesów zwiększa elastyczność organizacyjną, pozwala wykorzystać nadarzające się okazje i utrzymać przewagę konkurencyjną w dynamicznie zmieniających się warunkach rynkowych.
Oszczędność kosztów
Monitorowanie procesów identyfikuje potencjalne wąskie gardła i niepotrzebne koszty. Analizując kluczowe wskaźniki wydajności, organizacje dostrzegają niewykorzystane zasoby, zduplikowane zadania i procesy podatne na błędy. Wiedza ta pomaga w usprawnianiu procesów, automatyzacji i realokacji zasobów w celu obniżenia kosztów. Zoptymalizowane procesy ograniczają marnotrawstwo i zwiększają efektywność kosztową, poprawiając wyniki finansowe.
Rola monitorowania w kulturze ciągłego doskonalenia
Monitorowanie procesów zapewnia nie tylko wymierne korzyści, ale także wspiera kulturę ciągłego doskonalenia i innowacji. Umożliwia iteracyjne ulepszenia, współpracę, przejrzystość i odpowiedzialność. Uzyskane spostrzeżenia przyczyniają się do rozwoju bazy wiedzy organizacji, promując najlepsze praktyki i kulturę uczenia się w celu ciągłego doskonalenia procesów.
Funkcja komentowania w pakiecie ADONIS BPM promująca współpracę BPM
Sposoby monitorowania procesów
Istnieją różne techniki wdrażania monitorowania procesów w organizacji. Każdy rodzaj monitorowania procesów oferuje unikalną perspektywę i zestaw narzędzi do śledzenia, analizowania i optymalizacji różnych wymiarów procesów biznesowych. Rozumiejąc te różnorodne podejścia do monitorowania, organizacje mogą uzyskać cenny wgląd w swoje procesy, zidentyfikować obszary wymagające poprawy i promować innowacyjność.
Perspektywa metodyczna
Perspektywa metodyczna koncentruje się na zapewnieniu zgodności monitorowania z ustalonymi zasadami, jak np. zgodność celów i mierników, walidacja źródeł danych, komunikacja procesów monitorowania. Poprzez ciągłe monitorowanie tych aspektów, organizacje utrzymują poprawność procesów, integralność danych i godne zaufania wyniki.
Perspektywa techniczna
Perspektywa techniczna koncentruje się na budowie i integracji narzędzi mierzenia procesów, gdzie często należy także uwzględnić m.in. integrację z systemami dostarczającymi dane źródłowe, odpowiedzialność za terminowe dostarczanie danych źródłowych i dostępność takich systemów, obsługę błędów. Perspektywa techniczna, poprzez proaktywne zarządzanie infrastrukturą techniczną, optymalizację zasobów i zapewnienie płynnej realizacji procesów, pozwala na budowę optymalnego kosztowo i niezawodnego systemu pomiarów.
Eksploracja procesów (Proces Mining)
Eksploracja procesów (Process Mining) to zaawansowana forma monitorowania procesów, która wykorzystuje analizę danych do pozyskiwania informacji z dzienników zdarzeń. Wizualizuje rzeczywiste przepływy procesów, odchylenia, wzorce i nieefektywności. Eksploracja procesów identyfikuje kwestie zgodności i odchylenia od zamierzonych modeli procesów. Integrując dane w czasie rzeczywistym i dane historyczne, ułatwia analizę, optymalizację i przeprojektowanie procesów, promując ciągłe doskonalenie i doskonałość operacyjną. Sprawdź więcej informacji na temat eksploracji procesów dzięki modułowi ADONIS Connect for Process Mining.
7 kroków do skutecznego monitorowania procesów
Aby skutecznie monitorować i optymalizować procesy biznesowe, organizacje powinny wdrożyć systematyczne podejście, które obejmuje kilka kluczowych etapów monitorowania procesów. Gwarantuje to, że wysiłki związane z monitorowaniem są zgodne z celami analizowanych procesów i dostarczają praktycznych informacji umożliwiających poprawę. Poniżej omawiamy, jak wdrażać monitorowanie procesów i analizujemy jego kolejne kroki.
1. Zdefiniuj cele i kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)
Wdrożenie monitorowania procesów wymaga wyraźnie określonego kierunku. Zdefiniuj cele procesu, pożądane wyniki i poziomy wydajności. Wybierz konkretne, mierzalne, istotne KPI, dostosowane do tych celów. Taka podstawa stanowi fundament skutecznej strategii monitorowania, prowadząc organizację do sukcesu.
2. Opracuj mechanizmy zbierania danych
Rzetelne gromadzenie danych ma zasadnicze znaczenie dla skutecznego monitorowania procesów. Zidentyfikuj odpowiednie źródła danych, w tym systemy transakcyjne, urządzenia IoT i czujniki. Wdrażaj uporządkowane i spójne mechanizmy zbierania danych, wykorzystując automatyzację i integrację w celu zapewnienia dokładności i wiarygodności. Te podstawy zapewniają kompleksowe i niezawodne monitorowanie procesów.
3. Prowadź analizę danych w czasie rzeczywistym
Analiza danych w czasie rzeczywistym jest niezbędna do monitorowania procesów. Pozyskuj i analizuj dane w czasie rzeczywistym lub bliskim rzeczywistemu. Wykorzystaj narzędzia analityczne, takie jak platformy BI, oprogramowanie do eksploracji procesów lub niestandardowe rozwiązania, aby przekształcić dane w działania. Stosuj analizy statystyczne, wizualizację danych i inne techniki, aby uzyskać istotne wyniki.
Analiza danych w czasie rzeczywistym w ADONIS
4. Przygotuj dashboardy monitorowania
Twórz dynamiczne, interaktywne dashboardy monitorujące w czasie rzeczywistym dla interesariuszy. Wyświetlaj istotne wskaźniki KPI, metryki i trendy w przejrzysty i intuicyjny sposób. Używaj wykresów, grafów i wizualizacji, aby ułatwić interpretację. Dostosuj panele do potrzeb interesariuszy. Umożliwiaj interesariuszom podejmowanie świadomych decyzji i wspieraj optymalizację procesów.
5. Ustal progi i alerty
Aby skutecznie monitorować proces, istotne jest ustalenie progów wydajności dla śledzonych KPI. Progi te definiują akceptowalne zakresy dla wskaźników i wskazują, kiedy odchylenie wydajności wymaga interwencji. Ważne jest wdrożenie mechanizmów alertów, które informują interesariuszy, gdy KPI przekroczy ustalone progi lub gdy wystąpią wcześniej zdefiniowane zdarzenia lub anomalie.
Przykład dashboardu monitorowania KPI (w tym progów) w narzędziu BPM ADONIS
6. Stwórz system zarządzania i odpowiedzialności
Ustal jasne zasady zarządzania i przydziel odpowiedzialność dla skutecznego monitorowania procesów. Zdefiniuj role i obowiązki interesariuszy. Przypisz odpowiedzialność za dokładność i jakość danych. Regularnie przeglądaj i aktualizuj system zarządzania, aby dostosować go do potrzeb biznesowych i wymagań procesów.
7. Dąż do ciągłego doskonalenia i optymalizacji
Cyklicznie przeglądaj monitorowane dane, analizuj wnioski i identyfikuj ulepszenia. Optymalizuj proces w oparciu o uzyskane wyników. Automatyzuj, ponownie przydzielaj zasoby, a w razie potrzeby twórz nowe wersje procesów. Regularnie oceniaj i dostosowuj strategię monitorowania do zmieniających się celów biznesowych
Sprawdź: Pobierz nasz plakat przedstawiający kroki monitorowania procesów.
Korzyści z monitorowania procesów
Monitorowanie procesów odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu procesami biznesowymi (BPM), przynosząc liczne korzyści, które przekładają się na sukces organizacji. Oto najważniejsze z nich:
Zwiększona wydajność:
Monitorowanie procesów umożliwia organizacjom identyfikację i eliminację wąskich gardeł, co prowadzi do usprawnienia przepływów pracy i zwiększenia ogólnej efektywności.
Efektywność kosztowa
Namacalną korzyścią efektywnego zarządzania procesami biznesowymi jest efektywność kosztowa. Monitorowanie procesów pomaga zidentyfikować obszary do redukcji kosztów oraz zwiększenia przychodów.
Proaktywne rozwiązywanie problemów:
Monitorowanie procesów umożliwia organizacjom proaktywne identyfikowanie i rozwiązywanie problemów, zapobiegając potencjalnym zakłóceniom i zwiększając ogólną stabilność operacyjną.
Dopasowanie strategiczne:
Bardziej ścisłe, strategicznie dopasowane kontrole procesów wynikają z monitorowania procesów, zapewniając, że procesy biznesowe są zgodne z celami organizacji.
Zwiększona zwinność i skalowalność:
Większa zwinność i skalowalność biznesu są osiągane dzięki dobrze monitorowanym procesom, co pozwala organizacjom szybko dostosowywać się do zmieniających się warunków rynkowych.
Podsumowanie
Podsumowując, monitorowanie procesów biznesowych umożliwia organizacjom odkrywanie ukrytych potencjałów, osiąganie doskonałości operacyjnej oraz zdobywanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Zapewnia interesariuszom cenne informacje o ich procesach, umożliwiając im identyfikację obszarów do poprawy, zwiększanie efektywności, redukcję kosztów, poprawę satysfakcji klientów oraz wspieranie innowacji. Przyjmując systematyczne i oparte na danych podejście do monitorowania procesów, organizacje mogą optymalizować swoje działania, dostosowywać się do zmieniającej się dynamiki rynku i pewnie poruszać się w złożoności nowoczesnego krajobrazu biznesowego.
Jeśli chcesz zrobić jak największy użytek z monitorowania procesów, zadbaj o odpowiednie narzędzia. Zapoznaj się z ulubionym przez naszych klientów systemem ADONIS – sprawdź bezpłatną wersję platformy BPM i dowiedz się, jak możesz je wykorzystać do monitorowania procesów biznesowych.
Aby uzyskać bardziej kompleksowe zrozumienie monitorowania procesów, zapoznaj się z naszymi materiałami zamieszczonymi poniżej. Nie przegap tego, co mamy do zaoferowania i daj swojemu biznesowi potrzebny zastrzyk energii!
Zapisz się na cotygodniowe aktualności.
