Ocena zdolności biznesowych z ADOIT

W dzisiejszym szybko zmieniającym się otoczeniu biznesowym, w którym zdolność adaptacji i konkurencyjność są kwestiami zasadniczymi, zrozumienie i wykorzystanie możliwości biznesowych organizacji nabiera jeszcze większego znaczenia. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę o ugruntowanej pozycji, czy uruchamiasz start-up, sukces inicjatyw transformacji biznesowej zależy od Twojej zdolności do oceny i optymalizacji podstawowych możliwości firmy. Zdolności biznesowe są siłą napędową każdej organizacji i obejmują wszystkie jej aspekty: od umiejętności i wiedzy zespołu po wydajność procesów i wykorzystanie posiadanych zasobów.

W niniejszym artykule przedstawiamy wskazówki, które pomogą Ci zrozumieć temat zdolności biznesowych. Przyjrzymy się strategiom i narzędziom potrzebnym do przeanalizowania zdolności biznesowych Twojej firmy, dzięki czemu będzie Ci łatwiej dopasować je do swoich inicjatyw w zakresie transformacji.

O tym, czym są zdolności, pisaliśmy już wcześniej w naszym artykule poświęconym mapie zdolności biznesowych. Oto krótkie przypomnienie.

Wyobraź sobie prostą mapę ulic. Zasadniczo służy ona jako graficzne odzwierciedlenie konkretnych ulic, skrzyżowań i pobliskich punktów orientacyjnych. Dzięki zastosowanej skali możemy zobaczyć szerszy obraz, zidentyfikować kluczowe punkty i np. opracować trasę podróży.

Zastosujmy teraz tę koncepcję do Twojej organizacji. Mapowanie lub wizualizację organizacji opieramy zazwyczaj o jej podstawowe elementy, zdolności, takie jak:

• ludzie
• procesy
• zasoby

Jeśli chcesz zaprezentować zdolności swojej firmy współpracownikom, zalecamy skorzystanie z mapy zdolności. Dlaczego?

Dzięki mapom zdolności wprowadzamy alternatywne podejście. Jak sama nazwa wskazuje, mapy zdolności pokazują wszystkie ważne zdolności organizacji, tj. przedstawiają wszystko, czego organizacja potrzebuje lub to, co chce być w stanie zrobić. Każda zdolność stanowi cegiełkę opisującą unikalną kombinację procesów i ludzi: odpowiednio ról biznesowych i jednostek organizacyjnych oraz zasobów (aktywów fizycznych), które umożliwiają organizacji robienie tego, co robi.

Co więcej, wizualne prezentacje są skutecznymi narzędziami komunikacji, zwłaszcza w przypadku pracy z różnymi grupami odbiorców. Nie ma bowiem w tym przypadku mowy o barierach językowych, co ułatwia dyskusje, umożliwiając wszystkim zaangażowanym stronom zrozumienie tego, co dzieje się w organizacji. Ponieważ zazwyczaj ludzie lepiej zapamiętują treści graficzne niż tekstowe, dzięki dobrze zaprojektowanej mapie można łatwiej dotrzeć do odbiorców i sprawić, że lepiej przyswoją istotne informacje, na których nam zależy.

Przykład mapy zdolności stworzonej w narzędziu EA ADOIT

Podsumowując, mapa zdolności jest graficzną ilustracją grup i pojedynczych zdolności organizacji, ich wzajemnych powiązań oraz poziomu wymaganych zmian. Kiedy mówimy o możliwych zmianach, mamy na myśli konieczność tworzenia nowych zdolności lub modyfikowania istniejących.

Przejdźmy teraz do głównego tematu tego artykułu, a mianowicie do tego, w jaki sposób można ocenić zdolności swojej organizacji.

Sprawdź: Przeczytaj również o mapach drogi mlecznej (ang. Milky Ways) – bardzo ciekawym podejściu do modelowania zdolności swojej organizacji.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest ustalenie, które zdolności są ważne ze strategicznego punktu widzenia – to na nich należy się skupić. Warto pamiętać, że jak zawsze trzeba liczyć się z ograniczeniami zasobów i zdecydować, które z nich są kluczowe.

Zdolności o znaczeniu strategicznym to zdolności, które są „asem w rękawie” Twojej organizacji. Są to unikalne mocne strony i wyróżniki, które odróżniają Twoją organizację od konkurencji i znacząco przyczyniają się do Twojego sukcesu na rynku. Identyfikacja i wykorzystanie tych zdolności może mieć kluczowe znaczenie dla pozycjonowania organizacji jako preferowanego wyboru wśród klientów.

Dojrzałość zdolności z kolei, jest to stopień, w jakim zdolność jest odpowiednio rozwinięta, zoptymalizowana i dostosowana do najlepszych praktyk.

Być może teraz zastanawiasz się, w jaki sposób możemy określić, co jest strategicznie ważne lub jak ocenić dojrzałość zdolności. Posłużmy się sprawdzonymi technikami.

Do określenia strategicznego znaczenia posiadanych zdolności i zidentyfikowania tych, które zapewniają organizacji długoterminową przewagę konkurencyjną można na przykład wykorzystać model VRIO. VRIO to akronim składający się z czterech pytań, który jako 4 kluczowe kryteria oceny zdolności wskazuje: wartość (ang. value), rzadkość (ang. rarity), niepowtarzalność (ang. imitability) i organizację (ang. organization). Aby ocenić zdolności w oparciu o te kryteria, można zastosować drzewo decyzyjne w formie ankiety. W celu uzyskania wyniku, należy odpowiedzieć na najważniejsze pytania dotyczące każdej ze zdolności.

Przykłady oceny strategicznego znaczenia w ADOIT opartej na ankietach

Analogicznie wygląda to w przypadku dojrzałości – stosowanie ankiet pomaga zobiektywizować oceny.

Aby przeanalizować dojrzałość swoich zdolności, wykorzystuje się model dojrzałości. Może on na przykład opierać się na modelu dojrzałości zdolności (CMMI) ISACA, który stanowi ramy modeli referencyjnych i najlepszych praktyk dla różnych branż i obszarów zastosowań. CMMI obejmuje pięć poziomów dojrzałości opartych na typowych kryteriach wydajności procesu, poziomu wsparcia IT i personelu:

• 1. Poziom 1 – Początkowy: na tym poziomie zdolności biznesowe będą charakteryzowały się doraźnymi i chaotycznymi procesami i mogą napotykać trudności w zakresie jakości, kosztów, a także ludzi i zasobów.
  2. Poziom 2 – Zarządzany: Zdolności biznesowe na tym poziomie mają ustalone pewne podstawowe praktyki zarządzania procesami i istnieje większy poziom kontroli nad projektami i produktami końcowymi. Konieczna jest jednak poprawa.
  3. Poziom 3 – Zdefiniowany: Na tym poziomie zdolności biznesowe mają dobrze udokumentowane i ustandaryzowane procesy, które są dostosowane do konkretnych projektów i obszarów. Następuje ciągła poprawa, a zdolności biznesowe są lepiej dostosowane do jakości, kosztów, a także ludzi i zasobów zapewniając większą spójność.
  4. Poziom 4 – Zarządzany ilościowo: Zdolności biznesowe występujące na tym poziomie wykorzystują dane ilościowe i techniki statystyczne do zarządzania i kontrolowania ludzi, procesów i zasobów. Organizacja może przewidywać i kontrolować wyniki z wysokim stopniem pewności, co prowadzi do poprawy wydajności i zmniejszenia ryzyka.
  5. Poziom 5 – Zoptymalizowany: Na najwyższym poziomie, zdolności biznesowe nieustannie optymalizują swoje kadry, procesy i zasoby w oparciu o dane ilościowe i informacje zwrotne. Funkcjonuje kultura innowacji i ciągłego doskonalenia. Organizacja jest proaktywna w identyfikowaniu i rozwiązywaniu potencjalnych problemów, co przekłada się na niezmiennie wysokiej jakości wyniki i zdolność adaptacji do zmieniających się okoliczności.

Jakie kolejne kroki należy wykonać, żeby ocenić zdolności?

Po dokonaniu oceny wszystkich posiadanych zdolności można przedstawić wyniki na przykład za pomocą modelu czasowego Gartnera (TIME).

Przykład modelu TIME w pakiecie EA ADOIT

Uszereguj zdolności swojej organizacji w oparciu o znaczenie strategiczne i dojrzałość zdolności oraz ustal dla nich jedną z poniższych strategii:

• Toleruj (ang. tolerate): Zdolności biznesowe należące do tej kategorii to te, które są niezbędne do podstawowych operacji, ale nie zapewniają znaczącej przewagi konkurencyjnej ani nie posiadają wartości strategicznej. Zdolności te są utrzymywane na minimalnym poziomie, aby wspierać podstawowe funkcje, jednak nie są priorytetem dla dalszych inwestycji lub rozwoju.
• Inwestuj (ang. invest): Zdolności z tej kategorii mają znaczenie strategiczne i stanowią źródło przewagi konkurencyjnej lub mogą przyczynić się do rozwoju firmy. Organizacje powinny priorytetowo inwestować w te zdolności, aby jeszcze bardziej zwiększyć ich wpływ i wartość.
• Migruj (ang. migrate): Kategoria ta obejmuje zdolności, które mają duże znaczenie, ale poza tym są w jakiś sposób niezadowalające, powodują problemy. Dlatego zdecydowanie zaleca się znalezienie alternatyw na ich miejsce.
• Eliminuj (ang. eliminate): Zdolności należące do tej kategorii nie są już istotne, niezbędne ani cenne dla organizacji. Zdolności te powinny być stopniowo wycofywane lub zastępowane, aby uwolnić zasoby i skupić się na obszarach o bardziej krytycznym znaczeniu.

W ostatnim kroku możesz zaprezentować swoją mapę zdolności w formie mapy ciepła. Na pierwszy rzut oka będzie widać, w które obszary należy inwestować (kolor pomarańczowy i czerwony), a gdzie należy być bardziej ostrożnym z zasobami (kolor żółty i zielony):

Przykład mapy zdolności w formie mapy ciepła w ADOIT

Powyższa mapa jest idealnym punktem wyjścia do dalszego planowania strategicznego, a w szczególności do określenia wymagań strategicznych, które składają się na strategiczną mapę drogową. Z pewnością będzie ona ciekawa dla interesariuszy.

Tak jak potrzebujesz mapy ulic, aby poruszać się po mieście, tak potrzebujesz mapy zdolności, aby zwizualizować główne zdolności swojej organizacji lub zdolności, które chce ona posiadać. Jednak bez właściwej oceny każdej ze zdolności nie można optymalnie określić kolejnych kroków. Dlatego też, po pogrupowaniu ich według strategicznego znaczenia i poziomu dojrzałości, należy ocenić każdą z głównych zdolności i określić, w którą stronę należy zmierzać. Być może część z nich nie jest już tak ważna i w związku z tym należy je wyeliminować. Z drugiej strony możesz dojść do wniosku, że niektóre z nich wymagają inwestycji, aktualizacji lub podobnych działań. Dopiero wtedy będziesz gotowy do zaplanowania swoich wymagań i przeprowadzenia udanych transformacji biznesowych.